W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z art. 135 ustawy Pzp wykonawca może zwrócić się do zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści SWZ. Zamawiający jest zobowiązany ustawą Pzp do udzielenia wyjaśnień treści SWZ, jedynie w przypadku, gdy taki wniosek wpłynie do zamawiającego nie później niż 14 albo 7 dni przed upływem terminu składania ofert. Termin 7-dniowy dotyczy postępowań, w których zamawiający skorzystał z dyspozycji art. 138 ust 2 pkt 2 ustawy Pzp dotyczącego skrócenia terminu składania ofert.
Jak ustalić zatem kiedy upływa termin na złożenie wniosku o wyjaśnienie treści SWZ?
Należy od daty składania ofert odjąć 14 lub 7 dni. Powstała w ten sposób data (tożsama względem nazwy tygodnia z datą składania ofert) jest ostatnim dniem na złożenie wniosku o wyjaśnienie treści SWZ przez wykonawcę. Jeżeli jednak powstała data przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, to zgodnie z art. 115 Kodeksu Cywilnego termin na złożenie wniosku o wyjaśnienie treści SWZ, który zobowiązuje zamawiającego do udzielenia wyjaśnień, upływa dnia następnego, który nie jest ani dniem wolnym od pracy ani sobotą. Termin upłynie o północy wskazanego dnia.
Do kiedy zamawiający zobowiązany jest do udzielenia wyjaśnień na wnioski wykonawców, które wpłynęły w terminie?
Zgodnie z art. 135 ust. 2 ustawy Pzp zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 6 dni przed upływem terminu składania ofert albo nie później niż na 4 dni przed upływem terminu składania ofert, w przypadku skrócenia terminu składania ofert przez zamawiającego. Początek tego terminu to dzień, w którym wpłynął wniosek o wyjaśnienie treści SWZ do zamawiającego, a koniec upływa w 6-tym lub 4-tym dniu przed upływem terminu składania ofert. Aby obliczyć datę końcową tego terminu, należy od daty składania ofert odjąć 6 lub 4 dni. Jeżeli wyznaczony w ten sposób dzień przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, to zgodnie z art. 115 Kodeksu Cywilnego termin udzielenia odpowiedzi przez zamawiającego upływa z końcem dnia następnego, który nie jest ani dniem wolnym od pracy ani sobotą.
Postępowanie prowadzone w trybie podstawowym.
W przypadku postępowania prowadzonego w trybie podstawowym zgodnie z art. 284 ust. 2 ustawy Pzp ostateczny termin na przekazanie zamawiającemu wniosku o wyjaśnienie treści SWZ, na które zamawiający będzie zobowiązany odpowiedzieć, upływa na 4 dni przed terminem składania ofert. A więc analogicznie jak w przypadku postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego należy od daty składania ofert odjąć 4 dni, i ten dzień, jeżeli nie jest on wolny od pracy ani nie jest sobotą, należy uznać za ostateczny termin na wpłynięcie wniosków o wyjaśnienie treści SWZ do zamawiającego. Jeśli ten dzień wypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny, koniec terminu na wpłynięcie wniosków o wyjaśnienie SWZ upływa kolejnego dnia, który nie jest dniem wolnym lub sobotą o północy. Zamawiający, aby obliczyć termin na udzielenie wyjaśnień SWZ, analogicznie jak w przetargu nieograniczonym od terminu składania ofert odejmuje 2 dni. Jeżeli ten dzień jest sobotą lub dniem ustawowo wolnym od pracy, przesuwamy ten dzień na dzień następny, który nie jest ani dniem wolnym od pracy ani sobotą.
Możemy rozważyć przykład postępowania prowadzonego w trybie podstawowym z terminem składania ofert wyznaczonym na poniedziałek (31.10.2022). Ostateczny termin, do którego muszą wpłynąć wnioski o wyjaśnienie SWZ, aby zamawiający był zobowiązany na nie odpowiedzieć, upływa (31.10 minus 4 dni) 27.10.2022 r., zaś termin na udzielenie odpowiedzi (31.10 minus 2) 29.10.2022 r., jednak w związku z tym iż 29.10. 2022 r. przypada na sobotę to zgodnie z art. 115 k.c., przesuwamy ten termin na 31.10.2022. Wyznaczony w ten sposób termin wypada na dzień składania ofert, w takiej sytuacji nie jest również zachowana zasada określona w art. 284 ust. 2 ustawy Pzp, mówiąca o tym, że Zamawiający zobowiązany jest udzielić odpowiedzi najpóźniej na 2 dni przed upływem terminu składania ofert. Jeśli zamawiającemu nie udało się odpowiedzieć na wyjaśnienia do 28.10.2022, czyli ostatniego dnia, w którym pracował, będzie zmuszony do przedłużenia terminu na składanie ofert. Zamawiający wiedząc, że nie uda mu się opowiedzieć na wyjaśnienia w dniu 28.10 2022 r., już tego dnia powinien poinformować wykonawców o przedłużeniu terminu składania ofert i wskazać nowy dzień składania ofert, oczywiście z zachowaniem zasady określonej w art. 283 ust. 2 ustawy Pzp.
Co więcej, przy obliczaniu wskazanych wyżej terminów należy wziąć pod uwagę art. 8 ust. 4 ustawy Pzp, który mówi, iż „termin obejmujący dwa lub więcej dni zawiera co najmniej dwa dni robocze”. Wyznaczenie każdego terminu opisanego powyżej powinno tą zasadę spełniać.
Można zauważyć, że w przypadku wyznaczania końca terminu, w którym zamawiający jest zobowiązany udzielić wyjaśnień, za każdym razem, kiedy koniec terminu będzie przypadał na dzień ustawowo wolny od pracy lub sobotę, zamawiający nie spełni wymogów określonych w art. 283 ust. 2 i 135 ust 2 ustawy Pzp, wskazujących, jaka ilość dni musi upłynąć od udzielonych odpowiedzi do terminu składania. W związku z powyższym, jeśli zamawiającemu będzie zależało na niezmienności terminu składania ofert (oraz z udzielonych odpowiedzi nie będzie wynikała taka konieczność) zamawiający powinien opublikować wyjaśnienia w ostatnim dniu pracującym przed dniem, na który wypada koniec wskazanego terminu, jeśli ten dzień wypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub sobotę.
Reasumując, w przypadku, gdy wnioski o wyjaśnienie treści SWZ wpłynęły w wyznaczonym do tego czasie dobrą praktyką zamawiających byłoby udzielanie odpowiedzi zgodnie z pierwszą częścią zarówno art. 284 ust 2 (tryb podstawowy) oraz art. 135 ust 2 ustawy Pzp (przetarg nieograniczony), czyli „Zamawiający jest zobowiązany udzielić odpowiedzi niezwłoczne….” .
Katarzyna Wójciga- specjalista ds. zamówień publicznych, praktyk z wieloletnim doświadczeniem zarówno po stronie zamawiającego jak i wykonawców.