Przedmiotowe środki dowodowe to nic innego jak środki służące potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia lub opisie kryteriów oceny ofert, lub wymaganiami związanymi z realizacją zamówienia (art. 7 pkt 20 PZP).
Artykuł powstał we współpracy z Partnerem Kancelarią Sadkowski i Wspólnicy. Poniższy artykuł przygotował dla Państwa radca prawny Michał Szczęsny.
Nie istnieje zamknięty katalog przedmiotowych środków dowodowych. Przedmiotowym środkiem dowodowym może być zaświadczenie czy poświadczenie wystawione przez odrębny podmiot, ale także oświadczenie wykonawcy lub producenta. Wspólną cechą wszystkich przedmiotowych środków dowodowych jest to, aby potwierdzały, że dane dostawy, usługi lub roboty budowlane oferowane przez wykonawcę spełniały wymogi zamawiającego (tak w wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 28 lipca 2021 r., KIO 1928/21). W branży farmaceutycznej jednym z najpowszechniejszych takich środków są karty katalogowe, czy też karty charakterystyki.
Zasady składania takich dokumentów nie zawsze są przestrzegane przez wykonawców, co zapewne jest wynikiem dość sporej zmiany w zakresie zasad składania przedmiotowych środków dowodowych w porównaniu z uchyloną ustawą Prawo zamówień publicznych z 2004 r.
Pierwszą istotną kwestią jest to, że przedmiotowe środki dowodowe zawsze należy składać wraz z ofertą. Zamawiający jest pozbawiony możliwości żądania tych dokumentów wyłącznie od wykonawcy najwyżej ocenionego, jak ma to miejsce choćby w przypadku podmiotowych środków dowodowych. Jeżeli zamawiający wymaga przedmiotowych środków dowodowych, to dokument taki powinien zostać złożony przez każdego z wykonawców. Znajduje to potwierdzenie w orzecznictwie, gdzie wskazuje się, iż:
„Żądanie przez zamawiającego przedmiotowych środków dowodowych w ogłoszeniu lub dokumentach zamówienia dotyczy wszystkich potencjalnych wykonawców, w tym samym zakresie. Nie jest dopuszczalne różnicowanie wykonawców pod kątem samego obowiązku składania przez nich przedmiotowych środków dowodowych ani pod kątem „siły dowodowej” danego środka” – wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 28 lipca 2021 r., KIO 1928/21.
Co w przypadku niezłożenia przedmiotowych środków dowodowych? Zależy to wyłącznie od decyzji zamawiającego, który jako gospodarz postępowania, do upływu terminu składania ofert, sam decyduje czy w postępowaniu dojdzie do uzupełnienia komentowanych dokumentów czy też nie.
Jeżeli więc wykonawca nie złoży przykładowo wymaganych kart katalogowych, to oferta takiego wykonawcy będzie podlegała odrzuceniu, jeżeli zamawiający nie przewidział w dokumentach zamówienia, bądź w ogłoszeniu możliwości uzupełnienia takiego dokumentu.
„Przyjęty przez ustawodawcę sposób uzupełniania przedmiotowych środków dowodowych wychodzi naprzeciw specyfice przedmiotowych środków dowodowych i ma na celu uniknięcie automatyzmu w zakresie ich uzupełniania. Zamawiający ma obowiązek wezwania o dokument przedmiotowy tylko wtedy, gdy przewidzi taką możliwość w ogłoszeniu lub dokumentach zamówienia” – wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 28 lipca 2021 r., KIO 1928/21.
Należy jednak pamiętać, że bez względu na to co postanowi zamawiający, przedmiotowe środki dowodowe nie podlegają uzupełnieniu jeżeli mają służyć one celem potwierdzenia punktacji, jaka ma zostać przyznana w ramach kryteriów oceny ofert. W takim przypadku wykonawca nigdy nie może uzupełnić przedmiotowych środków dowodowych.
Jednocześnie należy zwrócić uwagę, że zamawiający może umożliwić wykonawcom wyłącznie uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych w sytuacji gdy nie zostały złożone lub są niekompletne. Zamawiający nie może jednak przewidzieć ich poprawienia jak ma to miejsce choćby w przypadku podmiotowych środków dowodowych. Jeżeli złożone przedmiotowe środki dowodowe będą wskazywały, iż oferowany przedmiot nie spełnia wymagań zamawiającego, to wówczas oferta takiego wykonawcy będzie podlegała odrzuceniu, bez możliwości poprawienia złożonych przedmiotowych środków dowodowych. Powyższe znajduje potwierdzenie w orzecznictwie, gdzie wskazuje się, iż:
„Brzmienie art. 107 ust. 2 ustawy PZP wyklucza wzywanie o uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych, w sytuacji gdy przedmiotowe środki dowodowe zostały wprawdzie złożone i są kompletne, ale ich treść nie potwierdza zgodności oferowanego zamówienia z wymaganiami zamawiającego. Innymi słowy, jeżeli przedmiotowy środek dowodowy, który został złożony wraz z ofertą, zawiera błędy, nie będzie możliwym wezwanie do jego uzupełnienia” – wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 25 lutego 2022 roku, KIO 338/22.
Istotnym jest więc, iż uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych nie może prowadzić do zmiany treści oferty, tj. przedmiotu oferowanego świadczenia, PZP bowiem tego rodzaju zmian co do zasady zabrania. Przedmiotowe środki dowodowe składane wraz z ofertą ze swej natury służą potwierdzeniu, że oferowany przedmiot dostawy odpowiada wymaganiom przedmiotu zamówienia. Mają one dotyczyć zatem produktu, który jest przedmiotem oferty i potwierdzać jego zgodność z ustalonymi wymaganiami. Tego rodzaju dokumenty mogą być uzupełniane, natomiast przedmiot świadczenia, którego dotyczą takiemu uzupełnieniu podlegać nie może, stanowi bowiem merytoryczną treść oferty – czyli treść zobowiązania wykonawcy do spełnienia wymagań zamawiającego, w tym co do zakresu, ilości, jakości warunków realizacji i innych elementów istotnych dla wykonania zamówienia (tak: wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 16 grudnia 2021 r., KIO 3522/21).
Na koniec wskazać należy, iż zamawiający niezależnie od postanowień dokumentów zamówienia czy ogłoszenia, jest uprawniony do żądania wyjaśnień dotyczących przedmiotowych środków dowodowych.
Jeżeli jesteście Państwo zainteresowani szczegółowymi informacjami w odniesieniu do wskazanego powyżej zagadnienia, uprzejmie prosimy o kontakt.
Michał Szczęsny, Radca Prawny
Dział Prawa Zamówień Publicznych Kancelarii Sadkowski i Wspólnicy
Michał Szczęsny, radca prawny przy OIRP Katowice. Specjalista z zakresu prawa zamówień publicznych i prawa cywilnego. Z zamówieniami publicznymi związany od początku swojej kariery zawodowej. Doświadczenie zawodowe zdobywał doradzając zarówno zamawiającym jak i wykonawcom. Był odpowiedzialny za kontrolę postępowań o udzielenie zamówień publicznych finansowanych ze środków UE w ramach prowadzonych audytów, a także brał czynny udział w obsłudze prawnej przy realizacji projektów infrastrukturalnych. Posiada również doświadczenie w reprezentacji Klientów przed sądami powszechnymi oraz Krajową Izbą Odwoławczą. Autor publikacji prawnych.