Zamawiający jako warunek udziału w postępowaniu bardzo często stawiają warunek udziału w postępowaniu w postaci doświadczenia w wykonaniu określonych robót budowlanych, dostaw bądź usług.
Artykuł powstał we współpracy z Partnerem Kancelarią Sadkowski i Wspólnicy. Poniższy artykuł przygotował dla Państwa radca prawny Michał Szczęsny
Celem potwierdzenia spełnienia takiego warunku wykonawcy składają określony wykaz, przy czym prawodawca wymaga również przedłożenia dowodów określających, czy dane prace zostały wykonane (lub ewentualnie są wykonywane) należycie. Wykonawcy celem potwierdzenia należytego wykonania prac przedstawiają zwyczajowo referencje, jednak co istotne nie jest to jedyny dokument, który może stanowić dowód potwierdzający należyte wykonanie danych prac. Wykonawcy mogą się posłużyć również innymi dokumentami sporządzonymi przez podmiot, na rzecz którego dane prace zostały wykonane, może być więc to również przykładowo protokół odbioru robót czy usług.
Niemniej to referencje są najpopularniejszym dokumentem potwierdzającym należyte wykonanie danych prac. Wykonawcy ubiegając się o ich pozyskanie powinni mieć na uwadze, iż przepisy nie wymagają aby referencje zostały podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentacji podmiotu wystawiającego referencje. Podpisującym referencje może być osoba nieuprawniona do reprezentacji danego podmiotu, o ile ma tylko wiedzę na temat wykonania danych prac. Jak wskazuje się w tym zakresie w orzecznictwie:
„Referencje to oświadczenie wiedzy, a więc może być wystawione przez przedstawiciela zamawiającego niekoniecznie będącego uprawnionym np. wg KRS do podpisywania dokumentów w imieniu podmiotu który taka referencję wystawił” – wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 5 marca 2021 r., KIO 391/21.
Warto pamiętać, iż wystawcami referencji mogą być dowolne podmioty – nie muszą to być wyłącznie podmioty publiczne – inni zamawiający publiczni. Wykonawca może wykazywać się doświadczeniem w wykonaniu prac na rzecz podmiotu prywatnego, np. innej firmy, co w konsekwencji oznacza, iż właśnie taki podmiot prywatny może być wystawcą danych referencji.
Należy pamiętać, że jedynym celem referencji jest potwierdzenie należytego wykonania danych prac, co oznacza, iż powinny one zawierać pewną pozytywną ocenę realizacji określonych prac, niekoniecznie poprzez posługiwanie się zwrotem „należytego wykonania”. Można stosować tutaj inne zwroty równoważne, byle z referencji wynikała pozytywna ocena współpracy z danym wykonawcą, czy też wykonanie zamówienia zgodnie z wymogami.
Referencje nie muszą one zawierać takich informacji jak np. okres realizacji danej umowy, czy wartość zrealizowanych prac. Rekomendowanym byłoby umieszczanie takich informacji w referencjach, niemniej nie jest to niezbędne dla ich „ważności” i wykonawca może przedkładać referencje niezawierające ww. informacji. Ważnym jest jedynie, aby referencje potwierdzały należyte wykonanie danych prac. To w wykazie wykonanych robót, usług bądź dostaw należy wskazać takie dane jak np. wartość, ich przedmiot czy też okres wykonania (te informacje, które są wymagane przez zamawiającego).
Data wystawienia referencji zasadniczo nie ma wpływu na ich ocenę, tak naprawdę referencje wcale nie muszą zawierać daty ich wystawienia. Wyjątek stanowi doświadczenie dotyczące wykonywanych w chwili upływu terminu składania ofert dostaw lub usług – w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Niemniej referencje mogą być również wystawione po upływie terminu składania ofert.
Jeżeli jesteście Państwo zainteresowani szczegółowymi informacjami w odniesieniu do wskazanego powyżej zagadnienia, uprzejmie prosimy o kontakt.
Michał Szczęsny, Radca Prawny
Kancelaria Sadkowski i Wspólnicy
Michał Szczęsny, radca prawny przy OIRP Katowice. Specjalista z zakresu prawa zamówień publicznych i prawa cywilnego. Z zamówieniami publicznymi związany od początku swojej kariery zawodowej. Doświadczenie zawodowe zdobywał doradzając zarówno zamawiającym jak i wykonawcom. Był odpowiedzialny za kontrolę postępowań o udzielenie zamówień publicznych finansowanych ze środków UE w ramach prowadzonych audytów, a także brał czynny udział w obsłudze prawnej przy realizacji projektów infrastrukturalnych. Posiada również doświadczenie w reprezentacji Klientów przed sądami powszechnymi oraz Krajową Izbą Odwoławczą. Autor publikacji prawnych.