Zamawiający po wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie podstawowym lub przetargu nieograniczonym i udostępnieniu na stronie internetowej prowadzonego postępowania Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ) oraz ogłoszenia o zamówieniu może w uzasadnionych przypadkach przed upływem terminu składania ofert zmienić treść SWZ. Zmiana treści SWZ może być wynikiem zarówno odpowiedzi udzielonych Wykonawcom na wnioski o wyjaśnienie treści SWZ, o których mowa była w artykule z 28.09 2022 Okiem Zamawiającego – Wyjaśnienia treści SWZ oraz samodzielnej decyzji Zamawiającego wynikającej z zauważonej pomyłki w treści dokumentacji.
Zgodnie z art. 137 ust 1 ustawy Pzp (w przypadku przetargu nieograniczonego) oraz art.286 ust 1 ustawy Pzp (w przypadku trybu podstawowego) Zamawiający może dokonać zmiany tylko w uzasadnionych przypadkach oraz tylko przed upływem terminu składania ofert. Dokonaną zmianę treści SWZ Zamawiający umieszcza na stronie internetowej prowadzonego postępowania. W przypadku gdy zmiana treści SWZ prowadzi również do zmiany ogłoszenia o zamówieniu, a więc dotyczy informacji tam zawartych, Zamawiający przekazuje zmianę treści ogłoszenia Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej (UPUE) w przypadku przetargu nieograniczonego lub zamieszcza w Biuletynie Zamówień Publicznych w przypadku postępowania prowadzonego w trybie podstawowym. Jeśli zmiany SWZ są istotne dla sporządzenia oferty lub wymagają od wykonawców dodatkowego czasu na zapoznanie się ze zmianą SWZ i przygotowania ofert, Zamawiający zobowiązany jest zgodnie z art. 137 ust. 6 Pzp lub art. 286 ust. 4 Pzp do przedłużenia terminu składania ofert o czas niezbędny na ich przygotowanie.
Zgodnie z art. 137 ust. 5 ustawy Pzp w przypadku postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego oraz zmianą zapisów SWZ powodującą konieczność przekazania ogłoszenia o zmianie do Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej (DZUUE), Zamawiający może udostępnić informacje o zmianie SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania dopiero w momencie opublikowania się ogłoszenia o zmianie w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub w terminie 48 godzin od potwierdzenia przez Urząd Publikacji Unii Europejskiej otrzymania tego ogłoszenia, jeśli wcześniej zamawiający nie został powiadomiony o publikacji. W przypadku postępowań prowadzonych w trybie podstawowym powyższa regulacja nie znalazła odpowiednika, gdyż ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych publikowane są automatycznie. Zamawiający dokonując zmiany SWZ prowadzącej do zmiany ogłoszenia o zamówieniu publikuje na stronie internetowej prowadzonego postępowania zmianę SWZ razem z opublikowanym ogłoszeniem o zmianie.
Przy ogłoszeniach dotyczących postępowań powyżej progów unijnych Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej publikuje te ogłoszenia w ciągu 5 dni od ich otrzymania. W związku z powyższym Zamawiający dokonując zmiany SWZ w takim zakresie, gdzie konieczna będzie zmiana ogłoszenia o zamówieniu, zmianę SWZ może opublikować na stronie prowadzonego postępowania albo w momencie opublikowania ogłoszenia o zmianie w DZUUE lub w terminie 48 godzin od momentu otrzymania maila potwierdzającego, że UPUE otrzymał ogłoszenie o zmianie. Z doświadczenia Zamawiającego szybciej upłynie 48 godzin od potwierdzenia przez Urząd otrzymania ogłoszenia o zmianie niż fizycznie,to ogłoszenie zostanie opublikowanie, z reguły publikacja ogłoszeń o zmianie następuje w maksymalnie dopuszczanym terminie, tj. 5 dni od dnia otrzymania ogłoszenia przez UPUE.
Analizując powyższe, można zauważyć, że Zamawiający decydując się na zmianę zapisów SWZ w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego, która będzie powodowała konieczność zmiany ogłoszenia o zamówieniu, a za taką należy również uznać zmianę terminu składania i otwarcia ofert, musi ją przewidzieć co najmniej 48 godzin przed terminem składania ofert, co i tak jest balansowaniem na krawędzi. UPUE może nie potwierdzić od razu otrzymania ogłoszenia o zmianie i w takim przypadku Zamawiający nie zdąży z poinformowaniem Wykonawców przed terminem składania ofert o jego zmianie, a po terminie składania ofert, zmiana terminu jest niezgodna z ustawą PZP.
Ustawodawca w przypadku postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego w art. 137 ust. 7 Pzp wprowadził regulację, która ogranicza możliwość zmiany SWZ: Gdy zmiana treści SWZ prowadziłaby do istotnej zmiany charakteru zamówienia w porównaniu z pierwotnym określonym, w szczególności prowadziłaby do znacznej zmiany zakresu zamówienia Zamawiający zobowiązany jest do unieważnia postepowania zgodnie z art. 256. Powyższa regulacja wprowadzona została na podstawie motywu 81 dyrektywy klasycznej, zgodnie z którą zmiany SWZ nie mogą prowadzić do zwiększenia ilości potencjalnych Wykonawców w porównaniu do liczby potencjalnych Wykonawców przed zmiana treści SWZ. Za niedopuszczalne zmiany SWZ należałoby uznać zmianę dotycząca charakteru zamówienia, zwiększenia zakresu zamówienia np. poprzez dodanie części zamówienia czy zmianę rodzaju zamówienia. Należy zauważyć, iż powyższa regulacja dotyczy tylko postępowań prowadzonych w trybie przetargu nieograniczonego. W przypadku postępowań prowadzonych w trybie podstawowym ustawodawca dopuścił możliwość zmiany SWZ w szerszym zakresie, zmianie może więc ulec zakres zamówienia jeśli zmiana nastąpi przed upływem terminu składania ofert a zamawiający, przedłuży termin składania ofert o czas niezbędny na ich przygotowanie.
Katarzyna Wójciga- specjalista ds. zamówień publicznych, praktyk z wieloletnim doświadczeniem zarówno po stronie zamawiającego jak i wykonawców.