Z danych wynika, że wiele ofert odpada nie z powodu ceny czy jakości produktu, ale przez powtarzalne błędy w przygotowaniu dokumentacji. Co istotne – większości z nich można skutecznie uniknąć.
Poniżej przedstawiamy pięć najczęstszych przyczyn odrzucenia ofert w przetargach medycznych.

1. Niezgodność z opisem przedmiotu zamówienia (OPZ)

Jednym z najczęstszych powodów odrzucenia ofert jest brak pełnej zgodności z wymaganiami określonymi w OPZ. W praktyce często spotykamy sytuację, w której oferowany produkt spełnia „większość” parametrów – jednak nawet pojedyncza rozbieżność może przesądzić o wyniku postępowania.
Dotyczy to m.in. zakresów pomiarowych, funkcjonalności, kompatybilności czy wymagań dotyczących certyfikacji. Przykładowo: jeśli w dokumentacji technicznej producenta widnieje zakres 0–250 mmHg, a w ofercie zadeklarowano 0–300 mmHg, zamawiający ma podstawę do uznania oferty za niezgodną.
Wniosek: każda oferta powinna być weryfikowana w odniesieniu do OPZ w sposób szczegółowy i udokumentowany – najlepiej poprzez checklistę zgodności 1:1.

2. Błędy formalne i braki dokumentacyjne

Pomimo rosnącej świadomości rynku, błędy formalne nadal stanowią istotny problem. Należą do nich m.in. brak podpisu, nieaktualne zaświadczenia, nieprawidłowe pełnomocnictwa czy pominięcie wymaganych załączników.
W postępowaniach publicznych zamawiający ma ograniczone możliwości „domyślania się” intencji wykonawcy – ocenie podlega wyłącznie to, co zostało formalnie złożone.
Wniosek: wdrożenie standaryzowanych checklist formalnych oraz zasady wieloetapowej weryfikacji (np. „czterech oczu”) znacząco ogranicza ryzyko tego typu błędów.

3. Niespójność informacji technicznych

Kolejnym częstym problemem jest brak spójności pomiędzy dokumentami składającymi się na ofertę. Różnice między formularzem ofertowym, kartą katalogową a innymi materiałami technicznymi mogą prowadzić do wątpliwości interpretacyjnych, które w praktyce działają na niekorzyść wykonawcy.
Zamawiający nie dokonuje interpretacji na korzyść oferenta – jego zadaniem jest ocena zgodności i jednoznaczności przedstawionych danych.
Wniosek: wszystkie informacje techniczne powinny być spójne i oparte na wiarygodnych, źródłowych dokumentach producenta.

4. Błędy w kalkulacji ceny

Cena w przetargach medycznych to nie tylko element konkurencyjny, ale również zobowiązanie kontraktowe. Błędy w kalkulacji mogą mieć konsekwencje zarówno na etapie oceny ofert, jak i późniejszej realizacji umowy.

Najczęstsze problemy obejmują:

• nieprawidłowe zastosowanie stawek VAT,
• nieuwzględnienie kosztów dodatkowych (np. serwis, szkolenia),
• błędy w przeliczeniach jednostek (np. sztuka vs opakowanie).

Wniosek: proces kalkulacji powinien być wieloetapowy i angażować różne działy – w szczególności sprzedaż i finanse.

5. Pominięcie części wymagań zamawiającego

W wielu przypadkach wykonawcy koncentrują się wyłącznie na głównych parametrach technicznych, pomijając zapisy dotyczące m.in. serwisu, warunków gwarancji, czasu reakcji czy szkoleń.
Tymczasem brak jednoznacznej odpowiedzi na którekolwiek z wymagań może zostać uznany za ich niespełnienie.
Wniosek: analiza dokumentacji przetargowej powinna obejmować całość SWZ – w tym załączniki i projekt umowy, a nie jedynie tabelę parametrów.

Podsumowanie

W przetargach medycznych o wyniku często decydują szczegóły. Nawet wysokiej jakości produkt nie zapewni sukcesu, jeśli oferta nie spełnia w pełni wymagań formalnych i technicznych.
Najskuteczniejsze organizacje traktują proces ofertowania jako uporządkowany system – oparty na procedurach, checklistach i wieloetapowej weryfikacji.
To właśnie konsekwencja i precyzja w przygotowaniu ofert stanowią dziś realną przewagę konkurencyjną.

Jeśli działasz w obszarze zamówień publicznych w ochronie zdrowia – warto zadać sobie pytanie: które z tych obszarów w Twojej organizacji wymagają dziś największej uwagi?

Artykuł 5 najczęstszych błędów w ofertach medycznych, które kończą się odrzuceniem pochodzi z serwisu PressInfoMed.

Przetargi na leki i sprzęt medyczny – jak znaleźć tylko te, które dotyczą Twoich produktów?

Rynek zamówień publicznych w obszarze ochrony zdrowia należy do najbardziej aktywnych w Polsce. Szpitale, przychodnie, domy opieki i inne placówki medyczne ogłaszają tysiące postępowań przetargowych rocznie. Dla firm zajmujących się dostawą leków, produktów farmaceutycznych, sprzętu czy materiałów medycznych to ogromna szansa – ale też poważne wyzwanie organizacyjne. Jak w tym gąszczu ogłoszeń znaleźć dokładnie te postępowania, które dotyczą Twoich produktów?

Dlaczego monitorowanie przetargów medycznych to wyzwanie dla firm?

Każdego miesiąca w Biuletynie Zamówień Publicznych, w Dzienniku Urzędowym UE (TED) oraz na stronach www pojawiają się setki nowych ogłoszeń z kategorii dostaw medycznych. Obejmują one zarówno małe zamówienia pojedynczych przychodni, jak i wielomilionowe kontrakty szpitali klinicznych czy sieci placówek.

Dla handlowca, product managera czy specjalisty ds. przetargów oznacza to jedno: konieczność regularnego przeglądania dziesiątek, a nierzadko setek dokumentów, by ustalić, czy dane postępowanie w ogóle dotyczy oferowanego asortymentu. To praca żmudna, czasochłonna i obarczona ryzykiem błędu.

Skala rynku – ile przetargów medycznych ogłaszanych jest miesięcznie?

Według danych Urzędu Zamówień Publicznych sektor ochrony zdrowia generuje rocznie kilkadziesiąt tysięcy postępowań dotyczących dostaw produktów medycznych. Tylko w kategorii leków i produktów farmaceutycznych mowa o tysiącach ogłoszeń rocznie, a każde z nich może zawierać dziesiątki lub setki pozycji asortymentowych podzielonych na pakiety.

Na poniższym wykresie przedstawiamy procentowe ujęcie przetargów wg województwa zamawiających na dostawy produktów farmaceutycznych pozyskanych w 2025 roku przez serwis pressinfo.pl. W 2025 roku ogłoszono 6 015 przetargów. Najwięcej w województwie mazowieckim: 1 132 ogłoszenia, następnie w województwie śląskim 681 i małopolskim 630 ogłoszeń.

Nawet jeśli firma specjalizuje się w wąskiej kategorii produktów, ręczna analiza tego wolumenu pochłania ogromne zasoby czasu i uwagi zespołu.

Czym jest wykaz asortymentowo-cenowy i dlaczego ma kluczowe znaczenie?

Specyfikacja Warunków Zamówienia (SWZ) to dokument, który zamawiający publikuje wraz z ogłoszeniem o przetargu. Zawiera ona szczegółowe wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia. Jednym z jej kluczowych załączników jest wykaz asortymentowo-cenowy – dokument, w którym zamawiający precyzyjnie określa, czego potrzebuje.

Jak zamawiający opisują produkty w SWZ?

W wykazie asortymentowo-cenowym zamawiający podaje zazwyczaj:

• nazwy handlowe lub międzynarodowe (INN) leków,
• dawki, formy farmaceutyczne i wielkości opakowań,
• parametry techniczne i wymagania dla sprzętu oraz materiałów medycznych,
• podział na pakiety (części zamówienia), z których każdy może dotyczyć innej grupy produktów.

To właśnie wykaz asortymentowo-cenowy do SWZ – a nie ogólny tytuł przetargu –  zawiera rzeczywistą informację o tym, co jest zamawiane. Bez analizy tego dokumentu nie można stwierdzić, czy przetarg jest w ogóle trafiony dla konkretnej firmy.

Informatory przetargowe – dlaczego nie wystarczą?

Na rynku działa wiele firm oferujących informatory przetargowe – cykliczne zestawienia ogłoszeń przesyłane do subskrybentów, często z załącznikiem w formacie Excel. Na pierwszy rzut oka to wygodne rozwiązanie: zamiast samodzielnie przeszukiwać BZP, TED oraz strony, firma otrzymuje gotową listę przetargów ze swojej branży.

Problem w tym, że standardowe informatory opierają się na analizie przedmiotu zamówienia – czyli tytułu i ogólnego opisu przetargu widocznego w ogłoszeniu. A te bywają sformułowane bardzo ogólnie.

Przedmiot zamówienia a zawartość pakietów – kluczowa różnica

Zamawiający często posługują się szerokim opisem przedmiotu zamówienia, takim jak „dostawa leków i produktów farmaceutycznych” albo „dostawa sprzętu medycznego jednorazowego użytku”. Pod takim tytułem mogą kryć się dziesiątki pakietów obejmujących setki konkretnych pozycji.

Informator oparty na tytule ogłoszenia zakwalifikuje ten przetarg do zestawienia dla dystrybutora leków – nawet jeśli w żadnym z pakietów nie ma produktów z jego portfela. Firma traci czas na analizę dokumentów, które w rzeczywistości jej nie dotyczą.

Przykład: „dostawa leków” w tytule, a Twojego produktu nie ma w żadnym pakiecie

Wyobraź sobie firmę dystrybuującą specjalistyczne leki onkologiczne. Otrzymuje informator z 80 przetargami oznaczonymi jako „dostawa leków”. Ile z nich rzeczywiście zawiera produkty z jej oferty? Może kilka, może żaden. Weryfikacja każdego ogłoszenia – pobranie SWZ, odnalezienie wykazu asortymentowo-cenowego, przejrzenie pakietów – zajmuje specjaliście wiele godzin tygodniowo.

To nie jest efektywna praca z przetargami. To szukanie igły w stogu siana.

Jak działa dopasowanie przetargów na podstawie wykazu asortymentowo-cenowego?

Odpowiedzią na ten problem jest analiza przetargów na głębszym poziomie –  bezpośrednio w oparciu o zawartość wykazów asortymentowo-cenowych, a nie o ogólny tytuł ogłoszenia.

Zamiast przeszukiwać tytuły i opisy przetargów, zaawansowany raport przetargowy sięga do załączników SWZ i analizuje konkretne pozycje asortymentowe wymienione w każdym pakiecie. Dzięki temu możliwe jest precyzyjne dopasowanie: firma otrzymuje wyłącznie te postępowania, w których jej produkt faktycznie się pojawia.

Raport przetargowy – tylko przetargi z Twoim produktem w pakiecie

Zaawansowany raport przetargowy z branży medycznej działa na zupełnie innej zasadzie niż typowy informator. Każde nowe postępowanie jest analizowane na poziomie wykazów asortymentowo-cenowych – system identyfikuje konkretne produkty wymienione w pakietach i dopasowuje je do asortymentu klienta.

Firma otrzymuje tylko te przetargi, w których jej produkt naprawdę się pojawia. Żadnych fałszywych trafień, żadnego czasu straconego na przeglądanie nieistotnych dokumentów.

Efekt? Zamiast 80 przetargów do ręcznej weryfikacji – kilka lub kilkanaście rzeczywiście trafnych postępowań, gotowych do złożenia oferty. To fundamentalna zmiana w sposobie pracy z przetargami medycznymi.

Dla kogo jest ta usługa?

Raport przetargowy oparty na analizie wykazów asortymentowo-cenowych jest szczególnie wartościowy dla:

• dystrybutorów i producentów leków – zarówno leków refundowanych, jak i OTC oraz specjalistycznych;

• dostawców sprzętu medycznego – od aparatury diagnostycznej, przez sprzęt rehabilitacyjny, po drobny sprzęt jednorazowy;

• firm z branży materiałów medycznych i wyrobów medycznych – opatrunki, rękawice, strzykawki, cewniki i inne artykuły szpitalne;

• producentów odczynników laboratoryjnych i diagnostycznych – tam, gdzie nazwy handlowe i parametry mają szczególne znaczenie.

Niezależnie od tego, czy firma obsługuje kilka, czy kilkaset pozycji asortymentowych – precyzyjny monitoring przetargów przekłada się bezpośrednio na efektywność pracy zespołu handlowego i sprzedażowego.

Podsumowanie – przestań przeglądać, zacznij wygrywać

Rynek przetargów medycznych jest ogromny i stale rośnie. Firmy, które potrafią skutecznie identyfikować trafne postępowania i sprawnie składać oferty, mają realną przewagę konkurencyjną.

Standardowe informatory przetargowe, oparte na ogólnych tytułach ogłoszeń, generują dużo szumu i mało wartości. Analiza wykazów asortymentowo-cenowych to jedyna metoda, która daje pewność, że przetarg rzeczywiście dotyczy Twoich produktów.

Zaawansowany raport przetargowy z branży medycznej dostarcza dokładnie tę informację – bez zbędnego przesiewania, bez fałszywych trafień, bez straty czasu. Tylko przetargi, w których naprawdę masz szansę wygrać.

Sprawdź, jak raport przetargowy może usprawnić pracę Twojego zespołu – skontaktuj się z nami i umów bezpłatną prezentację.

Artykuł Przetargi na leki i sprzęt medyczny – jak znaleźć tylko te, które dotyczą Twoich produktów? pochodzi z serwisu PressInfoMed.

Zmiany w systemie zamówień publicznych na 2026 r. nie są już tylko zapowiedzią – stały się faktem. Nowelizacje zaczęły obowiązywać od początku roku, a pierwsze efekty już widać. Oto, co przyniosły i jak wpływają na codzienną praktykę zamawiających i wykonawców.

Wyższy próg – większa swoboda na co dzień

Od 1 stycznia 2026 r. próg stosowania ustawy PZP wzrósł do 170 000 zł. Zamówienia poniżej tej wartości są realizowane poza pełnym reżimem ustawy – firmy i instytucje mogą szybciej kupować potrzebne towary i usługi, korzystając z uproszczonych procedur. Nadal jednak muszą przestrzegać zasad racjonalności i przejrzystości, bo kontrolerzy weryfikują wydatki także poniżej progu. Wykonawcy muszą teraz śledzić nie tylko Biuletyn Zamówień Publicznych, ale również inne kanały – każdy zamawiający może stosować własne terminy i formularze. Nasz serwis może zdecydowanie uprościć poszukiwanie potencjalnych zamówień – zbieramy je w jednym miejscu z tysięcy źródeł.

Analiza potrzeb – rynkowe podejście już obowiązuje

Zamawiający przygotowując nowe postępowania muszą teraz uwzględniać rozeznanie rynku, by zwiększać konkurencyjność. Oznacza to, że w analizie potrzeb i wymagań pojawiają się rekomendacje, które sprzyjają udziałowi większej liczby wykonawców: np. podział zamówienia na części albo rozsądne terminy realizacji. Takie podejście ma sprawić, że nawet mniejsze firmy zyskają szansę na sukces w przetargach.

Certyfikacja wykonawców – przygotowania trwają

Od początku 2026 r. obowiązuje zmieniony art. 11 ust. 4 PZP, umożliwiający korzystanie z certyfikatów wykonawców. Choć pełny system certyfikacji wejdzie w życie 12 lipca 2026 r., firmy już mogą planować pozyskanie certyfikatu potwierdzającego brak podstaw wykluczenia i zdolność do wykonania zamówienia. Certyfikacja będzie dobrowolna, ale dzięki niej wykonawcy ograniczą liczbę dokumentów i skrócą weryfikację w kolejnych postępowaniach.

E‑rozprawy – odwołania online w praktyce

Od 13 marca 2026 r. Krajowa Izba Odwoławcza prowadzi rozprawy zdalnie. W praktyce uczestnicy postępowań odwoławczych mogą łączyć się z Izbą za pomocą środków komunikacji elektronicznej, co skraca czas i eliminuje koszty dojazdu. Pierwsze e‑rozprawy pokazują, że nowe rozwiązanie ułatwia wykonawcom spoza Warszawy obronę swoich racji w razie sporu.

Podsumowanie

Nowelizacja PZP na 2026 r. zmieniła codzienność zamawiających i wykonawców. Wyższy próg daje większą swobodę, obowiązkowa analiza potrzeb zwiększa konkurencję, przygotowania do certyfikacji przyspieszą procedury, a e‑rozprawy przybliżyły KIO do uczestników. Warto dostosować swoje procedury do nowych wymogów i czerpać korzyści z reform, które już działają.

Zapraszamy do skorzystania z naszej pomocy!

Artykuł Zmiany w PZP w 2026 roku – co już się zmieniło pochodzi z serwisu PressInfoMed.

Złożenie oferty bez wymaganego katalogu produktu nie zawsze oznacza automatyczne odrzucenie. Wszystko zależy od tego, jaką funkcję pełni katalog w dokumentacji postępowania oraz co przewidziano w SWZ w zakresie uzupełniania przedmiotowych środków dowodowych. Sprawdź, kiedy możesz jeszcze uzupełnić dokumenty i kiedy Twoja oferta może być uznana za ważną.

Katalog jako dowód na spełnienie kryteriów oceny ofert

W wielu postępowaniach katalog produktu jest wymagany nie po to, by potwierdzić zgodność z SWZ, ale by umożliwić przyznanie dodatkowych punktów – np. za dodatkowe funkcjonalności.

W takiej sytuacji:

• Brak katalogu nie powoduje odrzucenia oferty,

• Ale pozbawia Cię punktów za dane kryterium oceny.

Oznacza to, że Twoja oferta pozostaje w grze – choć z niższą punktacją.

Katalog jako przedmiotowy środek dowodowy

Inaczej wygląda sytuacja, gdy katalog produktu jest traktowany jako przedmiotowy środek dowodowy, czyli dokument potwierdzający, że oferowany produkt spełnia wymagania techniczne określone w SWZ.

Jeśli w dokumentacji przewidziano możliwość uzupełnienia takich środków – Zamawiający ma obowiązek wezwać Cię do dosłania brakującego katalogu (zgodnie z art. 128 ust. 1 ustawy Pzp).

To dobra wiadomość – masz jeszcze szansę uzupełnić dokumenty bez konsekwencji dla ważności oferty.

Uwaga: katalog może być dokumentem niepodlegającym uzupełnieniu

Zgodnie z przepisami Pzp, zamawiający może wyłączyć możliwość uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych. Jeśli zrobił to w SWZ – brak katalogu może skutkować odrzuceniem Twojej oferty (na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c Pzp).

Dlatego tak ważne jest, byś:

• Dokładnie czytał wymagania SWZ,

• Sprawdzał, czy dany dokument podlega uzupełnieniu,

• A najlepiej – konsultował się z ekspertem, zanim minie termin składania ofert.

Co możesz zrobić?

Zanim podejmiesz pochopne działania:

1. Przeczytaj dokładnie SWZ – szczególnie rozdziały dotyczące wymagań technicznych i kryteriów oceny ofert.

2. Sprawdź, czy katalog został wskazany jako przedmiotowy środek dowodowy.

3. Zobacz, czy Zamawiający przewidział możliwość jego uzupełnienia.

4. Jeśli nie masz pewności – prześlij SWZ do analizy.

Podsumowanie

Nie każda pomyłka w ofercie musi oznaczać jej odrzucenie. W przypadku braku katalogu produktu:

• Oferta nie zostanie odrzucona, jeśli katalog był potrzebny wyłącznie do przyznania punktów,

• Możesz zostać wezwany do uzupełnienia dokumentu, jeśli to przedmiotowy środek dowodowy i SWZ to przewiduje,

• Oferta może zostać odrzucona, jeśli nie można uzupełnić takiego dokumentu.

Najlepsze rozwiązanie? Zaufaj ekspertom – przeanalizujemy SWZ i wskażemy, co możesz zrobić, zanim będzie za późno.

Inspiracją do powstania artykułu były pytania naszych klientów, na które odpowiedzi udzieliła Pani Katarzyna Wójciga — ekspert  ds. zamówień publicznych, praktyk z wieloletnim doświadczeniem zarówno po stronie zamawiającego, jak i wykonawców.

Artykuł Zapomniałeś załączyć katalogu produktu do oferty? Zobacz co możesz zrobić. pochodzi z serwisu PressInfoMed.

Podpis pod ofertą – co mówi prawo?

Zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, oferta musi być podpisana przez uprawnionego przedstawiciela wykonawcy – w formie elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany lub osobisty, w zależności od wymagań zamawiającego).

Nie oznacza to jednak, że podpis musi pojawić się pod każdą stroną czy dokumentem osobno. Kluczowe jest, by podpis był skuteczny, czyli obejmował całość treści, która ma zostać formalnie złożona.

Jeden plik, jeden podpis? Tak – pod pewnymi warunkami

Wielu wykonawców przygotowuje ofertę jako jeden spójny dokument (najczęściej PDF). W takiej sytuacji możliwe – i wystarczające – jest złożenie jednego podpisu elektronicznego pod całym plikiem.

To rozwiązanie wygodne i bezpieczne, o ile wszystkie wymagane załączniki (np. oświadczenia, dokumenty potwierdzające spełnienie warunków) znajdują się w tym pliku.

Ważne, by nie podpisywać tylko pierwszej strony, ale całość – najlepiej w formie podpisu elektronicznego złożonego na końcu dokumentu lub w pliku podpisanym zewnętrznie.

A co z osobnymi załącznikami? Tu trzeba uważać

Inaczej wygląda sytuacja, gdy oferta składa się z kilku osobnych plików (np. formularz ofertowy, JEDZ, oświadczenia, pełnomocnictwa).

W takim przypadku każdy dokument traktowany jako integralna część oferty musi być podpisany osobno – chyba że wykonawca zdecyduje się połączyć wszystkie dokumenty w jeden plik i podpisać go zbiorczo.

To właśnie na tym etapie najczęściej dochodzi do błędów – jeden z plików bywa niepodpisany, a zamawiający nie może go uznać za ważną część oferty.

Oferta składana przez konsorcjum – kto podpisuje?

Jeśli wykonawcy działają wspólnie, oferta musi zostać podpisana:

• przez wszystkich członków konsorcjum,
• lub przez lidera – ale tylko wtedy, gdy dysponuje ważnym pełnomocnictwem.

Brak podpisu któregoś z członków lub błędne umocowanie lidera może oznaczać odrzucenie oferty – nawet jeśli reszta dokumentacji jest poprawna.

Warto pamiętać, że pełnomocnictwo również powinno być podpisane elektronicznie – i dołączone do oferty.

Najczęstsze błędy przy podpisywaniu oferty

Choć temat podpisu wydaje się techniczny i formalny, to właśnie tu dochodzi do wielu nieporozumień. Oto najczęstsze problemy zgłaszane przez wykonawców – i przez zamawiających:

• podpis tylko formularza ofertowego, bez załączników,
• niepodpisany plik z oświadczeniem lub pełnomocnictwem,
• brak podpisu osoby uprawnionej (np. w imieniu spółki),
• błędne scalenie dokumentów i podpis nieobejmujący całości,
• brak podpisu członka konsorcjum lub wadliwe pełnomocnictwo.

Każdy z tych błędów może być podstawą do odrzucenia oferty – niezależnie od jej ceny, jakości czy merytorycznej zawartości.

Podsumowanie

Nie musisz podpisywać każdej strony oferty osobno. Kluczowe jest, by całość dokumentacji była podpisana w sposób skuteczny i jednoznaczny.
W przypadku jednego pliku PDF – wystarczy jeden podpis. W przypadku osobnych dokumentów – każdy z nich musi być podpisany lub dołączony do podpisanego zestawu.

Przy ofertach składanych wspólnie zadbaj o podpisy wszystkich partnerów lub odpowiednie pełnomocnictwo dla lidera.

Inspiracją do powstania artykułu były pytania naszych klientów, na które odpowiedzi udzieliła Pani Katarzyna Wójciga — ekspert  ds. zamówień publicznych, praktyk z wieloletnim doświadczeniem zarówno po stronie zamawiającego, jak i wykonawców.

Artykuł Czy trzeba podpisywać każdy dokument oferty osobno? Odpowiedź nie zawsze jest oczywista pochodzi z serwisu PressInfoMed.

Co mówi rozporządzenie o referencjach?

Zgodnie z § 9 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych, referencja lub inny dokument ma potwierdzać należyte wykonanie zamówienia. Nie musi zawierać gotowego wzoru ani „magicznych” sformułowań.

Jakie informacje powinna zawierać referencja?

Aby dokument został uznany przez zamawiającego, musi jasno wynikać z niego, że:

• zamówienie zostało wykonane zgodnie z umową,

• zamawiający był zadowolony z realizacji,

• usługi, dostawy lub roboty spełniły założony cel.

Nie masz referencji? To nie przekreśla Twojej oferty

Wykonawcy często pytają, co zrobić, jeśli nie mogą zdobyć referencji. Powody są różne – firma zlecająca już nie istnieje, wykonawca był jednocześnie inwestorem albo nie udało się uzyskać podpisu. W takiej sytuacji:

• możesz przedstawić inny dokument, np. protokół odbioru z potwierdzeniem prawidłowego wykonania,

• możesz złożyć oświadczenie własne – ale musisz udokumentować, że próbowałeś zdobyć referencję.

Oświadczenie własne – co powinno zawierać?

Nie wystarczy skopiować wykazu usług. Oświadczenie musi:

• jednoznacznie potwierdzać należyte wykonanie zamówienia,

• wskazywać zakres, termin i odbiorcę usługi,

• opisywać próby uzyskania referencji i ich nieskuteczność.

Najczęstsze błędy we referencjach

1. Zbyt ogólna treść (np. „wykonawca był solidny”)

2. Brak dat realizacji

3. Brak potwierdzenia zgodności z umową

4. Powielanie treści z wykazu usług

Jak uniknąć odrzucenia oferty?

Zadbaj, by każda referencja była:

• czytelna i jednoznaczna,

• podpisana przez uprawnioną osobę,

• zgodna z zakresem zamówienia.

Jeśli masz wątpliwości – skonsultuj dokumenty przed złożeniem oferty.

Podsumowanie

Referencja nie musi mieć sztywnego wzoru. Najważniejsze, by jasno wynikało z niej, że zamówienie zostało wykonane należycie. Jeśli nie masz referencji, są inne legalne sposoby potwierdzenia doświadczenia.

👉 Potrzebujesz wsparcia przy dokumentach do przetargu?
Zapraszamy do kontaktu– pomożemy Ci przejść przez procedurę bez błędów.

Artykuł pochodzi z serwisu PressInfoMed.

W wielu przetargach publicznych po otwarciu ofert okazuje się, że wszystkie propozycje przewyższają kwotę, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Czy w takiej sytuacji postępowanie musi zostać unieważnione? Prawo zamówień publicznych dopuszcza kilka rozwiązań – i nie każde z nich oznacza zakończenie procedury bez wyboru oferty.

Czy zamawiający musi unieważnić postępowanie?

Zgodnie z ustawą Pzp (art. 255 pkt 3), zamawiający może unieważnić postępowanie, jeśli nie ma środków na sfinansowanie zamówienia. Ale to nie jest obowiązek. Gdy oferty są droższe niż zakładany budżet, możliwe są różne scenariusze, w zależności od sytuacji i trybu postępowania.

Jakie możliwości ma zamawiający?

Najczęściej spotykane rozwiązania to:

✅ Zwiększenie budżetu

Jeśli zamawiający ma możliwość pozyskania dodatkowych środków, może podjąć decyzję o zwiększeniu kwoty przeznaczonej na zamówienie i kontynuować postępowanie. To często spotykana praktyka, zwłaszcza gdy różnice w cenach nie są znaczne.

✅ Negocjacje z wykonawcami

W niektórych trybach, np. w trybie podstawowym z możliwością negocjacji, dopuszczalne jest zmodyfikowanie warunków zamówienia – zarówno zakresu, jak i sposobu realizacji – by dostosować je do realnych możliwości finansowych zamawiającego.

✅ Unieważnienie postępowania

Gdy nie ma ani rezerwy finansowej, ani możliwości negocjacji, zamawiający może unieważnić postępowanie na podstawie art. 255 pkt 3 Pzp.

Co z perspektywy wykonawcy?

Dla wykonawcy istotne jest, aby nie zakładać, że przetarg jest stracony tylko dlatego, że cena oferty przekracza budżet zamawiającego. Warto śledzić informacje publikowane w dokumentacji postępowania i reagować na zmiany. Prawo zamówień publicznych daje zamawiającemu pewną elastyczność – i dobrze ją rozumieć.

Podsumowanie

Fakt, że wszystkie oferty przekraczają budżet, nie oznacza automatycznego unieważnienia przetargu. Zamawiający może zwiększyć środki, negocjować warunki albo zakończyć postępowanie – decyzja zależy od konkretnego przypadku.

Chcesz lepiej rozumieć działania zamawiającego? Masz pytania dotyczące przebiegu postępowania?
📌 Skontaktuj się z nami – odpowiadamy językiem wykonawcy

Artykuł Co może zrobić zamawiający, gdy oferty przekraczają budżet? pochodzi z serwisu PressInfoMed.

Czy wystarczy zeskanować dokument papierowy?

Jak poprawnie złożyć pełnomocnictwo w formie elektronicznej?
Pełnomocnictwo wystawione pierwotnie w formie papierowej należy:
– zeskanować,
– a następnie opatrzyć podpisem elektronicznym, który poświadcza jego zgodność z oryginałem.

Wymagana forma podpisu zależy od wartości postępowania:
– dla postępowań powyżej progów unijnych: wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny,
– dla postępowań poniżej progów unijnych: dopuszczalne są: kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany lub podpis osobisty.

Kto może poświadczyć zgodność z oryginałem?
Dokument musi zostać poświadczony przez mocodawcę, czyli osobę uprawnioną do udzielenia pełnomocnictwa (np. członka zarządu).
Pełnomocnik nie ma takiego uprawnienia.

Jeśli mocodawca nie dysponuje podpisem elektronicznym, możliwe jest poświadczenie notarialne. Takie pełnomocnictwo – po przekształceniu w dokument elektroniczny – może być złożone wraz z ofertą.

Konsekwencje nieprawidłowej formy pełnomocnictwa
Złożenie pełnomocnictwa w niewłaściwej formie może prowadzić do odrzucenia oferty, nawet bez wzywania do uzupełnienia dokumentów. To jeden z najczęstszych błędów formalnych po stronie wykonawców.

Podsumowanie
Skan z dopiskiem „za zgodność z oryginałem” i podpisem odręcznym nie spełnia wymagań prawnych.
Pełnomocnictwo musi zostać poświadczone elektronicznie przez osobę uprawnioną, zgodnie z przepisami – w odpowiedniej formie, zależnej od wartości postępowania.

Masz pytania dotyczące dokumentów w przetargach?
Skontaktuj się z nami – pomożemy bezpiecznie przejść przez formalności:

Artykuł Jak poprawnie złożyć pełnomocnictwo w przetargu elektronicznym? Sprawdź, czego nie wolno pominąć pochodzi z serwisu PressInfoMed.

Czy zamawiający może żądać dokumentów potwierdzających doświadczenie personelu na etapie składania ofert?

Nie. Zgodnie z przepisami ustawy Pzp, zamawiający nie może żądać dokumentów potwierdzających doświadczenie osoby przewidzianej do realizacji zamówienia już na etapie oceny ofert. Choć w SWZ mogą znaleźć się konkretne wymagania dotyczące doświadczenia i kwalifikacji kluczowej osoby, wykonawca zobowiązany jest jedynie do złożenia wykazu osób, który zawiera odpowiednie informacje.

 Jakie informacje powinien zawierać wykaz osób?

Wykaz osób to podmiotowy środek dowodowy, który wykonawca załącza do oferty w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu. Powinien on zawierać:

• dane identyfikujące osobę przewidzianą do realizacji zamówienia,

• opis jej doświadczenia,

• posiadane kwalifikacje,

• zakres odpowiedzialności w ramach realizowanego zadania.

Kiedy zamawiający może żądać dodatkowych dokumentów?

Zamawiający ma prawo zażądać dokumentów potwierdzających doświadczenie i kwalifikacje danej osoby – ale dopiero po wyborze najkorzystniejszej oferty. Warunkiem jest, by taka możliwość została przewidziana w treści SWZ oraz odpowiednio ujęta w projekcie umowy.

Dzięki temu zamawiający może zweryfikować, czy osoba wskazana w ofercie rzeczywiście spełnia wymagania, bez naruszania zasady równego traktowania wykonawców.

 Podsumowanie – co warto zapamiętać?

• Wykonawca nie musi dołączać certyfikatów, referencji czy umów na etapie składania oferty.

• Wystarczający jest wykaz osób zawierający informacje o doświadczeniu i kwalifikacjach.

• Dodatkowe dokumenty mogą być wymagane dopiero po wyborze oferty, jeśli zostało to przewidziane w dokumentacji.

 Potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu oferty?
Skontaktuj się z nami – eksperci #PressinfoMed są do Twojej dyspozycji!

Inspiracją do powstania artykułu były pytania naszych klientów, na które odpowiedzi udzieliła Pani Katarzyna Wójciga — ekspert  ds. zamówień publicznych, praktyk z wieloletnim doświadczeniem zarówno po stronie zamawiającego, jak i wykonawców.

Artykuł Wykaz osób zamiast dokumentów – jak prawidłowo wykazać doświadczenie w przetargu? pochodzi z serwisu PressInfoMed.

I kolejne pytanie naszego Klienta: „Nie spełniam warunku dotyczącego doświadczenia wskazanego w SWZ. Czy mogę powołać się na doświadczenie innej firmy?”

Tak. Art. 118 Pzp wyraźnie stanowi, że wykonawca może korzystać z doświadczenia lub sytuacji finansowej innego podmiotu, o ile zasoby te będą faktycznie wykorzystane przy realizacji zamówienia. Dzięki temu nawet młodsze firmy mają szansę ubiegać się o duże kontrakty publiczne.

Jak prawidłowo wykazać to w ofercie?

Kluczowe jest udowodnienie Zamawiającemu, że Twój partner nie jest jedynie „na papierze”. Musisz więc pokazać zarówno zobowiązanie udostępnienia zasobów, jak i konkretny zakres prac, które powierzasz podmiotowi trzeciemu jako podwykonawcy.

Przygotowaliśmy dla Was krótką ściągawkę:

• Zobowiązanie podmiotu trzeciego

  • Co dołączać: podpisany formularz udostępnienia zasobów (najczęściej wzór stanowi załącznik do SWZ).

  • Na co uważać: podpis kwalifikowany lub notarialny, jeśli Zamawiający tak wskazał.

• Opis realnego udziału partnera

  • Co dołączać: krótkie wyjaśnienie, jakie konkretne zadania wykona podmiot trzeci.

  • Na co uważać: powiąż opis z warunkami doświadczenia, na które się powołujesz.

• Wskazanie podwykonawcy w formularzu ofertowym

  • Co dołączać: informację o zakresie prac powierzonych partnerowi.

  • Na co uważać: zakres podwykonawstwa musi być identyczny z tym wskazanym w zobowiązaniu.

• Oświadczenia JEDZ / art. 125 Pzp

  • Co dołączać: osobne formularze – jeden dla Ciebie, drugi dla podmiotu trzeciego.

  • Na co uważać: Zamawiający weryfikuje brak podstaw wykluczenia obu podmiotów.

• Dowody doświadczenia partnera

  • Co dołączać: referencje, protokoły odbioru lub inne dokumenty potwierdzające zrealizowane usługi/roboty.

  • Na co uważać: dołącz wyłącznie dowody dotyczące doświadczenia, na które faktycznie się powołujesz.

Czy zawsze możesz skorzystać z doświadczenia innej firmy?

Nie w każdym przypadku. Zamawiający może zastrzec, że kluczowe części zamówienia muszą być wykonane bezpośrednio przez Ciebie. Dotyczy to zwłaszcza projektów wymagających wysokiej specjalizacji lub odpowiedzialności publicznej. Zawsze dokładnie analizuj SWZ pod kątem takich ograniczeń.

Skorzystanie z doświadczenia podmiotu trzeciego to realna szansa na poszerzenie portfolio zamówień publicznych. Pamiętaj jednak, aby:

• przedstawić komplet prawidłowo podpisanych dokumentów,

• jasno opisać zakres prac partnera,

• wykazać realny dostęp do jego zasobów.

Właściwie przygotowana oferta minimalizuje ryzyko odrzucenia i otwiera drogę do większych kontraktów. Masz wątpliwości? Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci przejść przez całe postępowanie bezbłędnie!

Artykuł powstał na podstawie pytań klientów i odpowiedzi Pani Katarzyny Wójciga — eksperta  ds. zamówień publicznych, praktyka z wieloletnim doświadczeniem zarówno po stronie zamawiającego, jak i wykonawców.

Artykuł Nie spełniasz warunku doświadczenia z SWZ? Zobacz, jak bezpiecznie skorzystać z zasobów innej firmy pochodzi z serwisu PressInfoMed.