Kolejną niezwykle ważną czynnością, którą Zamawiający musi wykonać przed ogłoszeniem postępowania przetargowego, jest jego oszacowanie. Szacunek ten powinien być dokonany, zgodnie z zapisami Ustawy Pzp, nie wcześniej niż 3 miesiące przed wszczęciem postępowania przetargowego. To od tego szacunku zależy, jaką Zamawiający zastosuje procedurę udzielenia zamówienia.
Co do zasady podstawą określania szacunkowej wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług. Zgodnie z art. 28 ustawy Pzp Zamawiający przy dokonywaniu tej czynności powinien wykazać się należytą starannością. Ze względu na różnorodność zamówień i okoliczności, w jakich są one udzielane, Ustawa nie wskazuje żadnych konkretnych technicznych wskazówek, jakimi powinien się kierować zamawiający przy szacowaniu przedmiotu zamówienia.
Zdaniem Izby
Podpowiedzi dla Zamawiającego można znaleźć w wynikach kontroli doraźnej Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, który często kontrolując postępowania o udzielenie zamówienia stwierdza naruszenia przepisów dotyczących właśnie szacowania przedmiotu zamówienia. I tak jedna z Uchwał Krajowej Izby Odwoławczej (KIO/KD 58/20) przywołuje stwierdzenie Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych: „Przy prawidłowym szacowaniu wartości zamówienia Zamawiający powinien uwzględnić zarówno identyfikację przedmiotową zamówienia (dostawy tego samego rodzaju) identyfikację podmiotową zamówienia ( czy istnieje możliwość realizacji zamówienia przez tego samego wykonawcę) jak i identyfikację czasową zamówienia (czy istnieje możliwość udzielenia zamówienia na określone świadczenia w tym samym, lub w przewidywalnym, co do terminu czasie)”. W wyniku przywołanej kontroli Zamawiający uzyskuje również odpowiedź na pytanie, w jaki sposób oszacować przedmiot zamówienia, jeśli na dzień szacowania Zamawiający nie wie, ilu pacjentów zgłosi się do Szpitala, którym trzeba będzie podać konkretny lek. W takim przypadku Zamawiający „powinien dokonać takiego szacowania w stosunku do zamówień, które powtarzały się cyklicznie. Wówczas szacowana wartość zamówienia powinna zostać określona, jako suma wartości wielu przewidywanych świadczeń tego samego rodzaju w planowanym okresie”.
A w praktyce
Zamawiający korzystając ze swojego doświadczenia, może szacując konkretny produkt leczniczy wziąć pod uwagę wartość, którą wydał na ten produkt w czasie trwania ostatniej umowy i ją zaktualizować o prognozowany na dany rok średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych. Może również zwrócić się do potencjalnych Wykonawców o przygotowanie kalkulacji cenowej, co przybierze formę tzw. „rozeznania rynku”.
Zamawiający powinien również zwrócić uwagę na ceny urzędowe danych produktów leczniczych z aktualnego obwieszczenia Ministra Zdrowia w sprawie wykazu refundowanych leków, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych. Minister Zdrowia średnio raz na dwa miesiące publikuje wykaz, który zawiera spis produktów i ich cen, po których maksymalnie Wykonawca może dany produkt zaoferować. Przy szacowaniu produktów leczniczych z katalogu leków refundowanych stosowanych w programach lekowych i chemioterapii szpital powinien również wziąć pod uwagę aktualne instrumenty podziału ryzyka (IRD/RSS).
Cały proces szacowania powinien zostać udokumentowany przez Zamawiającego i przechowywany razem z dokumentacją postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
Katarzyna Wójciga- specjalista ds. zamówień publicznych, praktyk z wieloletnim doświadczeniem zarówno po stronie zamawiającego jak i wykonawców.