Z danych wynika, że wiele ofert odpada nie z powodu ceny czy jakości produktu, ale przez powtarzalne błędy w przygotowaniu dokumentacji. Co istotne – większości z nich można skutecznie uniknąć.
Poniżej przedstawiamy pięć najczęstszych przyczyn odrzucenia ofert w przetargach medycznych.

1. Niezgodność z opisem przedmiotu zamówienia (OPZ)

Jednym z najczęstszych powodów odrzucenia ofert jest brak pełnej zgodności z wymaganiami określonymi w OPZ. W praktyce często spotykamy sytuację, w której oferowany produkt spełnia „większość” parametrów – jednak nawet pojedyncza rozbieżność może przesądzić o wyniku postępowania.
Dotyczy to m.in. zakresów pomiarowych, funkcjonalności, kompatybilności czy wymagań dotyczących certyfikacji. Przykładowo: jeśli w dokumentacji technicznej producenta widnieje zakres 0–250 mmHg, a w ofercie zadeklarowano 0–300 mmHg, zamawiający ma podstawę do uznania oferty za niezgodną.
Wniosek: każda oferta powinna być weryfikowana w odniesieniu do OPZ w sposób szczegółowy i udokumentowany – najlepiej poprzez checklistę zgodności 1:1.

2. Błędy formalne i braki dokumentacyjne

Pomimo rosnącej świadomości rynku, błędy formalne nadal stanowią istotny problem. Należą do nich m.in. brak podpisu, nieaktualne zaświadczenia, nieprawidłowe pełnomocnictwa czy pominięcie wymaganych załączników.
W postępowaniach publicznych zamawiający ma ograniczone możliwości „domyślania się” intencji wykonawcy – ocenie podlega wyłącznie to, co zostało formalnie złożone.
Wniosek: wdrożenie standaryzowanych checklist formalnych oraz zasady wieloetapowej weryfikacji (np. „czterech oczu”) znacząco ogranicza ryzyko tego typu błędów.

3. Niespójność informacji technicznych

Kolejnym częstym problemem jest brak spójności pomiędzy dokumentami składającymi się na ofertę. Różnice między formularzem ofertowym, kartą katalogową a innymi materiałami technicznymi mogą prowadzić do wątpliwości interpretacyjnych, które w praktyce działają na niekorzyść wykonawcy.
Zamawiający nie dokonuje interpretacji na korzyść oferenta – jego zadaniem jest ocena zgodności i jednoznaczności przedstawionych danych.
Wniosek: wszystkie informacje techniczne powinny być spójne i oparte na wiarygodnych, źródłowych dokumentach producenta.

4. Błędy w kalkulacji ceny

Cena w przetargach medycznych to nie tylko element konkurencyjny, ale również zobowiązanie kontraktowe. Błędy w kalkulacji mogą mieć konsekwencje zarówno na etapie oceny ofert, jak i późniejszej realizacji umowy.

Najczęstsze problemy obejmują:

• nieprawidłowe zastosowanie stawek VAT,
• nieuwzględnienie kosztów dodatkowych (np. serwis, szkolenia),
• błędy w przeliczeniach jednostek (np. sztuka vs opakowanie).

Wniosek: proces kalkulacji powinien być wieloetapowy i angażować różne działy – w szczególności sprzedaż i finanse.

5. Pominięcie części wymagań zamawiającego

W wielu przypadkach wykonawcy koncentrują się wyłącznie na głównych parametrach technicznych, pomijając zapisy dotyczące m.in. serwisu, warunków gwarancji, czasu reakcji czy szkoleń.
Tymczasem brak jednoznacznej odpowiedzi na którekolwiek z wymagań może zostać uznany za ich niespełnienie.
Wniosek: analiza dokumentacji przetargowej powinna obejmować całość SWZ – w tym załączniki i projekt umowy, a nie jedynie tabelę parametrów.

Podsumowanie

W przetargach medycznych o wyniku często decydują szczegóły. Nawet wysokiej jakości produkt nie zapewni sukcesu, jeśli oferta nie spełnia w pełni wymagań formalnych i technicznych.
Najskuteczniejsze organizacje traktują proces ofertowania jako uporządkowany system – oparty na procedurach, checklistach i wieloetapowej weryfikacji.
To właśnie konsekwencja i precyzja w przygotowaniu ofert stanowią dziś realną przewagę konkurencyjną.

Jeśli działasz w obszarze zamówień publicznych w ochronie zdrowia – warto zadać sobie pytanie: które z tych obszarów w Twojej organizacji wymagają dziś największej uwagi?

Artykuł 5 najczęstszych błędów w ofertach medycznych, które kończą się odrzuceniem pochodzi z serwisu PressInfoMed.

Zmiany w systemie zamówień publicznych na 2026 r. nie są już tylko zapowiedzią – stały się faktem. Nowelizacje zaczęły obowiązywać od początku roku, a pierwsze efekty już widać. Oto, co przyniosły i jak wpływają na codzienną praktykę zamawiających i wykonawców.

Wyższy próg – większa swoboda na co dzień

Od 1 stycznia 2026 r. próg stosowania ustawy PZP wzrósł do 170 000 zł. Zamówienia poniżej tej wartości są realizowane poza pełnym reżimem ustawy – firmy i instytucje mogą szybciej kupować potrzebne towary i usługi, korzystając z uproszczonych procedur. Nadal jednak muszą przestrzegać zasad racjonalności i przejrzystości, bo kontrolerzy weryfikują wydatki także poniżej progu. Wykonawcy muszą teraz śledzić nie tylko Biuletyn Zamówień Publicznych, ale również inne kanały – każdy zamawiający może stosować własne terminy i formularze. Nasz serwis może zdecydowanie uprościć poszukiwanie potencjalnych zamówień – zbieramy je w jednym miejscu z tysięcy źródeł.

Analiza potrzeb – rynkowe podejście już obowiązuje

Zamawiający przygotowując nowe postępowania muszą teraz uwzględniać rozeznanie rynku, by zwiększać konkurencyjność. Oznacza to, że w analizie potrzeb i wymagań pojawiają się rekomendacje, które sprzyjają udziałowi większej liczby wykonawców: np. podział zamówienia na części albo rozsądne terminy realizacji. Takie podejście ma sprawić, że nawet mniejsze firmy zyskają szansę na sukces w przetargach.

Certyfikacja wykonawców – przygotowania trwają

Od początku 2026 r. obowiązuje zmieniony art. 11 ust. 4 PZP, umożliwiający korzystanie z certyfikatów wykonawców. Choć pełny system certyfikacji wejdzie w życie 12 lipca 2026 r., firmy już mogą planować pozyskanie certyfikatu potwierdzającego brak podstaw wykluczenia i zdolność do wykonania zamówienia. Certyfikacja będzie dobrowolna, ale dzięki niej wykonawcy ograniczą liczbę dokumentów i skrócą weryfikację w kolejnych postępowaniach.

E‑rozprawy – odwołania online w praktyce

Od 13 marca 2026 r. Krajowa Izba Odwoławcza prowadzi rozprawy zdalnie. W praktyce uczestnicy postępowań odwoławczych mogą łączyć się z Izbą za pomocą środków komunikacji elektronicznej, co skraca czas i eliminuje koszty dojazdu. Pierwsze e‑rozprawy pokazują, że nowe rozwiązanie ułatwia wykonawcom spoza Warszawy obronę swoich racji w razie sporu.

Podsumowanie

Nowelizacja PZP na 2026 r. zmieniła codzienność zamawiających i wykonawców. Wyższy próg daje większą swobodę, obowiązkowa analiza potrzeb zwiększa konkurencję, przygotowania do certyfikacji przyspieszą procedury, a e‑rozprawy przybliżyły KIO do uczestników. Warto dostosować swoje procedury do nowych wymogów i czerpać korzyści z reform, które już działają.

Zapraszamy do skorzystania z naszej pomocy!

Artykuł Zmiany w PZP w 2026 roku – co już się zmieniło pochodzi z serwisu PressInfoMed.

Złożenie oferty bez wymaganego katalogu produktu nie zawsze oznacza automatyczne odrzucenie. Wszystko zależy od tego, jaką funkcję pełni katalog w dokumentacji postępowania oraz co przewidziano w SWZ w zakresie uzupełniania przedmiotowych środków dowodowych. Sprawdź, kiedy możesz jeszcze uzupełnić dokumenty i kiedy Twoja oferta może być uznana za ważną.

Katalog jako dowód na spełnienie kryteriów oceny ofert

W wielu postępowaniach katalog produktu jest wymagany nie po to, by potwierdzić zgodność z SWZ, ale by umożliwić przyznanie dodatkowych punktów – np. za dodatkowe funkcjonalności.

W takiej sytuacji:

• Brak katalogu nie powoduje odrzucenia oferty,

• Ale pozbawia Cię punktów za dane kryterium oceny.

Oznacza to, że Twoja oferta pozostaje w grze – choć z niższą punktacją.

Katalog jako przedmiotowy środek dowodowy

Inaczej wygląda sytuacja, gdy katalog produktu jest traktowany jako przedmiotowy środek dowodowy, czyli dokument potwierdzający, że oferowany produkt spełnia wymagania techniczne określone w SWZ.

Jeśli w dokumentacji przewidziano możliwość uzupełnienia takich środków – Zamawiający ma obowiązek wezwać Cię do dosłania brakującego katalogu (zgodnie z art. 128 ust. 1 ustawy Pzp).

To dobra wiadomość – masz jeszcze szansę uzupełnić dokumenty bez konsekwencji dla ważności oferty.

Uwaga: katalog może być dokumentem niepodlegającym uzupełnieniu

Zgodnie z przepisami Pzp, zamawiający może wyłączyć możliwość uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych. Jeśli zrobił to w SWZ – brak katalogu może skutkować odrzuceniem Twojej oferty (na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c Pzp).

Dlatego tak ważne jest, byś:

• Dokładnie czytał wymagania SWZ,

• Sprawdzał, czy dany dokument podlega uzupełnieniu,

• A najlepiej – konsultował się z ekspertem, zanim minie termin składania ofert.

Co możesz zrobić?

Zanim podejmiesz pochopne działania:

1. Przeczytaj dokładnie SWZ – szczególnie rozdziały dotyczące wymagań technicznych i kryteriów oceny ofert.

2. Sprawdź, czy katalog został wskazany jako przedmiotowy środek dowodowy.

3. Zobacz, czy Zamawiający przewidział możliwość jego uzupełnienia.

4. Jeśli nie masz pewności – prześlij SWZ do analizy.

Podsumowanie

Nie każda pomyłka w ofercie musi oznaczać jej odrzucenie. W przypadku braku katalogu produktu:

• Oferta nie zostanie odrzucona, jeśli katalog był potrzebny wyłącznie do przyznania punktów,

• Możesz zostać wezwany do uzupełnienia dokumentu, jeśli to przedmiotowy środek dowodowy i SWZ to przewiduje,

• Oferta może zostać odrzucona, jeśli nie można uzupełnić takiego dokumentu.

Najlepsze rozwiązanie? Zaufaj ekspertom – przeanalizujemy SWZ i wskażemy, co możesz zrobić, zanim będzie za późno.

Inspiracją do powstania artykułu były pytania naszych klientów, na które odpowiedzi udzieliła Pani Katarzyna Wójciga — ekspert  ds. zamówień publicznych, praktyk z wieloletnim doświadczeniem zarówno po stronie zamawiającego, jak i wykonawców.

Artykuł Zapomniałeś załączyć katalogu produktu do oferty? Zobacz co możesz zrobić. pochodzi z serwisu PressInfoMed.

W wielu przetargach publicznych po otwarciu ofert okazuje się, że wszystkie propozycje przewyższają kwotę, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Czy w takiej sytuacji postępowanie musi zostać unieważnione? Prawo zamówień publicznych dopuszcza kilka rozwiązań – i nie każde z nich oznacza zakończenie procedury bez wyboru oferty.

Czy zamawiający musi unieważnić postępowanie?

Zgodnie z ustawą Pzp (art. 255 pkt 3), zamawiający może unieważnić postępowanie, jeśli nie ma środków na sfinansowanie zamówienia. Ale to nie jest obowiązek. Gdy oferty są droższe niż zakładany budżet, możliwe są różne scenariusze, w zależności od sytuacji i trybu postępowania.

Jakie możliwości ma zamawiający?

Najczęściej spotykane rozwiązania to:

✅ Zwiększenie budżetu

Jeśli zamawiający ma możliwość pozyskania dodatkowych środków, może podjąć decyzję o zwiększeniu kwoty przeznaczonej na zamówienie i kontynuować postępowanie. To często spotykana praktyka, zwłaszcza gdy różnice w cenach nie są znaczne.

✅ Negocjacje z wykonawcami

W niektórych trybach, np. w trybie podstawowym z możliwością negocjacji, dopuszczalne jest zmodyfikowanie warunków zamówienia – zarówno zakresu, jak i sposobu realizacji – by dostosować je do realnych możliwości finansowych zamawiającego.

✅ Unieważnienie postępowania

Gdy nie ma ani rezerwy finansowej, ani możliwości negocjacji, zamawiający może unieważnić postępowanie na podstawie art. 255 pkt 3 Pzp.

Co z perspektywy wykonawcy?

Dla wykonawcy istotne jest, aby nie zakładać, że przetarg jest stracony tylko dlatego, że cena oferty przekracza budżet zamawiającego. Warto śledzić informacje publikowane w dokumentacji postępowania i reagować na zmiany. Prawo zamówień publicznych daje zamawiającemu pewną elastyczność – i dobrze ją rozumieć.

Podsumowanie

Fakt, że wszystkie oferty przekraczają budżet, nie oznacza automatycznego unieważnienia przetargu. Zamawiający może zwiększyć środki, negocjować warunki albo zakończyć postępowanie – decyzja zależy od konkretnego przypadku.

Chcesz lepiej rozumieć działania zamawiającego? Masz pytania dotyczące przebiegu postępowania?
📌 Skontaktuj się z nami – odpowiadamy językiem wykonawcy

Artykuł Co może zrobić zamawiający, gdy oferty przekraczają budżet? pochodzi z serwisu PressInfoMed.

Wielu wykonawców zwraca się do nas z pytaniem: „Czy mogę podpisać umowę o zamówienie publiczne profilem zaufanym?” Odpowiedź brzmi jednoznacznie: nie.

Jakie są wymogi prawne dotyczące podpisu umowy?

Zgodnie z art. 432 ustawy Prawo zamówień publicznych, umowa musi być zawarta w formie pisemnej. Oznacza to, że jej ważność wymaga własnoręcznego podpisu lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Kodeks cywilny (art. 78 k.c.) wskazuje wyraźnie, że kwalifikowany podpis elektroniczny jest równoważny podpisowi własnoręcznemu.

Dlaczego profil zaufany nie wystarczy?

Profil zaufany umożliwia wprawdzie podpisywanie niektórych dokumentów elektronicznych, jednak nie spełnia wymagań określonych dla umów o zamówienie publiczne. Tylko podpis własnoręczny lub kwalifikowany podpis elektroniczny zapewniają pełną zgodność z przepisami prawa.

Dlaczego to jest istotne?

Zachowanie wymaganej formy podpisu jest kluczowe dla ważności umowy oraz zapewnienia pewności prawnej. Niewłaściwy sposób podpisania umowy może prowadzić do jej nieważności, co stanowi naruszenie zasad uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców w postępowaniach przetargowych.

Masz pytania dotyczące procedur zamówień publicznych? Skontaktuj się z nami – chętnie pomożemy!

Artykuł powstał na podstawie pytań klientów i odpowiedzi Pani Katarzyny Wójciga — eksperta  ds. zamówień publicznych, praktyka z wieloletnim doświadczeniem zarówno po stronie zamawiającego, jak i wykonawców.

Artykuł Czy mogę podpisać umowę o zamówienie publiczne profilem zaufanym? pochodzi z serwisu PressInfoMed.

Najważniejsze wydarzenie dla ekspertów ds. zakupów i zamówień publicznych odbędzie się ponownie w Czechach. Tegoroczna edycja przyciągnie ponad 1000 uczestników, 160 prelegentów i największe globalne marki. To nie tylko konferencja, ale kluczowe spotkanie liderów branży procurement.

Historia konferencji – jak rosła jej popularność?

Konferencja zakupowa rozpoczęła się skromnie – pierwsza edycja zgromadziła około 30 uczestników. W ciągu dwóch dekad stała się największym wydarzeniem zakupowym w regionie Europy Środkowej.

W 2024 roku:

1. Ponad 1000 uczestników;
2. 9 scen tematycznych;
3. 160 prelegentów dzielących się wiedzą.

Co nowego w 2025 roku?

Tegoroczna edycja odbędzie się w Dolní Vítkovice w Ostrawie, w unikalnej przestrzeni, która łączy historię z nowoczesnym podejściem do biznesu i technologii. To miejsce wpisane na Europejską Listę Dziedzictwa Kulturowego jest jednym z najważniejszych centrów konferencyjnych w regionie.

Eksperci, których nie można przegapić

Na scenie pojawią się topowi praktycy i eksperci, którzy na co dzień kształtują przyszłość zakupów i zamówień publicznych. Wśród nich znajdą się:

• Marcin Zborowski
• Jacek Jarmuszczak
• Łukasz Jędraszkiewicz
• Kamil Lipski
• Katarzyna Lis, MCIPS
• Urszula Stankiewicz
• Adam Bernacki
• Wojtek Rogański
• Katarzyna Wójciga

Partnerzy konferencji – globalne marki w świecie zakupów

Wydarzenie wspierają firmy, które na co dzień wyznaczają trendy w procuremencie, logistyce i zamówieniach publicznych:

• MOL Group, Asahi Beverages
• Amazon
• Konica Minolta IT Solutions Czech
• Siemens Energy
• Kerkhoff – część Interpath
• SAP

Kiedy i gdzie? Najważniejsze informacje

• Data: 20-23 maja 2025
• Miejsce: Dolní Vítkovice, Ostrawa, Czechy

Jedź z nami na eBF!

Dla uczestników z Polski organizujemy wyjątkowy przejazd, który stanie się mobilnym centrum networkingu i rozmów o strategiach zakupowych. To doskonała okazja, aby już w drodze do Ostrawy nawiązać wartościowe kontakty i wymienić się doświadczeniami.

Nie przegap! Zarezerwuj bilet już dziś

Liczba miejsc w promocyjnej puli jest ograniczona. Jeśli chcesz spotkać największe autorytety w branży zakupowej, poszerzyć swoją wiedzę i nawiązać cenne kontakty biznesowe, zarezerwuj swój bilet już teraz.

Artykuł Największa konferencja zakupowa w Europie Środkowej – 21. edycja już w maju 2025! pochodzi z serwisu PressInfoMed.

Podstawą wprowadzenia tych zmian jest art. 64 Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z 26 lutego 2014 r. dotyczącej zamówień publicznych. Nowa ustawa ma szczegółowo określić zasady certyfikacji, procedurę jej uzyskania oraz sposób jej wykorzystania przez wykonawców.

Rodzaje certyfikacji

Wprowadzony system certyfikacji przewiduje dwa typy certyfikatów, które będą dostępne dla wykonawców:

1. Certyfikat niepodlegania wykluczeniu – dokument potwierdzający brak podstaw do wykluczenia z udziału w przetargach publicznych.
2. Certyfikat zdolności wykonawcy – potwierdzenie zdolności wykonawcy do realizacji zamówienia publicznego.

Certyfikat niepodlegania wykluczeniu

Ten typ certyfikacji obejmuje potwierdzenie, że wykonawca nie podlega wykluczeniu na podstawie przepisów art. 108 ust. 1 pkt 1-5 oraz art. 109 ust. 1 pkt 1-5 i 7-10 ustawy Pzp. Certyfikat będzie również uwzględniał procedurę „self-cleaningu” wykonawcy.

Certyfikat zdolności wykonawcy

Ten rodzaj certyfikatu ma na celu potwierdzenie spełnienia określonych warunków udziału w postępowaniu, zgodnie z art. 112 ust. 2 ustawy Pzp. Dla warunków z art. 112 ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy Pzp ocena będzie miała charakter zero-jedynkowy („spełnia/nie spełnia”). Natomiast w przypadku zdolności ekonomicznej i finansowej, to wykonawca wskaże, jakie poziom zdolności certyfikat ma potwierdzać.

Skutki prawne certyfikacji

Certyfikat będzie pełnił funkcję dowodową, potwierdzającą brak podstaw do wykluczenia lub zdolność do realizacji zamówienia publicznego. Informacje zawarte w certyfikacie mogą zostać podważone jedynie w sytuacji uzasadnionych wątpliwości podczas konkretnego postępowania. Obowiązek udowodnienia tych wątpliwości spoczywa na stronie kwestionującej.

Certyfikaty będą wydawane na okres od jednego do trzech lat, licząc od daty ich uzyskania.

Proces uzyskania certyfikacji

Certyfikację będą przeprowadzać niezależne jednostki certyfikujące. Po przeanalizowaniu dokumentacji dostarczonej przez wykonawcę, jednostka ta wyda odpowiedni certyfikat potwierdzający brak podstaw do wykluczenia lub zdolność do realizacji zamówienia publicznego.

Termin wejścia w życie

Nowe przepisy mają zacząć obowiązywać od połowy 2025 roku. Niemniej jednak, ze względu na złożoność procesu legislacyjnego, termin ten może ulec przesunięciu.

Charakter dobrowolny

Certyfikacja wykonawców będzie miała charakter dobrowolny. Każdy wykonawca sam zdecyduje, czy chce posługiwać się certyfikatem w danym postępowaniu. Jeżeli jednak zdecyduje się na to rozwiązanie, zamawiający nie będzie mógł żądać dodatkowych dokumentów potwierdzających spełnienie warunków w zakresie objętym certyfikatem. Wyjątkiem będą żądania dotyczące zaległości w opłacaniu podatków, składek czy innych zobowiązań publicznoprawnych.

Korzyści dla stron postępowania

Wprowadzenie systemu certyfikacji może przynieść szereg korzyści zarówno wykonawcom, jak i zamawiającym. Certyfikowani wykonawcy będą mogli szybciej i łatwiej uczestniczyć w postępowaniach przetargowych, unikając konieczności wielokrotnego składania tych samych dokumentów. Z kolei dla zamawiających zmniejszenie liczby dokumentów do weryfikacji oznacza oszczędność czasu oraz ograniczenie ryzyka popełnienia błędów.

Projekt tej ustawy budzi pozytywne oczekiwania, jednak jej efektywność będzie zależeć od praktycznego wdrożenia nowych przepisów. Realna wartość certyfikacji zostanie oceniona dopiero po pewnym czasie od jej wejścia w życie.

Artykuł Co przyniesie 2025 rok w zamówieniach publicznych? Certyfikacja wykonawców pochodzi z serwisu PressInfoMed.

Przepisy ustawy Pzp wskazują, że brak przedłużenia tego terminu powoduje, iż oferta przestaje wiązać wykonawcę z chwilą upływu pierwotnego okresu związania. Zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 12 ustawy Pzp oferta takiego wykonawcy podlega odrzuceniu.

Co się dzieje w sytuacji, gdy wykonawca wyrazi zgodę na przedłużenie terminu związania ofertą ale nie o taki okres o jaki wnioskował zamawiający? Na to pytanie odpowiedź znajdziemy w analizowanym poniżej wyroku KIO o sygn. akt KIO 1807/24.

Stan faktyczny

Jedna ze szkół prowadziła postępowanie w trybie podstawowym bez negocjacji na przebudowę technologii kotłowni w szkole. Termin związania ofertą w tym postępowaniu określony został w SWZ na 30 dni, tj. do 03.05.2024 r.

W przedmiotowym postępowaniu zostało złożone 7 ofert. W związku z przedłużającym się procesem badania ofert zamawiający w dniu 29.04.2024 r. wezwał wykonawców do przedłużenia terminu związania ofertą do dnia 28.05.2024 r., wyznaczając termin na odpowiedź do dnia 02.05.2024 r. do godz. 15:30. Do wskazanego pisma zamawiający dołączył formularz na którym można było udzielić odpowiedzi o treści: „Zgodnie z art. 307 ust. 3 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2023 poz. 1605 z późn. zm.), zwanej dalej „p.z.p.”, wykonawca oświadcza, że wyraża zgodę na przedłużenie terminu związania ofertą do dnia ……………..r., zgodnie z wnioskiem zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Przebudowa technologii kotłowni w Zespole Szkół Centrum Kształcenia Rolniczego w Lututowie”.

Wykonawca, który zaoferował najniższą cenę w przedmiotowym postepowaniu skorzystał z załączonego formularza, w puste miejsce wpisał datę 16 maja 2024 r.

Zamawiający w dniu 16.05.2024 r. dokonał oceny ofert i odrzucił ofertę tego wykonawcy z postępowania przetargowego, zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 12 ustawy Pzp: zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli wykonawca nie wyraził pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania ofertą. Jako uzasadnienie faktyczne wskazał: „Wykonawca przesłał oświadczenie o przedłużeniu terminu związania z ofertą że wyraża zgodę na przedłużenie terminu związania ofertą do dnia 16 maja 2024 r. który jest niezgodny z terminem o który wnioskował zamawiający. Niewyrażenie pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania ofertą odnosi się nie tylko do sytuacji, w której wykonawca zgody takiej nie wyraża, ale również do takiej, w której wykonawca wyraża zgodę na przedłużenie tego terminu, ale na okres krótszy niż określony przez zamawiającego. W związku z powyższym zamawiający odrzuca ofertą nr 2 na postawie art. 226 ust. 1 pkt 12 ustawy Pzp tj. jeżeli wykonawca nie wyraził pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania ofertą.”

Wykonawca, którego oferta została odrzucona wniósł odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej, w którym zarzucił zamawiającemu naruszenie przepisów:

• 226 ust. 1 pkt 12 w zw. z art. 307 ust. 2 i 3 w zw. z art. 16 pkt 3 Pzp poprzez odrzucenie w dniu 16 maja 2024 r. oferty i uznanie, że wykonawca w odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego z dnia 29 kwietnia 2024 r. przedłużył termin związania ofertą do dnia 16 maja 2024 r., podczas gdy rzeczywistą intencją wynikającą wprost z oświadczenia Wykonawcy było przedłużenie terminu związania ofertą zgodnie z wnioskiem Zamawiającego, tj. do dnia 28 maja 2024 r., co nie umożliwiało Zamawiającemu odrzucenia oferty Wykonawcy; (tutaj Odwołujący podkreślał, że wyraził zgodę na przedłużenie zgodnie z wnioskiem Zamawiającego a wpisanie daty 16 maja zamiast 28 maja stanowiło oczywistą omyłkę pisarską);
• 226 ust. 1 pkt 12 w zw. z art. 307 ust. 2 i 3 w zw. z art. 252 ust. 2 w zw. z 16 pkt 3 Pzp poprzez odrzucenie w dniu 16 maja 2024 r. oferty ze względu na to, że w odpowiedzi na wniosek Zamawiającego o przedłużenie terminu związania ofertą do dnia 28 maja 2024 r., wykonawca wyraził zgodę na wydłużenie tego terminu do dnia 16 maja 2024 r., a tym samym dokonanie wykładni rozszerzającej przesłanki odrzucenia oferty, o której mowa w art. 226 ust. 1 pkt 12 Pzp podczas gdy z treści art. 226 ust. 1 pkt 12 Pzp, który należy intepretować zawężająco, wynika, że przesłanką odrzucenia oferty może być tylko niewyrażenie zgody na wydłużenie terminu związania ofertą, nie zaś wydłużenie tego terminu na okres inny niż wskazał Zamawiający, a ponadto odrzucenie oferty wykonawcy oraz wybór jako najkorzystniejszej oferty innego wykonawcy nastąpiły w dniu 16 maja 2024 r., kiedy termin związania ofertą wykonawcy jeszcze nie upłynął.

Stanowisko Izby

Izba wskazała, iż w tym konkretnym przypadku spór pomiędzy stronami dotyczył oceny rzeczywistej treści oświadczenia woli o przedłużeniu terminu związania ofertą jako stanowiącego przedłużenie, o którym mowa w art. 226 ust. 1 pkt 12 Pzp oraz wykładni przesłanki odrzucenia oferty z art. 226 ust. 1 pkt 12 ustawy Pzp, jako obejmującej nie tylko nie złożenie oświadczenia o przedłużeniu terminu związania ofertą na piśmie, ale również złożenia pisemnego oświadczenia w tym zakresie ale na termin krótszy od wnioskowanego przez zamawiającego a tym samym zgodności odrzucenia oferty.

W pierwszej kolejności należy zauważyć, iż Izba  nie dała wiary oświadczeniu odwołującemu co do rzeczywistej treści oświadczenia woli o przedłużeniu terminu związania ofertą jako do 28 maja 2024 r. wobec wskazanej w treści oświadczenia daty przedłużenia do 16 maja 2024 r. Odwołujący nie przedstawił dowodów ani okoliczności pozwalających przyjąć inną treść oświadczenia od literalnej.

W przypadku drugiego z zarzutów, Izba wskazała na treść przepisów:

Art. 226 ust. 1 pkt 12 Ustawy zamawiający odrzuca ofertę jeśli wykonawca nie wyraził pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania ofertą;

Art. 252 ust. 2 Ustawy: Jeżeli termin związania ofertą upłynął przed wyborem najkorzystniejszej oferty, zamawiający wzywa wykonawcę, którego oferta otrzymała najwyższą ocenę, do wyrażenia, w wyznaczonym przez zamawiającego terminie, pisemnej zgody na wybór jego oferty;

Art. 307 ust. 2-3 Ustawy: 2. W przypadku gdy wybór najkorzystniejszej oferty nie nastąpi przed upływem terminu związania ofertą określonego w dokumentach zamówienia, zamawiający przed upływem terminu związania ofertą zwraca się jednokrotnie do wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o wskazywany przez niego okres, nie dłuższy niż 30 dni. 3. Przedłużenie terminu związania ofertą, o którym mowa w ust. 2, wymaga złożenia przez wykonawcę pisemnego oświadczenia o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą.

Odnosząc się do nich zauważyła, iż upływ terminu związania ofertą nie stanowi przesłanki odrzucenia oferty ani jej wygaśnięcia, co wynika z przywołanego powyżej art. 307 ustawy Pzp. Potwierdzają to również inne stanowiska sądów, które wskazują, że „upływ terminu związania ofertą nie przesądza o nieskuteczności oferty, a jedynie o braku istnienia po stronie wykonawcy obowiązku zawarcia umowy”. Również Sąd Okręgowy w Warszawie w wyroku XIII Ga 924/14 jednoznacznie potwierdził, iż upływ terminu związania ofertą nie stanowi podstawy do odrzucenia oferty.

Co więcej warto również wskazać, iż ustawodawca przewidział sankcję odrzucenia oferty wyłącznie za niewyrażenie zgody pisemnej na przedłużenie terminu związania ofertą. Wyrażenie zgody w tej formie na inny termin od wskazanego we wniosku o wyrażenie zgody na przedłużenie nie może stać się podstawą odrzucenia oferty.

Mając na uwadze powyżej przywołane przepisy „skoro pomimo upływu terminu związania ofertą zamawiający zobowiązany jest zwrócić się do wykonawcy, którego oferta jest najkorzystniejsza z wnioskiem o wyrażenie zgody na wybór jego oferty to nierówne i nieproporcjonalne jest odrzucenie oferty wykonawcy w terminie związania ofertą, gdy przesłanka odrzucenia z art. 226 ust. 1 pkt 12 Pzp nie nawiązuje do długości terminu, na który wyrażona została zgoda pisemna na przedłużenie terminu związania ofertą.”

Izba wskazuje, że brak jest przepisu wyłączającego dopuszczalność wyrażenia pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania ofertą na okres krótszy od wnioskowanego przez zamawiającego w trybie art. 307 ust. 2 Pzp.

„Termin związania ofertą wyznaczany przez zamawiającego (oraz jego przedłużenie) zgodnie z art. 220 Pzp to czas, w którym zamawiający ma pewność, że wykonawca wykona swoje zobowiązanie zawarte w ofercie lub poniesie sankcje (przepadek wadium lub odpowiedzialność odszkodowawcza). Sankcja odrzucenia oferty w przypadku wniosku o wyrażenie zgody na przedłużenie obejmuje wyłącznie brak wyrażenia pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania ofertą. Jeśli wykonawca wyrazi zgodę na przedłużenie terminu związania ofertą, zamawiający zobligowany jest dokonać oceny ofert z jej uwzględnieniem. Ustawodawca nie różnicuje obowiązku wezwania do wyrażenia zgody na zawarcie umowy od tego jaka jest przyczyna upływu terminu związania ofertą. Stąd niezależnie od tego, czy termin ten jest tożsamy dla wszystkich wykonawców to mimo jego upływu oferta podlega ocenie.”

Izba zauważyła, iż w przedmiotowej sprawie odrzucenie oferty odwołującego jeszcze w terminie związania ofertą wskazanym w zgodzie na jego przedłużenie narusza nie tylko zasadę proporcjonalności ale i równego traktowania wykonawców, w stosunku do których wobec żadnego nie upłynął termin związania ofertą.

Analiza stanowiska Krajowej Izby Odwoławczej w przywołanym wyżej wyroku jednoznacznie wskazuje, iż przesłanka odrzucenia oferty opisana w art. 226 ust. 1 pkt 12 Pzp odnosi się wyłącznie do sytuacji, w której wykonawca nie wyraża pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania ofertą, a nie do sytuacji, w której zgoda ta dotyczy innego terminu niż wskazany przez zamawiającego. Odrzucenie oferty wykonawcy, który wyraził zgodę na przedłużenie terminu związania ofertą, nawet jeśli wskazał krótszy okres, może być uznane za naruszenie zasad proporcjonalności i równości, szczególnie w sytuacji, gdy termin wskazany przez wykonawcę jeszcze nie upłynął w momencie odrzucenia jego oferty. Ustawodawca nie przewidział możliwości różnicowania ofert na podstawie długości terminu, na który wykonawca zgadza się przedłużyć związanie ofertą, o ile zgoda ta została wyrażona w formie pisemnej i obejmuje okres, w którym zamawiający dokonuje oceny ofert.

Warto podkreślić, że celem przepisów regulujących przedłużenie terminu związania ofertą jest zapewnienie ciągłości i skuteczności postępowania, a nie stwarzanie dodatkowych barier proceduralnych, które mogą prowadzić do eliminacji ofert niezgodnie z intencją ustawodawcy. Zamawiający powinni zatem unikać zbyt formalnego podejścia, które może naruszać prawa wykonawców oraz wpływać na ograniczenie konkurencji w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

Artykuł Co Kio mówi na temat – przedłużenia terminu związania ofertą pochodzi z serwisu PressInfoMed.

Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. To w dokumentach zamówienia, a konkretnie w Specyfikacji Warunków Zamówienia znajdziemy informację jakie to będą środki. W dokumentach zamówienia będzie również informacja o tym w jaki sposób i gdzie należy złożyć ofertę przetargową oraz jak będzie odbywała się wymiana informacji między zamawiającym a wykonawcami.

O tym jak istotne jest przestrzeganie reguł dotyczących komunikacji na linii zamawiający – wykonawca wspominałam przy analizie wyroku Kio z dnia 2 lutego 2024 r., KIO 54/2024. Poniżej zaprezentuję wyrok KIO z dnia 8 maja 2023 r., KIO 1106/23, gdzie Izba wskazuje, iż to obowiązkiem zamawiającego jest zapewnienie, aby narzędzia i urządzenia wykorzystywane w postępowaniu do komunikacji z wykonawcami, nie ograniczały dostępu do postępowania o udzielenie zamówienia oraz aby zapisy w SWZ precyzyjnie wskazywały jakie są reguły kontaktu między zamawiającym a wykonawcą.

Stan faktyczny

Jeden z zamawiających prowadził postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na „świadczenie usług czystości i porządku w siedzibie zamawiającego”. Zamawiający nie zdążył dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej w terminie związania ofertą zatem wezwał wykonawców, którzy złożyli oferty, do wyrażenia zgodny na przedłużenie terminu związania ofertą. Z dokumentacji postępowania przetargowego złożonej przez zamawiającego wynika, iż w dniu 06.04.2023 r. zamawiający wysłał do wykonawców wniosek o przedłużenie terminu związania ofertą, w którym wskazał, iż niniejszą zgodę należy dostarczyć do zamawiającego do dnia 11 kwietnia 2023 r. Do terminu wskazanego w piśmie żaden z wykonawców nie przedłużył terminu związania ofertą. Zamawiający w związku z powyższym odrzucił oferty, które zostały złożone w tym postępowaniu i unieważnił postępowanie przetargowe.

Jeden z wykonawców wniósł odwołanie, w którym zarzucił zamawiającemu naruszenie przepisów:

1) art. 266 ust. 1 pkt 12 w zw. z art. 16 i 17 ustawy Pzp poprzez odrzucenie oferty odwołującego, pomimo że żadnej z osób umocowanych do występowania w imieniu odwołującemu w przedmiotowym postępowaniu nie zostało skutecznie doręczone wezwanie do przedłużenia terminu związania ofertą;

2) art. 255 pkt 2 w zw. z art. 239 i art. 252 ust. 2 w zw. z art. 16 i 17 ustawy Pzp poprzez unieważnienie postępowania i zaniechanie wyboru oferty najkorzystniejszej, pomimo że odrzucenie oferty odwołującego jest bezpodstawne, a ponadto wybór oferty najkorzystniej po terminie związania ofertą jest możliwy, jeżeli na wezwanie zamawiającego wykonawca, którego oferta otrzymała najwyższą ocenę wyrazi pisemną zgodę na wybór jego oferty.

Odwołujący w uzasadnieniu odwołania podniósł, że zamawiający w dniu 13 kwietnia 2023 r. przekazał i opublikował informację o odrzuceniu oferty odwołującego oraz wszystkich pozostałych ofert złożonych w postępowaniu i unieważnieniu postępowania. Według niego czynność odrzucenia jego oferty jest niezgodna z ustawą Pzp i skutkuje bezpodstawnym i wadliwym unieważnieniem postepowania.

Odwołujący wskazał, że w postępowaniu nie zostało mu skutecznie doręczone wezwanie do złożenia oświadczenia o przedłużeniu terminu związania ofertą, ani też przed upływem 11 kwietnia 2023 r. nie został poinformowany, że zostało do niego skierowanie wezwanie. Co więcej odwołujący wskazał również, iż wszystkie wezwania i pisma dotyczące sprawy z wyjątkiem spornego wezwania Platforma kierowała na adres wskazany w Formularzu ofertowym. W dniach 6-12.04.2023 r. odwołujący codziennie sprawdzał stronę wskazaną do komunikacji, lecz dopiero w dniu 12.04.2023 r. podczas rozmowy telefonicznej z zamawiającym zobaczył, że na Platformie znajduje się skierowane do niego wezwanie z żądaniem przedłużenia terminu. Po wygenerowaniu właściwości dokumentu odwołujący dowiedział się, że wezwanie zostało wprowadzone przez zamawiającego do systemu w dniu 6 kwietnia 2023 r. i w tym też dniu wysłane przez Platformę. W związku z tym faktem odwołujący w dniu 12 kwietnia 2023 r. skierował do Platformy zgłoszenie o problemie z odbiorem wezwania. W odpowiedzi Platforma wyjaśniła, że wezwanie zostało wysłane na adres supervisora. Platforma poinformowała także, że użytkownik o loginie a.Ś. nie jest supervisorem.

Stanowisko Izby

Izba Przeanalizowała dokumentację postępowania i ustaliła, iż „W ramach Rozdziału SWZ: Formy i sposoby komunikacji pomiędzy zamawiającym a wykonawcami, zamawiający określił, że:

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl (…)
2. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań, zawiadomień i zadawanie pytań.
3. Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie postępowania w zakładce „Komunikacja”.
4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację wykonawcy i zamawiającego za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia, zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres zamawiającego wskazany w SWZ (nie dotyczy składania ofert) w dni robocze od godz. 7.30 do godz. 14.30.”

Biorąc powyższe ustalenia pod uwagę, Izba uznała, że odwołanie zasługiwało na uwzględnienie w całości.

„Podkreślić na początku należy, iż zamawiający, zgodnie z art. 134 ust. 1 pkt 10 ustawy Pzp zamieszcza w SWZ informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami, oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej. Dodatkowo, art. 64 ustawy Pzp obliguje zamawiającego do takiego udostępnienia środków komunikacji elektronicznej, aby narzędzia i urządzenia wykorzystywane do komunikacji z wykonawcami przy użyciu środków komunikacji elektronicznej oraz ich właściwości techniczne były niedyskryminujące, ogólnie dostępne oraz nie mogły ograniczać wykonawcom dostępu do przetargu.”

Zamawiający w SWZ wskazał przy użyciu jakich środków komunikacji elektronicznej będzie kontaktował się z wykonawcami. W ocenie Izby odwołujący przedstawił wiarygodny materiał dowodowy, z którego wynika, że stosował się on do zasad komunikacji określonych w SWZ. Złożone przez odwołującego wyciągi z serwerów pocztowych oraz logowań do platformy wskazują, że pracownik wyznaczony przez wykonawcę do kontaktów z zamawiającym w przedmiotowym postępowaniu na bieżąco monitorował, czy na platformie pojawiły się nowe wiadomości kierowane do wykonawcy. Odwołujący nie pozostał również bierny wobec faktu braku oczekiwanej korespondencji związanej z konicznością przedłużenia terminu związania ofertą. Tym samym skontaktował się z zamawiającym telefonicznie, co w konsekwencji skutkowało przekazaniem oświadczenia o przedłużeniu terminu związania ofertą przez odwołującego w dniu 12 kwietnia 2023 r.

„W przedmiotowym postępowaniu zamawiający odniósł się ogólnie w postanowieniach SWZ, że wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie postępowania w zakładce „Komunikacja”. Tymczasem odwołujący wykazał, że w jego przypadku taka sytuacja nie miała miejsca. Zamawiający nie zawarł w rozdziale SWZ dotyczącym komunikacji z wykonawcami innych, szczegółowych reguł kontaktów. Zgodnie z wyrokiem Krajowej Izby odwoławczej z dnia 3 sierpnia 2020 r., sygn. akt KIO 1451/20 ” (…) rolą zamawiającego jest uszczegółowienie w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, które postanowienia instrukcji platformy zakupowej nie znajdują zastosowania w danym postępowaniu. Podkreślić należy, iż zamawiający nie może przerzucać na wykonawców obowiązku zapoznania się i przestrzegania postanowień instrukcji platformy zakupowej i wyciągać negatywne konsekwencje wobec wykonawcy, który zastosował się do wymogów zamawiającego (który odsyła do instrukcji platformy zakupowej), o ile zamawiający nie zamieścił w SIWZ stosownych wyłączeń co do stosowania określonych zapisów instrukcji”.

Znamienne jest również, że osoba wyznaczona do kontaktów w ofercie wykonawcy, logując się do konta bez przekierowań linkiem, nie widzi zakładki Komunikacja i nie ma dostępu do powiadomienia o otrzymaniu wezwania w postępowaniu. W ocenie Izby nie są to okoliczności obciążające Odwołującego.

„Istota problemu nie została zidentyfikowana, jednakże za wybór narzędzia do prowadzenia postępowania odpowiada zamawiający. Obowiązkiem zamawiającego jest przede wszystkim zapewnienie, aby narzędzia i urządzenia wykorzystywane w postępowaniu do komunikacji z wykonawcami, nie ograniczały dostępu do postępowania o udzielenie zamówienia. Narzędzia udostępnione przez zamawiającego mają umożliwić wykonawcom dokonywanie wszelkich czynności niezbędnych do udziału w postępowaniu (tak wyrok Krajowej izby Odwoławczej z dnia 4 marca 2019 r., sygn. akt KIO 268/19). Odwołujący w ocenie Izby wykazał przedstawionym materiałem dowodowym, że nie można mu przypisać zachowania bądź bierności o charakterze zawinionym. Jak wynika z regulaminu platformy e-zamówienia nie zawiera on szczegółowych i rozbudowanych zasad przesyłania i otrzymywania korespondencji. Wobec powyższego to zamawiający winien był reguły te umieścić w SWZ. Brak takich regulacji nie obciąża odwołującego, który zastosował się zarówno do zapisów SWZ i regulaminu platformy”.

Znamienna jest także okoliczność, że wezwanie o przedłużenie terminu związania ofertą skierowano do czterech wykonawców, a żaden z podmiotów nie zareagował na otrzymane wezwanie. Izbie mało prawdopodobnym wydaje się, by podmioty dotychczas czynnie uczestniczące w postępowaniu, wnoszące odwołania, kierujące do zamawiającego szereg pytań odnośnie do treści SWZ, nagle straciły zainteresowanie tym postępowaniem i możliwością uzyskania zamówienia. Brak reakcji dotyczy również wykonawcy, który złożył w postępowaniu najkorzystniejszą ofertę. Dlatego też nie można wykluczyć, że brak skutecznego doręczenia wezwania o przedłużenie terminu związania ofertą w przedmiotowym postępowaniu mógł być spowodowany okolicznościami, których przyczyn należy poszukiwać po stronie zamawiającego.

Podsumowując, Izba uwzględniła odwołanie oraz nakazała zamawiającemu unieważnienie czynności unieważnienia postępowania oraz czynności odrzucenia oferty odwołującego, a także powtórzenie czynności badania i oceny ofert, z uwzględnieniem oferty odwołującego.

Powyższy wyrok potwierdza bezsprzecznie, iż obowiązkiem zamawiającego jest zapewnienie, aby narzędzia i urządzenia wykorzystywane w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego do komunikacji z wykonawcami nie ograniczały dostępu do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zamawiający powinien również w SWZ zawrzeć szczegółowy opis dotyczący komunikacji między zamawiającym a wykonawcą oraz zawrzeć informacje o tym które postanowienia instrukcji platformy zakupowej nie znajdują zastosowania w danym postępowaniu. Ponownie można zauważyć, iż precyzja i szczegółowość opisów w dokumentacji postępowania jest bardzo istotna i bezpośrednio może wpływać na rezultat postępowania przetargowego.

Artykuł Co KIO mówi na temat……? – Komunikacja między zamawiającym a wykonawcą pochodzi z serwisu PressInfoMed.

Regulacje dotyczące formy pełnomocnictwa znajdziemy w rozporządzeniu prezesa Rady Ministrów w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych, oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. W § 2 ust. 1 tego rozporządzenia wskazano, że pełnomocnictwo sporządza się w postaci elektronicznej zaś w § 7, że przekazuje się je w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku postępowań lub konkursów o wartości mniejszej niż progi unijne, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Jeśli jednak pełnomocnictwo zostało sporządzone jako dokument w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku postępowań lub konkursów, o wartości mniejszej niż progi unijne, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, poświadczającym zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej.

Wskazać jednak należy, iż pełnomocnictwo, stanowiące skan pełnomocnictwa wydanego pierwotnie w formie pisemnej przez mocodawcę, opatrzone kwalifikowanym podpisem osoby nim umocowanej, nie stanowi ważnej formy pełnomocnictwa, uprawniającej do złożenia oferty elektronicznej. Takie zeskanowane pełnomocnictwo powinno być opatrzone podpisem elektronicznym mocodawcy lub podpisem elektronicznym notariusza.

Potwierdzenie o tym, jaką formę powinno mieć załączone do oferty pełnomocnictwo, znajdziemy również w orzeczeniu Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 22 lutego 2024 r. sygn. akt KIO 334/24.

Stan faktyczny

Zamawiający — Miejski Urząd Usług Komunalnych jednego z miast prowadził postępowanie o udzielenie zamówienia w trybie podstawowym na „Świadczenie usług ratownictwa wodnego na terenie wybranych obiektów Zarządu Usług Komunalnych”.

Po wyborze oferty najkorzystniejszej w tym postępowaniu jeden z wykonawców wniósł odwołanie do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej wobec czynności zamawiającego polegających m.in. na uznaniu przez zamawiającego, że oferta, która została wybrana jako najkorzystniejsza, została złożona w sposób prawidłowy i zgodny z zasadami reprezentacji wykonawcy – co stanowi naruszenie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp.

Oferta wykonawcy, którą zamawiający wybrał jako najkorzystniejszą, została podpisana jednoosobowo przez Prezesa zarządu Pana K.I.W..

Zgodnie z KRS tego wykonawcy zasada reprezentacji została określona: „Dla ważności oświadczeń woli, pism i dokumentów w przedmiocie prawi i obowiązków majątkowych wymagane są podpisy dwóch osób upoważnionych przez zarząd, w tym Prezesa ”, zaś zarząd składa się z następujących osób: K.W. (Prezes), M.M. (Wiceprezes), A.B. (Wiceprezes), R.S. (Sekretarz) oraz T. N. (skarbik).

Oferta została podpisana przez osobę K.I.W. a więc w sposób niezgodny z ujawnioną w aktualnym KRS zasadą reprezentacji.

 Stanowisko Izby

Izba uznała, iż zarzut naruszenia art. 128 ust. 1 ustawy Pzp zasługiwał na uwzględnienie. Odwołujący wskazał w odwołaniu, jakie pliki w ramach udostępnienia dokumentacji postępowania zostały mu przekazane, wśród tych plików nie było pełnomocnictwa dla Pana K. I. W., który podpisał ofertę wybraną jako najkorzystniejszą.

Na rozprawie odwołujący poinformował, iż dopiero w dniu rozprawy otrzymał od zamawiającego pełnomocnictwo, które złożono dla wskazanej osoby wraz z ofertą. Odwołujący jednak podtrzymał zarzut, wskazując, że przekazany dokument złożony został w nieprawidłowej formie i z tego powodu wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, powinien zostać wezwany do jego uzupełnienia.

„Izba podziela stanowisko odwołującego. W postępowaniu z ofertą złożono skan pełnomocnictwa z dnia 31 lipca 2023 r., z podpisami własnoręcznymi dwóch członków zarządu (Pani D. K.-W. oraz Pan K. K.), upoważniający do reprezentowania wykonawcy przez Pana K. I. W. Następnie skan ten został podpisany podpisem elektronicznym przez osobę, której udzielono pełnomocnictwa. Innych podpisów elektronicznych na złożonym dokumencie nie ujawniono.”

Izba wskazała, iż „zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych, oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r. poz. 2452) pełnomocnictwo, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2020 r. poz. 346, 568, 695, 1517 i 2320), z zastrzeżeniem formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych.

W przypadku gdy pełnomocnictwo zostało sporządzone jako dokument w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku postępowań lub konkursów, o wartości mniejszej niż progi unijne, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, poświadczającym zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej. Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej, o którym mowa w ust. 2, dokonuje w przypadku: 3) pełnomocnictwa — mocodawca.

Innymi słowy, Wykonawca, składając skan dokumentu pełnomocnictwa, powinien złożyć go poświadczony za zgodność podpisany podpisem elektronicznym przez mocodawcę, a nie przyjmującego umocowanie. Ewentualnie pełnomocnictwo powinno zostać podpisane elektronicznie przez osoby udzielające pełnomocnictwa i złożony w postaci elektronicznej.”

Zapisy dotyczące formy pełnomocnictwa umieszczone w rozporządzeniu prezesa Rady Ministrów w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego jak i w Kodeksie cywilnym są jednoznaczne i nie ma możliwości różnej ich interpretacji. Zatem składając ofertę wraz z pełnomocnictwem, musi ono być sporządzone w postaci elektronicznej i opatrzone stosownym podpisem elektronicznym mocodawcy w zależności od wartości postępowania przetargowego.

Artykuł Co KIO mówi na temat……? – Forma pełnomocnictwa pochodzi z serwisu PressInfoMed.