Jeszcze przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Zamawiający musi podjąć decyzję, jakie kryteria w danym postępowaniu będą determinowały wybór najkorzystniejszej oferty. Należy pamiętać, że dobór tych kryteriów jest kluczowy dla osiągnięcia celu całego postępowania, czyli udzielenia zamówienia publicznego.
Zamawiający zobowiązany jest do opisania kryteriów oceny ofert w sposób jednoznaczny i zrozumiały. Wskazane kryteria i ich opis mają umożliwić Zamawiającemu weryfikację i porównanie poziomu oferowanego wykonania przedmiotu zamówienia na podstawie informacji zawartych w ofercie, a z drugiej strony nie mogą one pozostawić zamawiającemu nieograniczonej swobody wyboru najkorzystniejszej oferty (Art. 240 ust. 2 Pzp). Co więcej, kryteria oceny ofert muszą być związane z przedmiotem zamówienia i nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy.
Zgodnie z art. 242 ust. 1 Pzp: Najkorzystniejsza oferta może zostać wybrana na podstawie:
- Kryteriów jakościowych oraz ceny lub kosztu;
- Ceny lub kosztu;
Zgodnie z powyższym, Ustawodawca bezpośrednio wskazał, iż obok ceny lub kosztu ocena ofert może być dokonywana z uwzględnieniem kryteriów jakościowych, które mogą odnosić się do: parametrów technicznych, właściwości estetycznych i funkcjonalnych, aspektów społecznych, aspektów środowiskowych, aspektów innowacyjnych, organizacji, kwalifikacji zawodowych i doświadczenia osób wyznaczonych do realizacji zamówienia lub serwisu posprzedażowego, pomocy technicznej, warunków dostawy czy okresu realizacji.
Ustawodawca wskazał również ograniczenia w zakresie korzystania wyłącznie z kryterium cenowego. Zgodnie z art. 246 ust. 2 Zamawiający wskazani w art. 4 pkt 1 i 2 Pzp oraz ich związki mogą stosować cenę jako jedyne kryterium oceny ofert lub kryterium o wadze przekraczającej 60 %, jeżeli określą w opisie przedmiotu zamówienia wymagania jakościowe odnoszące się do co najmniej głównych elementów składających się na przedmiot zamówienia. Zamawiający, chcąc skorzystać z powyższej możliwości w opisie przedmiotu zamówienia, musi zdefiniować zindywidualizowane wymagania dotyczące jakości przedmiotu zamówienia tak, aby zaoferowany przez Wykonawców przedmiot zamówienia nie był zróżnicowany pod względem jakościowym.
Zgodnie z zapisami ustawy Pzp kryteria oceny ofert wraz z podaniem ich wag oraz jednoznacznym wskazaniem, co w ramach danego kryterium będzie oceniane musi zostać określone w dokumentach zamówienia m.in. w SWZ i w ogłoszeniu o zamówieniu.
Każde z kryteriów wskazane przez Zamawiającego musi mieć swoje realne uzasadnienie w jego potrzebach. W każdym z nich opis powinien być tak sformułowany, aby jego znaczenie było tożsame i jednolicie zrozumiałe dla każdego z Wykonawców. Zamawiający określając kryteria wskazuje również algorytm, który przyporządkowuje punkty w ramach danego kryterium i nie pozostawia żadnej swobody w ich przyznawaniu. Zarówno kryteria techniczne (mierzalne) gdzie Zamawiający ma możliwość arytmetycznego porównania (np. poziom, ilość, długość), jak i kryteria bardziej subiektywne (np. smak, zapach, miękkość) muszą wskazywać za co i ile punktów zostanie przyznanych przez Zamawiającego. W przypadku określenia kryteriów subiektywnych Zamawiający musi pamiętać o obiektywnym sposobie oceny tych kryteriów według tych samych wskazanych w opisie kryteriów zasad.
Zamawiający opisując dane kryterium, wskazuje również, na podstawie jakich dokumentów będzie odbywała się weryfikacja ich spełnienia. Może to być informacja zawarta w ofercie, ale również informacja zawarta w przedmiotowych środkach dowodowych. Pozacenowe kryteria oceny ofert nie w każdym przypadku muszą być weryfikowane na etapie postępowania. Ustawowy wymóg weryfikowalności kryterium oceny ofert (art. 240 ust. 2 Pzp) musi być interpretowany w kontekście konkretnego kryterium pozacenowego, charakteru takiego kryterium oraz przedmiotu zamówienia. Nie ma wątpliwości, iż istnieją kryteria pozacenowe, które można zweryfikować za pomocą konkretnych dowodów. (…)Ustawodawca zdaniem Izby nie nakłada na zamawiających obowiązku potwierdzenia spełnienia kryteriów pozacenowych jakimiś konkretnymi dowodami. Wskazuje wyłącznie, iż opisując kryteria pozacenowe zamawiający powinien określić sposób sprawdzenia informacji (KIO 5/21,126/21,128/21,129/21). W omawianym przypadku Izba uznała, że weryfikacja pozacenowego kryterium oceny ofert może odbywać się również na podstawie oświadczenia Wykonawcy załączonego do oferty.
Brak wyczerpującego opisu kryterium oceny ofert lub wskazania konkretnych zasad oceny przez Zamawiającego może doprowadzić do potencjalnego naruszenia zasady uczciwej konkurencji. Zatem, w sytuacji, gdy stwierdzona i opisana konstrukcja kryteriów oceny nie gwarantuje zachowania tych zasad to, wybór najkorzystniejszej oferty nie może zostać dokonany. W konsekwencji wskazać należy, iż gdyby zamawiający, wobec opisanych wyżej wad kryteriów zdecydował się kontynuować postępowanie i doprowadzić do wyboru najkorzystniejszej oferty, to miałby wszelkie podstawy liczyć się z możliwością unieważnienia umowy na skutek realizacji wynikającego z art. 146 ust. P.z.p.. Z tego względu niewątpliwym jest, że Zamawiający ma podstawy do zastosowania art. 93 ust. 1 pkt 7 i unieważnienia postępowania, jako obarczonego niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego. (KIO 2438/20).
Wśród pozacenowych kryteriów oceny ofert w postępowaniach na dostawę produktów leczniczych prym wiedzie kryterium „termin dostawy”. W większości przypadków kryterium te było stosowane w związku z zapisami ustawy Pzp z 2004 r. Zamawiający chcąc zastosować kryterium cenowe o wadze 100 % musiał w opisie przedmiotu zamówienia określić standardy jakościowe odnoszące się do wszystkich istotnych cech przedmiotu zamówienia oraz wykazać w załączniku do protokołu, w jaki sposób zostały uwzględnione w opisie przedmiotu zamówienia koszty cyklu życia. Oczywiście większa część z Zamawiających uznała, że wygodniej i bezpieczniej będzie wprowadzić pozacenowe kryterium oceny ofert, niż zastanawiać się nad kosztami cyklu życia poszczególnych produktów leczniczych. I tak, Zamawiający zaczęli premiować Wykonawców, którzy zadeklarowali się w swoich ofertach, że dany produkt leczniczy dostarczą o jeden lub dwa dni szybciej, niż standardowo Zamawiający tego wymagał.
Obecnie wraz z wejściem w życie nowej ustawy Pzp z 2019 r. ustawodawca zmodyfikował wcześniejszy zapis, i nie nałożył na Zamawiającego żadnego dodatkowego obowiązku w przypadku stosowania przez niego kryterium cenowego o wadze przekraczającej 60%, oczywiście poza określeniem w opisie przedmiotu zamówienia wymagań jakościowych odnoszących się do co najmniej głównych elementów składających się na przedmiot zamówienia. W związku z powyższym można obecnie zauważyć, iż w większości postępowań na dostawę produktów leczniczych jedynym kryterium oceny ofert jest cena.
Produkty lecznicze są specyficznym przedmiotem zamówienia i już sam ich prawidłowo przygotowany opis określa standardy jakościowe produktu, więc Zamawiający nie ma żadnego dodatkowego obowiązku związanego z zastosowaniem tylko cenowego kryterium oceny ofert.
Katarzyna Wójciga- specjalista ds. zamówień publicznych, praktyk z wieloletnim doświadczeniem zarówno po stronie zamawiającego jak i wykonawców.