Podmiotowe środki dowodowe to środki służące potwierdzeniu braku podstaw do wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji. Co istotne, podmiotowym środkiem dowodowym nie jest wstępne oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, oraz spełnianiu warunków udział w postępowaniu składane na podstawie art. 125 ust. 1 PZP (w postępowaniach powyżej progów unijnych jest to JEDZ).
Artykuł powstał we współpracy z Partnerem Kancelarią Sadkowski i Wspólnicy. Poniższy artykuł przygotował dla Państwa radca prawny Michał Szczęsny.
Do najpopularniejszych środków dowodowych należą informacja z KRK, zaświadczenia z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Urzędu Skarbowego, czy też wykaz zrealizowanych dostaw, usług bądź robót budowlanych wraz z referencjami.
Komentowana kwestia często przyprawia wykonawców o ból głowy z tego powodu, że w jednym postępowaniu podmiotowe środki dowodowe są wymagane, w innym nie są, a w kolejnym co prawda są, ale zupełnie inne niż w poprzednim. W tym zakresie należy mieć na uwadze, iż decyzja o żądaniu podmiotowych środków dowodowych zasadniczo jest swobodną decyzją zamawiającego i jeżeli wykonawca chce uzyskać zamówienie, powinien złożyć podmiotowe środki dowodowe zgodnie z wymogami zamawiającego.
Zamawiający jest zobowiązany do żądania podmiotowych środków dowodowych wyłącznie w postępowaniach powyżej progów unijnych, jednak tylko w zakresie podstaw do wykluczenia z postępowania (w przypadku warunków udziału w postępowaniu zamawiający nigdy nie ma obowiązku żądania podmiotowych środków dowodowych, lecz taka naprawdę jest praktyka).
Zamawiający nie może jednak żądać dowolnych podmiotowych środków dowodowych. Przykładowo nie można żądać zaświadczenia z ZUS, czy też US w sytuacji, gdy zamawiający przewidział w postępowaniu jedynie obligatoryjne podstawy do wykluczenia z postępowania. Podmiotowe środki dowodowe muszą być każdorazowo skorelowane ze wskazanymi w dokumentach zamówienia podstawami do wykluczenia z postępowania, czy też warunkami udziału w postępowaniu.
Często spotykanym jest, że wykonawcy składają wszystkie posiadane w danym momencie podmiotowe środki dowodowe. W tym zakresie należy pamiętać, iż dobrą praktyką jest składanie tylko tych podmiotowych środków dowodowych, które faktycznie są wymagane w postępowaniu, a nie wszystkich tych, które dany wykonawca posiada. Przed złożeniem podmiotowych środków dowodowych powinno się zweryfikować, jakie faktycznie podmiotowe środki dowodowe są wymagane w dokumentach zamówienia, czy też wezwaniu do ich złożenia.
W zakresie podmiotowych środków dowodowych należy pamiętać, że nie powinny być składane wraz z ofertą, co często uchodzi uwadze wykonawców. To zamawiający decyduje kiedy wezwie do przedłożenia podmiotowych środków dowodowych i wyłącznie tego wykonawcę, którego oferta jest najwyżej oceniona. W orzecznictwie istnieje rozbieżność co na wypadek, gdy wykonawca złoży podmiotowe środki dowodowe już wraz z ofertą, ale zamawiający najczęściej literalnie stosują się do dyspozycji art. 126 ust. 1 PZP i wzywają danego wykonawcę do złożenia podmiotowych środków dowodowych, pomimo ich uprzedniego złożenia wraz z ofertą.
Wykonawcy powinni zwrócić szczególną uwagę na formę oraz format składanych podmiotowych środków dowodowych. Jeżeli dany podmiot dysponuje jedynie papierową formą danego dokumentu, to należy go zdigitalizować, a kopię taką opatrzyć odpowiednim podpisem elektronicznym, który jest wymagany w postępowaniu, co będzie rodziło efekt potwierdzenia danego dokumentu za zgodność z oryginałem. Z kolei, gdy dany podmiot otrzymał dany podmiotowy środek dowodowy w oryginalnej postaci elektronicznej (co np. jest często spotykane w przypadku zaświadczenia z ZUS, czy informacji z KRK), to nie powinien tego dokumentu drukować, a następnie skanować i opatrywać odpowiednim podpisem, lecz złożyć zamawiającemu taki oryginalny plik (nie mylić z samą wizualizacją pliku). Jednocześnie należy pamiętać o formatach składanych plików i w tym zakresie należy szczegółowo zapoznać się z postanowieniami dokumentów zamówienia.
Jednym z nowych podmiotowych środków dowodowych jest oświadczenie o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 PZP. Wykonawcy mają często obiekcje do składania tego dokumentu w sytuacji, gdy jednocześnie wraz z tym dokumentem mają składać ww. oświadczenie z art. 125 ust. 1 PZP (co jest wynikiem procedury stosowanej przez zamawiających w postępowaniach powyżej progów unijnych na podstawie art. 139 ust. 2 PZP). Obiekcje te nie są uzasadnione, nawet w takim wypadku należy złożyć zarówno JEDZ, jak i oświadczenie o aktualności oświadczenia składanego w trybie art. 125 ust. 1 PZP.
Przy podmiotowych środkach dowodowych równie istotna jest kwestia ich ważności. Przykładowo w przypadku informacji z KRK, należy przedłożyć informację z KRK sporządzoną nie wcześniej niż na 6 miesięcy przed złożeniem takiego dokumentu. Kwestię tę należy każdorazowo weryfikować, bowiem przy poszczególnych podmiotowych środkach dowodowych, termin ważności jest różny. Pamiętać należy, iż nie ma przeciwwskazań, aby podmiotowe środki dowodowe były wystawione po upływie terminu składania ofert (nawet referencje, o ile potwierdzają zdobycie odpowiedniego doświadczenia przed upływem terminu składania ofert).
Kwestia podmiotowych środków dowodowych jest wyjątkowo złożona, jednak jest kluczowa do uzyskania zamówienia publicznego.
Jeżeli jesteście Państwo zainteresowani szczegółowymi informacjami w odniesieniu do wskazanego powyżej zagadnienia, uprzejmie prosimy o kontakt.
Michał Szczęsny, Radca Prawny
Dział Prawa Zamówień Publicznych Kancelarii Sadkowski i Wspólnicy
Michał Szczęsny, radca prawny przy OIRP Katowice. Specjalista z zakresu prawa zamówień publicznych i prawa cywilnego. Z zamówieniami publicznymi związany od początku swojej kariery zawodowej. Doświadczenie zawodowe zdobywał doradzając zarówno zamawiającym jak i wykonawcom. Był odpowiedzialny za kontrolę postępowań o udzielenie zamówień publicznych finansowanych ze środków UE w ramach prowadzonych audytów, a także brał czynny udział w obsłudze prawnej przy realizacji projektów infrastrukturalnych. Posiada również doświadczenie w reprezentacji Klientów przed sądami powszechnymi oraz Krajową Izbą Odwoławczą. Autor publikacji prawnych.