Zamawiający po badaniu ofert złożonych w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, wyjaśnieniu ich treści, poprawieniu omyłek, wyjaśnieniu rażąco niskich cen czy też uzupełnieniu przedmiotowych środków dowodowych – tworzy ranking złożonych ofert. Ofertom, które nie podlegają odrzuceniu przydziela punkty zgodnie z kryteriami, które zostały określone w SWZ. Dalsze czynności badania oferty dotyczyć już będą tylko wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona.
Zamawiający zgodnie z art. 126 lub 274 ustawy PZP w zależności czy jest to postępowanie poniżej czy powyżej progów unijnych przed wyborem najkorzystniejszej oferty wzywa wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni (w przypadku postępowań o wartości równych lub przekraczających progi unijne) lub nie krótszym niż 5 dni (w przypadku postępowań poniżej progów unijnych), aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych.
Definicja podmiotowych środków dowodowych
Pod pojęciem podmiotowych środków dowodowych, zgodnie z art. 7 pkt 17) ustawy PZP należy rozumieć środki służące potwierdzeniu braku podstaw wykluczenia, spełniania warunków udziału w postepowaniu lub kryteriów selekcji, z wyjątkiem oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy PZP.
Dokumenty służące potwierdzeniu braku podstaw wykluczenia
Pierwszą grupę podmiotowych środków dowodowych stanowią środki służące potwierdzeniu braku podstaw wykluczenia. W przypadku postępowań powyżej progów unijnych, zamawiający zgodnie z art. 124 ustawy PZP zobowiązany jest do żądania tych dokumentów. W przypadku postępowań poniżej progów unijnych ustawodawca zostawił decyzję o wymaganiu tych dokumentów od wykonawcy zamawiającemu.
Wykaz dokumentów, których zamawiający może wymagać od wykonawcy określa Rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23.12.2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy:
W rozporządzeniu znajdziemy listę dokumentów, ale również informacje, który dokument składa się na potwierdzenie danej przesłanki braku wykluczenia. W zależności od tego czy zamawiający w SWZ określił tylko obligatoryjne przesłanki wykluczenia, czy też wymagał potwierdzenia barku podstaw wykluczenia przy fakultatywnych przesłankach może wymagać od wykonawcy następujących dokumentów:
- informacji z Krajowego Rejestru Karnego,
- oświadczenia wykonawcy o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej,
- informację z Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych,
- zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków i opłat,
- zaświadczenia albo innego dokumentu właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych potwierdzającego, że przed upływem terminu składania ofert wykonawca dokonał płatności należnych składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne wraz z odsetkami lub grzywnami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności,
- odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji Gospodarczej,
- oświadczenie wykonawcy o aktualności informacji zwartych w oświadczeniu, o którym mowa wart. 125 ust. 1 w zakresie podstaw wykluczenia.
Dokumenty, o których mowa powyżej w pkt. 1 powinny być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jego złożeniem, zaś dokumenty wymienione w pkt. 3, 4, 5, 6 powinny być wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem.
Dokument dotyczący informacji z Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych będzie wymagany przez zamawiającego tylko w przypadku postępowań o największych wartościach, tj. wartości równej lub przekraczającej dla robót budowlanych 20 000 000 euro, a dla dostaw i usług – 10 000 000 euro).
Dokumenty służące potwierdzeniu spełnienia warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji
Drugą grupę podmiotowych środków dowodowych stanowią środki służące potwierdzeniu spełniania warunków udziału w postepowaniu lub kryteriów selekcji przez wykonawcę. Zamawiający w postępowaniach o udzielenie zamówienia wymaga od wykonawcy tych dokumentów tylko w przypadku, gdy zostały określone warunki udziału w postępowaniu lub kryteria selekcji.
W Rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23.12.2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy do każdego warunku udziału w postepowaniu, zostały wskazane dokumenty, jakich zamawiający może wymagać, aby potwierdzić konkretny warunek.
W celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę prowadzącego działalność gospodarczą lub zawodową warunku dotyczącego zdolności do występowania w obrocie gospodarczym zamawiający może wymagać:
– dokumentu potwierdzającego, że jest wpisany do jedynego z rejestrów zawodowych lub handlowych prowadzonych w kraju, w którym ma siedzibę.
W celu potwierdzenia spełniania warunku dotyczącego wymaganych uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej zamawiający może wymagać:
- odpowiedniego zezwolenia, licencji koncesji lub wpisu do rejestru działalności regulowanej, jeżeli ich posiadanie jest niezbędne do świadczenia określonych usług w kraju,
- dokumentu potwierdzającego status członka danej organizacji, jeśli członkostwo w tej organizacji jest niezbędne do świadczenia określonych usług w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę.
W celu potwierdzenia warunku dotyczącego sytuacji ekonomicznej i finansowej zamawiający może w szczególności wymagać:
- sprawozdania finansowego lub innych dokumentów określających w szczególności przychody oraz aktywa i zobowiązania – za okres nie dłuższy niż ostatnie 3 lata obrotowe,
- oświadczenia wykonawcy o rocznym przychodzie za okres nie dłuższy niż ostatnie 3 lata obrotowe,
- informacji banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo – kredytowej potwierdzającej wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy, w okresie nie wcześniejszym niż 3 miesiące przed jej złożeniem,
- dokumentów potwierdzających, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia ze wskazaniem sumy gwarancyjnej tego ubezpieczenia.
Jedynie przy tym warunku ustawodawca wskazał, iż wymienione wyżej dokumenty stanowią katalog otwarty, w związku z powyższym, jeśli Zamawiający uzna, iż na potwierdzenie tego warunku chciałby wymagać innego dokumentu to ma do tego prawo.
W celu potwierdzenia spełnienia warunku dotyczącego zdolności technicznej lub zawodowej zamawiający może wymagać m. in.:
- wykazu robót budowlanych wykonanych nie wcześniej niż w okresie ostatnich 5 lat wraz z załączeniem dowodów potwierdzających ich należyte wykonanie,
- wykazu dostaw lub usług wykonanych lub wykonywanych w okresie ostatnich 3 lat wraz z załączeniem dowodów potwierdzających ich należyte wykonanie,
- wykazu osób skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia,
- opisu urządzeń technicznych oraz środków organizacyjno-technicznych stosowanych przez wykonawcę stosowanych w celu zapewnienia jakości oraz opisu zaplecza naukowo-badawczego wykonawcy,
- wykazy narzędzi, wyposażenia zakładu lub urządzeń technicznych dostępnych wykonawcy w celu wykonania zamówienia publicznego wraz z informacją o podstawie do dysponowani tymi zasobami
Pełen wykaz dokumentów na potwierdzenie powyższego warunku zawiera wskazane wyżej rozporządzenie.
Aktualność podmiotowych środków dowodowych
Wykonawca, którego oferta została najwyżej oceniona składa podmiotowe środki dowodowe zgodnie z wezwaniem zamawiającego w terminie określonym w wezwaniu. Dokumenty, te potwierdzają w sposób konkretny oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu lub spełnianiu warunków udziału w postepowaniu lub JEDZ, które wykonawca złożył razem z ofertą. Złożone przez wykonawcę podmiotowe środki dowodowe mają być aktualne na dzień złożenia, czyli mają poświadczać wszystkie wymagane przez zamawiającego okoliczności właśnie na ten dzień.
Co więcej zamawiający zgodnie z art. 126 ust. 3 oraz art. 274 ust. 3 ustawy PZP może w każdym czasie wezwać wykonawcę do ponownego złożenia podmiotowych środków dowodowych, jeśli zachodzą uzasadnione podstawy do uznania, że złożone poprzednio dokumenty stały się nieaktualne. Przepis ten nie wskazuje, że zamawiający ma ograniczyć się tylko do wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, czyli zamawiający może wezwać każdego z wykonawców do złożenia podmiotowych środków dowodowych, jeśli ma uzasadnione podstawy, aby stwierdzić, że złożone poprzednio oświadczenia czy same podmiotowe środki dowodowe są nieaktualne.
Wyjątki od wezwania i złożenia podmiotowych środków dowodowych
W postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego ustawodawca przewidział trzy sytuacje od wynikającego z art. 126 ustawy PZP obowiązku złożenia przez wykonawcę podmiotowych środków dowodowych. Zamawiający nie wzywa do złożenia podmiotowych środków dowodowych, jeśli zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych (warunkiem skorzystania z tego przepisu jest wskazanie przez wykonawcę w JEDZ danych umożliwiających dostęp do tych środków) lub treść podmiotowych środków dowodowych w postaci oświadczeń własnych wykonawcy pokrywa się z informacjami przekazanymi przez wykonawcę w JEDZ.
Wykonawca nie musi w odpowiedzi na wezwanie zamawiającego składać podmiotowych środków dowodowych, jeśli zamawiający jest w ich posiadaniu. W takiej sytuacji wykonawca w odpowiedzi na wezwanie wskazuje zamawiającemu, gdzie (w jakim postępowaniu) znajdują się te dokumenty oraz potwierdzenia ich prawidłowości i aktualność.
W przypadku postępowania prowadzonego w trybie podstawowym zamawiający nie wzywa do złożenia podmiotowych środków dowodowych jedynie wtedy, gdy może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile wykonawca wskazał w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1, dane umożliwiające dostęp do tych środków.
Ponowne wezwanie
Jeśli wykonawca nie złożył podmiotowych środków dowodowych na wezwanie zamawiającego lub dokumenty, które złożył są niekompletne lub zawierają błędy, zamawiający zgodnie z art. 128 ustawy PZP wzywa tego wykonawcę ponownie do ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia w wyznaczonym terminie.
Wezwanie zgodne z art. 128 ustawy PZP jest już ostateczne i nie udzielenie na nie odpowiedzi będzie skutkowało odrzuceniem oferty z postepowania i co więcej utratą wadium.
Czynności związane z wezwaniem czy uzupełnieniem podmiotowych środków dowodowych są już ostatnimi czynnościami na etapie badania i oceny ofert. Zamawiającemu po ich sprawdzeniu pozostaje już tylko zamieszczenie informacji o wyborze oferty najkorzystniejszej.
Katarzyna Wójciga — specjalista ds. zamówień publicznych, praktyk z wieloletnim doświadczeniem zarówno po stronie zamawiającego, jak i wykonawców.