Zamawiający w całym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego wykonuje wiele czynności. Po wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie podstawowym lub przetargu nieograniczonym oraz udostępnieniu całej dokumentacji postępowania na stronie internetowej prowadzonego postępowania udziela wyjaśnień do wniosków o wyjaśnienie SWZ, które do niego wpłynęły.
Przed otwarciem ofert zobowiązany jest jeszcze do wykonania jednej czynności — mianowicie zgodnie z art. 222 ust. 4 Pzp najpóźniej przed otwarciem ofert, zamawiający udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Jest to kwota, która wynika z budżetu zamawiającego lub planu finansowego.
Zamawiający, zamieszczając informacje o kwocie, jaką zmierza przeznaczyć na sfinansowanie danego zamówienia, zobowiązuje się do wyboru oferty najkorzystniejszej, pod warunkiem że zaoferowana cena lub koszt nie przekracza podanej przez niego kwoty. Kwota, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia, odpowiada bowiem faktycznym możliwościom sfinansowania zamówienia w określonej wysokości. Kwota ta jest kwotą o charakterze minimalnym, co oznacza, że zamawiający może dokonać korekt wydatków w swoim planie finansowym. A tym samym możliwe jest jej zwiększenie. (KIO 755/22)
Czynności związane z otwarciem ofert
Otwarcie ofert następuje w terminie, który został wskazany w dokumentacji postępowania lub w zmianach do SWZ, jeśli zamawiający dokonał zmiany terminu składania i otwarcia ofert. Zgodnie z art. 222 ust. 1 Pzp otwarcie ofert powinno zostać wyznaczone niezwłocznie po upływie terminu składania, jednak nie później niż następnego dnia po dniu, w którym upłynął termin składania ofert. Jeżeli jednak nastąpiłaby awaria systemu teleinformatycznego, która powoduje brak możliwości otwarcia ofert w wyznaczonym terminie, zamawiający otwiera oferty niezwłocznie po usunięciu awarii (Art. 222 ust. 2 Pzp).
Jeszcze przed wprowadzeniem elektronizacji w zamówieniach publicznych zwyczajem było, iż w przypadku postępowań na dostawę produktów leczniczych reprezentanci wykonawców, którzy złożyli oferty do postępowania, brali udział w czynności otwarcia ofert. Jeśli takie postępowanie składało się z kilkuset części, można było spodziewać się na otwarciu nawet kilkudziesięciu przedstawicieli wykonawców. Zamawiający w tamtym stanie prawnym przed otwarciem informował wykonawców, jaką kwotę zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia dla każdej części zamówienia a później, po kolei otwierał oferty, które do niego wpłynęły do godziny składania ofert. Czytał dane każdego z wykonawców oraz zaoferowane przez niego ceny w zakresie każdej części zamówienia. Czynność otwarcia ofert w tamtym czasie potrafiła trwać nawet kilka godzin. Obecnie otwarcie ofert to „jedno kliknięcie myszką komputerową” i wszystkie oferty stają się widoczne dla Zamawiającego. W obecnej ustawie brak jest zapisu o jawności czynności otwarcia ofert, co oznacza, że Zamawiający nie musi dokonywać publicznego ich otwarcia.
Obowiązki informacyjne
Jednym z pierwszych obowiązków zamawiającego po otwarciu ofert jest zgodnie z art. 222 ust. 5 Pzp udostępnienie na stronie internetowej prowadzonego postępowania informacji dotyczących złożonych ofert. Zamawiający zobowiązany jest do udostępnienia tej informacji niezwłocznie po dokonaniu czynności otwarcia ofert. Informacja ta ma zawierać dane wykonawców, ich siedziby a w przypadku osób fizycznych imiona i nazwiska, miejsca zamieszkania albo miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, a także ceny lub koszty zaoferowane przez tych Wykonawców.
Słowo niezwłocznie w przywołanym wyżej artykule dla zamawiającego w każdym z postępowań może mieć różne znaczenie. O ile informację z otwarcia ofert w przypadku postępowania składającego się z kilku części zamawiający rzeczywiście jest w stanie wykonać niezwłocznie, to w przypadku postępowań składających się z kilkuset części, gdzie oferty złożyło kilkudziesięciu wykonawców słowo niezwłocznie, zyskuje zupełnie inne brzmienie.
Co więcej, wraz z wejściem w życie ustawy Prawo Zamówień Publicznych z dnia 11 września 2019 roku ustawodawca dodatkowo zobowiązał zamawiającego, zgodnie z art. 81 Pzp do przekazania Prezesowi Urzędu informacji o złożonych ofertach nie później niż w terminie 7 dni od dnia otwarcia ofert. Zakres informacji objętych powyższym obowiązkiem oraz tryb ich przekazania określa Minister właściwy do spraw gospodarki w drodze rozporządzenia.
W uzasadnieniu do ustawy Pzp wskazano, iż powyższy artykuł służy „realizacji zadania Prezesa urzędu określonego w art. 469 pkt 4 projektu ustawy, zgodnie z którym jest on zobowiązany do dokonywania analiz funkcjonowania zamówień publicznych, w art. 81 przewidziano dodatkowe narzędzie, które w większym stopniu pozwoli na bieżąco realizować to zadanie”.
Powyższa informacja przekazywana jest Prezesowi Urzędu poprzez portal e-zamówienia, gdzie znajduje się specjalny formularz do wypełnienia: Formularz informacji o złożonych ofertach i wnioskach do prezesa UZP. Zawiera on podstawowe informacje o postępowaniu o udzielenie zamówienia, kwocie jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, wykonawcach, którzy złożyli oferty oraz zaoferowanych przez nich cenach. W niektórych przypadkach sporządzenie takiej informacji może okazać się sporym wyzwaniem dla zamawiającego szczególnie przy postępowaniach składających się z kilkuset części. Zamawiający we wskazanej wyżej informacji w zakresie każdej z części zobowiązany jest do podania kwoty na sfinansowanie zamówienia, podania nazw i adresów wszystkich wykonawców, którzy złożyli w tej części ofertę oraz zaoferowanej przez nich ceny. Ponadto należy pamiętać, że Zamawiający zobowiązany jest do przekazania tej informacji w terminie 7 dni od otwarcia ofert.
Można zauważyć, że informacja wysyłana do Prezesa Urzędu (art. 81 Pzp) oraz informacja udostępniana na stronie internetowej prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia (art. 222 ust. 5 Pzp) są do siebie bardzo podobne, obie zawierają dane dotyczące wykonawców oraz dane w zakresie cen zawartych w ofertach. Dlaczego dwóch przywołanych wyżej artykułów nie można było w żaden sposób połączyć? Na stronie internetowej prowadzonego postępowania oraz do Prezesa Urzędu udostępniana byłaby ta sama informacja, zamawiający miałby o „połowę mniej pracy” – może przełożyłoby się to na czas trwania postępowań przetargowych? Wykonawca zaś miałby dostęp do jednolitych informacji z otwarcia ofert u każdego Zamawiającego.
Katarzyna Wójciga- specjalista ds. zamówień publicznych, praktyk z wieloletnim doświadczeniem zarówno po stronie zamawiającego jak i wykonawców.