Okiem Zamawiającego – Po zakończeniu postępowania
Wydawać by się mogło, że po zakończeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, czyli po podpisaniu umowy z wybranym wykonawcą lub unieważnieniu postępowania zamawiający kończy swoją pracę nad danym postępowaniem. Nic bardziej mylnego — osoby z działów merytorycznych zamawiającego powiedzą, że zawarcie umowy stanowi dopiero początek. Osoba, która tym postępowaniem zajmowała się od strony formalno-prawnej również jeszcze nie może tego postępowania odłożyć na półkę.
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia
Jednym z pierwszych obowiązków zamawiającego po zakończeniu postępowania, a dokładnie w terminie 30 dni od udzielenia zamówienia, jest zamieszczenie w Biuletynie Zamówień Publicznych lub w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (w zależności od wartości szacunkowej danego postępowania) ogłoszenia o wyniku postępowania (postępowanie poniżej progów unijnych) lub ogłoszenia o udzieleniu zamówienia (postępowanie powyżej progów unijnych). Ogłoszenia te bezpośrednio łączą się z ogłoszeniami o zamówieniu, które w danym biuletynie były publikowane przy wszczęciu postępowań. W ogłoszeniu tym znajdują się informacje czy dane postępowanie zostało unieważnione, czy zamówienie zostało udzielone, a jeśli tak to, z kim została podpisana umowa, na jaką kwotę oraz na jaki okres. Obowiązek ten jest bezpośrednio związany z zasadą przejrzystości i jawności w zamówieniach publicznych.
Nowymi obowiązkami wynikającym z ustawy Pzp z dnia 11 września 2019 r, która weszła w życie 01.01.2021 r., są obowiązki związane z nadzorem zamawiającego nad realizacją umowy.
Raport z realizacji zamówienia
Zamawiający wszędzie tam, gdzie w trakcie realizacji umowy napotkał określone trudności, zobowiązany jest do dokonania oceny realizacji danego zamówienia. Zgodnie z art. 446 ustawy Pzp zamawiający zobowiązany jest do sporządzenia raportu z realizacji zamówienia, gdy:
- na realizację zamówienia wydatkowano kwotę wyższą o 10 % od wartości ceny ofertowej,
- na wykonawcę zostały nałożone kary umowne w wysokości, co najmniej 10 % wartości ceny ofertowej,
- wystąpiły opóźnienia w realizacji umowy przekraczające co najmniej:
- 90 dni, w przypadku zamówień na roboty budowlane o wartości równej lub przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty dla robót budowlanych- 20 000 000 euro, a dla dostaw lub usług 10 000 000 euro,
- 30 dni, w przypadku zamówień o wartości mniejszej niż wyrażona w złotych równowartość kwoty dla robót budowlanych – 20 000 000 euro, a dla dostaw lub usług
- zamawiający lub wykonawca odstąpił od umowy w całości, lub w części albo dokonał jej wypowiedzenia w całości, lub części.
Celem tego przepisu, jest na pewno zwiększenie przejrzystości realizowanych zamówień, ale również zebranie możliwych przyczyn i skutków braku realizacji danego zamówienia zgodnie z założonym planem. Ustawa nie przewiduje obowiązku publikacji tych raportów, powinny być one przechowywane u zamawiającego i dostępne każdemu zainteresowanemu po uprzednim złożeniu wniosku w trybie procedury udostępnienia informacji publicznej.
Ogłoszenie o wykonaniu umowy
Ostatnim obowiązkiem zamawiającego dotyczącym nadzoru nad realizacją umowy jest zamieszczenie w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wykonaniu umowy w terminie 30 dni od daty jej zakończenia. Ogłoszenie to dotyczy zarówno umów zwartych w wyniku postępowań o udzielenie zamówienia publicznego o wartości mniejszej niż progi unijne, jak i równej lub przekraczającej te progi. Obowiązek wykonania tego ogłoszenia będzie liczony od daty zakończenia umowy.
Zarówno wspomniany wyżej raport, jak i ogłoszenie o wykonaniu umowy mają na celu zwiększenie jawność oraz dostępności danych związanych z realizacją zamówień publicznych. Każdy zainteresowany będzie mógł sprawdzić, jak została zrealizowana dana umowa, w jakiej części została wykorzystana, jaką rzeczywiście kwotę zamawiający wydał oraz czy wykonawca wywiązał się z niej należycie.
Wypełnienie wskazanych wyżej obowiązków związanych z realizacją zamówienia przez zamawiającego kończy wszelkie czynności związane z danym postępowaniem przetargowym.
Katarzyna Wójciga — specjalista ds. zamówień publicznych, praktyk z wieloletnim doświadczeniem zarówno po stronie zamawiającego, jak i wykonawców.