Po otwarciu ofert zamawiający weryfikuje ofertę zarówno pod kątem zgodności zaoferowanego przedmiotu zamówienia względem wymaganego jak również sprawdza ofertę pod kątem formalno-prawnym. Zamawiający w SWZ dokładnie wskazuje wykonawcom, jakie dokumenty należy złożyć razem z ofertą. A zatem może pojawić się wątpliwość, co jest ofertą w zamówieniach publicznych, a co już nią nie jest?
Pod pojęciem oferty w prawie cywilnym rozumie się złożenie oświadczenia woli przez oferenta, można powiedzieć, że jest to stanowcza propozycja zawarcia umowy. Krajowa Izba Odwoławcza rozszerzyła tą definicję w wyroku KIO 6/22: „Co do zasady, przyjąć należy, stosownie do art. 8 p.z.p., rozumienie oferty zgodnie z postanowieniami k.c., jednak z uwzględnieniem specyficznych dla zamówień publicznych rozwiązań odnoszących się do takich kwestii, jak np. związanie ofertą (początek związania ofertą i upływ okresu związania ofertą) lub konieczność stosowania, poddanych ogólnym zasadom rządzącym zamówieniami publicznymi, formalnych czynności proceduralnych wynikających z zastosowania określonego trybu prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Stąd samo pojęcie „oferta„ w p.z.p. nie zawsze odpowiada definicji kodeksowej i jest ono traktowane w sposób funkcjonalny.” Co więcej „przedmiot świadczenia (…), stanowi bowiem merytoryczną treść oferty — czyli treść zobowiązania wykonawcy do spełnienia wymagań zamawiającego, w tym co do zakresu, ilości, jakości warunków realizacji i innych elementów istotnych dla wykonania zamówienia. Na tak rozumianą treść oferty składa się nie tylko formularz ofertowy, ale też wszystkie dokumenty dookreślające i precyzujące zobowiązanie wykonawcy, składane wraz z formularzem ofertowym. Niekiedy może mieć miejsce sytuacja, że sam formularz ofertowy nie zawiera odpowiedniego miejsca do wskazania informacji o oferowanym produkcie (np. jego nazwy, modelu, producenta), a ich konkretyzacja następuje w innych składanych wraz z ofertą dokumentach.” KIO 3522/21.
W przypadku postępowań na dostawę produktów leczniczych ofertę z reguły stanowi jeden z załączników do SWZ właśnie o takiej nazwie „druk oferty” oraz formularz asortymentowo-cenowy, gdzie wykonawca wskazuje, jaki konkretnie produkt zaoferował (nazwa, producent, dawka) oraz jego cenę.
Dokumenty składane wraz z ofertą
Wykonawca wraz z ofertą zgodnie z art. 125 ustawy Pzp składa oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, spełnieniu warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, w zakresie wskazanym przez zamawiającego. W postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego oświadczenie, o którym mowa powyżej wykonawca składa na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (JEDZ).
Wraz z wejściem w życie ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, oraz rozporządzeniem UE 2022/576 w sprawie rozporządzenia UE nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie wykonawcy zobowiązani są do złożenia wraz z ofertą również oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę, oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2022, poz. 835) oraz oświadczenia o nieistnieniu wobec wykonawcy składającego oświadczenie okoliczności, o których mowa w art. 5k rozporządzenia Rady UE 833/2014 w brzmieniu nadanym rozporządzeniem rady UE 2022/576.
Przedmiotowe środki dowodowe
Razem z ofertą wykonawcy składają również wskazane w SWZ przedmiotowe środki dowodowe. Zgodnie z definicją ustawową przez przedmiotowe środki dowodowe należy rozumieć środki służące potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia, lub opisie kryteriów oceny ofert, lub wymaganiami związanymi z realizacją zamówienia. Do przedmiotowych środków dowodowych zalicza się m.in. certyfikaty wydane przez jednostkę oceniającą zgodność albo sprawozdania z badań przeprowadzonych przez tę jednostkę, dokumentację techniczną producenta, próbki, zdjęcia, makiety. Dokumenty te nie stanowią treści oferty, ale mają służyć jedynie potwierdzeniu tego, co jest zawarte w treści oferty. Zamawiający opisując wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia, wskazuje również przedmiotowe środki dowodowe, które będą potwierdzać spełnienie tych wymagań.
Zgodnie z art. 107 ustawy Pzp jeśli zamawiający żąda złożenia przedmiotowych środków dowodowych, to wykonawca składa je wraz z ofertą. Jeżeli wykonawca nie złoży ich z ofertą lub złożone przedmiotowe środki dowodowe są niekompletne, zamawiający wzywa do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, o ile przewidział to w dokumentach zamówienia. Powyższego wezwania do uzupełnienia zamawiający nie może zastosować, jeżeli przedmiotowe środki dowodowe zostały złożone w celu potwierdzenia zgodności z cechami lub kryteriami oceny ofert. Zamawiający nie wzywa również wykonawcy do uzupełnienia przedmiotowego środka dowodowego, jeśli załączony do oferty dokument jednoznacznie wskazuje na niezgodność oferty z wymaganiami zamawiającego. Taka oferta podlega odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 Ustawy Pzp, zgodnie z którym zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia.
Uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych nie może prowadzić do zmiany treści oferty, dokumenty te mają dotyczyć produktu, który jest przedmiotem oferty i potwierdzać jego zgodność z ustalonymi przez zamawiającego wymaganiami. Należy również podkreślić, iż ustawodawca w zakresie art. 107 ust. 2 ustawy PZP upoważnił zamawiającego do wezwania wykonawcy do uzupełnienia tych dokumentów tylko w sytuacji, gdy wykonawca ich nie złożył lub złożone dokumenty są niekompletne, co precyzyjnie wyjaśniła Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku KIO 663/22: „Przepis art. 107 ust. 2 p.z.p. jest instrumentem dopuszczającym możliwość konwalidowania nieprawidłowego działania wykonawcy, ale w ograniczonym zakresie. Tutaj ustawodawca nie dopuścił do szerokiego umożliwienia uzupełnienia dokumentów, tak jak dla podmiotowych środków dowodowych (zgodnie z art. 128 ust. 1 p.z.p., zamawiający wzywa do złożenia/poprawienia/uzupełnienia dowodów, które są niekompletne lub zawierają błędy). Tryb z art. 107 ust. 2 p.z.p (…), nie dopuszcza uzupełnienia dokumentów zawierających błędy, co należy rozumieć jako błędy merytoryczne. Nie ma więc możliwości dokonania istotnej merytorycznie zmiany treści przedmiotowego środka dowodowego. (…) Wezwanie z art. 107 ust. 2 p.z.p. należy stosować niezwykle rozważanie, ponieważ co do zasady przepis ten nie znajdzie zastosowania w sytuacji, gdy przedmiotowe środki dowodowe zostały wprawdzie złożone i są kompletne, ale ich treść nie jest wystarczająca do pozytywnej oceny zgodności oferowanego zamówienia z wymaganiami zamawiającego. Nie będzie również podlegał uzupełnieniu taki przedmiotowy środek dowodowy, który potwierdza, że oferta jest niezgodna z wymaganiami zamawiającego.”
Reasumując, zamawiający bardzo często w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego wymagają przedmiotowych środków dowodowych i w sumie nie ma w tym nic dziwnego, gdyż tylko za pomocą tych dokumentów mogą prawidłowo zweryfikować, czy wykonawca zaoferował produkt lub usługę, którą rzeczywiście Zamawiający chce kupić. Jednak każdy z wykonawców powinien uważnie wczytać się w zapisy SWZ, aby poznać zasady składania tych dokumentów w danym postępowaniu.
Katarzyna Wójciga- specjalista ds. zamówień publicznych, praktyk z wieloletnim doświadczeniem zarówno po stronie zamawiającego jak i wykonawców.