Najprzyjemniejsze dla zamawiającego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego to takie, w których oferty są tak przygotowane, że zamawiający nie musi ich ani wyjaśniać, ani nic w nich poprawiać. W rzeczywistości jednak rzadko kiedy takie idealne oferty są składane. W każdym postępowaniu może zdarzyć się oferta, która zawiera omyłki, nieprecyzyjne sformułowania czy też błędy rachunkowe.
Ustawodawca zgodnie z art. 223 ustawy Pzp dał możliwość zamawiającemu wezwania wykonawcy do udzielenia wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty, przedmiotowych środków dowodowych lub innych dokumentów lub oświadczeń. Zamawiający korzysta z tej możliwości w sytuacji, gdy oferta lub dokumenty z nią złożone są nieprecyzyjne, dwuznaczne lub budzą wątpliwość zamawiającego, co do zgodności oferty z warunkami zamówienia.
Wyjaśnienia złożone przez wykonawcę w odpowiedzi na pismo zamawiającego nie mogą prowadzić do negocjacji treści złożonej oferty ani do jej zmiany. Ustawodawca w przypadku niezłożenia wyjaśnień przez wykonawcę nie przewidział żadnych sankcji z tego tytułu dla niego. Jednak w sytuacji, gdy wątpliwości zamawiającego nie zostaną wyjaśnione, może on w konsekwencji podjąć niekorzystną dla wykonawcy decyzję o odrzuceniu jego oferty ze względu na niezgodność z warunkami zamówienia.
Oferty po ich otwarciu z zasady nie mogą być w żaden sposób zmieniane, jedynym odstępstwem od tej zasady jest art. 223 ust.2 ustawy Pzp:
Zamawiający poprawia w ofercie:
- Oczywiste omyłki pisarskie
- Oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,
- Inne omyłki polegające na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty
– niezwłocznie zawiadamiając o tym wykonawcę, którego oferta została poprawiona.
Oczywista omyłka pisarska
Ustawodawca nie zawarł nigdzie definicji oczywistej omyłki pisarskiej, do tego pojęcia odwołał się Sąd Okręgowy w Gdańsku w wyroku SO w Gdańsku z dnia 27.06.2008 r. (sygn.. akt XII Ga206/08) „możliwość poprawienia oczywistej omyki w tekście oferty dotyczy wyłącznie takich błędów, które są łatwe do zauważenia, a „oczywistość” omyłki rozumianej jako określona niedokładność nasuwa się każdemu, bez potrzeby przeprowadzania dodatkowych badań czy ustaleń. Może to być błąd pisarski, logiczny, przypadkowe przeoczenie lub inna niedokładność przypadkowa, która nasuwa się sama przez się każdemu. Przez oczywista omyłkę powszechnie rozumie się błąd zwykły wynikający z przeoczenia lub innej wady procesu myślowo-redakcyjnego, a niespowodowany uchybieniem merytorycznym. Ma więc charakter proceduralno – techniczny, a nie merytoryczny. Istotnym przy tym pozostaje, że oczywista omyłka w tekście oferty nie może w żadnym razie doprowadzić do zmiany jej treści – pod pozorem sprostowania oczywistej omyłki nie można bowiem doprowadzić do wytworzenia nowej treści oświadczenia.”
Oczywista omyłka rachunkowa
Oczywistą omyłką rachunkową jest omyłka wynikająca z błędnej operacji rachunkowej na liczbach. Zamawiający stwierdza taką omyłkę, gdy przebieg działania matematycznego może być prześledzony i na podstawie reguł matematycznych jest w stanie taki błąd stwierdzić. Poprawienie takiej omyłki może skutkować zmianą ceny, która została zaoferowana.
Inna omyłka polegająca na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia
Ostatnią omyłką, jaką zamawiający może poprawić w ofercie, jest omyłka polegająca na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia z zastrzeżeniem, że jej poprawa nie spowoduje istotnych zmian w treści oferty. Zamawiający, aby stwierdzić czy poprawienie oferty nie spowoduje jej zmiany, musi zweryfikować wszystkie elementy składające się na ofertę oraz sprawdzić, czy z ich treści nie wynika, że wykonawca popełnił niezamierzony błąd. Definicja takiej omyłki, która już zmienia treść oferty nie istnieje. Trafnie zauważył Sąd Okręgowy w Krakowie w uzasadnieniu wyroku z 23 kwietnia 2009 r. sygn.. akt. XII Ga 102/09: „W ocenie Sądu Okręgowego nie ulega jednak kwestii, iż ocena, czy poprawienie innej omyłki przez zamawiającego powoduje (lub nie) istotną zmianę w treści oferty musi być dokonywana na tle konkretnego stanu faktycznego. To co w ramach danego zamówienia może prowadzić do istotnej zmiany w treści oferty, nie musi rodzić takiego efektu przy ocenie ofert innego podobnego zamówienia. Nadto należy zaznaczyć, że poprawienie przez zamawiającego innej omyłki w trybie art. 87 ust. 2 pkt 3 Pzp nie może powodować istotnych zmian w treści całej oferty, a nie jej fragmentu. Innymi słowy, kwantyfikator „istotnych zmian” należy w ocenie sądu odnosić do całości treści oferty i konsekwencję tych zmian należy oceniać, biorąc pod uwagę przedmiot zamówienia i całość oferty.” . Podobne poglądy prezentowane są również w wyrokach krajowej Izby Odwoławczej KIO 85/22 i KIO 987/22, gdzie Zamawiający powinien rozważyć: ”na ile zmiana oddaje pierwotny sens i znaczenie treści oferty, a na ile stanowi wytworzenie całkowicie nowego oświadczenia, odmiennego od złożonego przez wykonawcę w stopniu nakazującym uznać, że wykonawca nie złożyłby takiego oświadczenia, gdyż nie odzwierciedla ono jego intencji wyrażonych w poddawanej poprawie ofercie. O istotności takiej może zatem decydować skala zmiany wielkości ceny, skala zmiany zakresu przedmiotu świadczenia czy warunków jego realizacji. Dla oceny istotnego charakteru wprowadzanych zmian kluczowe znaczenie ma bowiem ich zakres w stosunku do całości treści oferty i przedmiotu zamówienia.”
W przypadku, gdy zamawiający nie jest pewny, w jaki sposób omyłka powinna zostać poprawiona, może wezwać wykonawcę (zgodnie z art. 223ust. 1 ustawy Pzp) do wyjaśnienia treści oferty, i tym samym uzyskać pewność (lub nie) czy rzeczywiście Wykonawca popełnił wskazaną omyłkę. Na ten temat wypowiedziała się również Krajowa Izba Odwoławcza KIO, 85/22: „Co do możliwości samodzielnego poprawienia przez zamawiającego omyłkowej niezgodności, bez udziału wykonawcy, w pierwszej kolejności należy zauważyć, że przepis art. 223 ust. 2 pkt 3 p.z.p. wprost takiej przesłanki nie formułuje. Stosowanie jej w praktyce przez zamawiających eliminuje ryzyko naruszenia zakazu prowadzenia jakichkolwiek negocjacji z wykonawcą na temat złożonej oferty oraz gwarantuje zachowanie podstawowych zasad równego traktowania wykonawców i przestrzegania uczciwej konkurencji pomiędzy nimi. Nie oznacza to jednak braku możliwości uprzedniego zastosowania instytucji wezwania wykonawcy do wyjaśnienia treści złożonej oferty. Wręcz przeciwnie, skorzystanie przez zamawiającego z wyjaśnień wykonawcy może być wręcz nieodzowne nie tylko dla oceny, czy doszło w ogóle do pomyłki, lecz również dla ustalenia, w jaki sposób należałoby ją poprawić. Należy odróżnić skorzystanie z treści udzielonych przez wykonawcę wyjaśnień od niedopuszczalnej ingerencji wykonawcy. Skoro dopuszczalne jest wyjaśnienie treści złożonej oferty, dysponowanie przez zamawiającego wszystkimi niezbędnymi danymi do dokonania poprawienia omyłek bez ingerencji wykonawcy należy oceniać z uwzględnieniem treści informacji uzyskanych w wyniku wyjaśnień.”
Zamawiający każdorazowo, po poprawieniu omyłki w ofercie wykonawcy zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania go o tym fakcie, a w przypadku poprawienia innej omyłki polegającej na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia dodatkowo wyznacza wykonawcy termin na wyrażenie zgody na poprawienie tej omyłki lub zakwestionowanie jej poprawienia. W przypadku braku odpowiedzi na takie pismo, zamawiający uznaje, że wykonawca wyraził zgodę na poprawienie omyłki. Należy również zwrócić uwagę, iż w przypadku zakwestionowania poprawienia omyłki przez wykonawcę, jego oferta zgodnie z art. 226 ust. 2 pkt 1 ustawy Pzp będzie podlegała odrzuceniu.
Reasumując ustawodawca, umożliwiając zamawiającemu samodzielne poprawienie omyłek w ofertach Wykonawców (oczywiście, gdy omyłki te nie powodują istotnych zmian w treści oferty) sprawia, że oferty, które zawierają takowe nieistotne omyłki, nie podlegają odrzuceniu. Umożliwienie Zamawiającym takiej “poprawy ofert” ma na celu wyłonienie wykonawcy w postępowaniu a co za tym idzie udzielenie zamówienia publicznego.
Katarzyna Wójciga- specjalista ds. zamówień publicznych, praktyk z wieloletnim doświadczeniem zarówno po stronie zamawiającego jak i wykonawców.