Planowanie jest (a jeśli nie jest, to powinno być) podstawą w każdej firmie. Co więcej, w każdej instytucji publicznej, która zobowiązana jest do stosowania ustawy Pzp planowanie powinno być podstawą całego procesu zakupowego. To właśnie plan wydatków danej jednostki pokazuje, w jakim kierunku będzie się ona rozwijać, pomoże właściwie zaplanować ilość personelu i czasu potrzebnego na wykonanie danego zadania. Plan jednak jeszcze w wielu instytucjach nie jest wystarczająco doceniany.
Plan zamówień publicznych a plan postępowań o udzielenie zamówienia publicznego
Każda instytucja zobowiązana do stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych zgodnie z art. 23 tejże ustawy w terminie 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ zobowiązana jest do sporządzenia planu postępowań o udzielenie zamówienia, jakie przewiduje przeprowadzić w danym roku finansowym. Mowa tu jedynie o zamówieniach, których wartość orientacyjna w skali roku przekracza 130 000 zł netto.
Dobrą praktyką dla każdej instytucji byłoby stworzenie planu wszystkich zakupów, czyli planu zamówień publicznych, a dopiero wtedy wyodrębnienie z niego zamówień, których wartość przekracza kwotę, która zobowiązuje do stosowania ustawy Pzp.
Jak wygląda plan postępowań?
W planie postępowań znajdziemy: przedmiot zamówienia, rodzaj zamówienia (dostawy, usługi, roboty budowlane), przewidywany tryb udzielenia zamówienia, orientacyjną wartość zamówienia oraz przewidywany termin wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia.
Plan ten każdy zamawiający sporządza na platformie: www.e-zamowienia.pl, tam zostaje on też opublikowany. Zamawiający zobowiązany jest również do umieszczenia tego planu na swojej stronie internetowej.
Należy zwrócić uwagę, iż orientacyjna wartość przedmiotu zamówienia podana w planie to nie to samo, co szacunkowa wartość zamówienia – tą drugą zamawiający szacuje dopiero przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie Pzp. Wartość, którą zamawiający wpisuje do planu jest orientacyjna i służy wskazaniu czy dane postępowanie jest powyżej czy poniżej progów unijnych.
Funkcje planu postępowań
Plan postępowań o udzielenie zamówienia ma dwojaką funkcję: z jednej strony można go traktować, jako narzędzie organizacyjne procesu zakupowego dla zmawiającego z drugiej zaś jako narzędzie pomagające w planowaniu dla wykonawców.
Dla zamawiającego w planie postępowań ważne będą zarówno orientacyjna wartość zamówienia, jak również przewidywany termin wszczęcia danego postępowania. Orientacyjna wartość zamówienia pokazuje, czy dane zamówienie będzie prowadzone w procedurze krajowej, czy unijnej – co pozwala oszacować, ile będzie trwało udzielenie tego zamówienia, oraz wskazuje, jakie dokumenty zamawiający musi przygotować do wszczęcia tego postępowania. Przewidywany termin wszczęcia postępowania wskazuje zamawiającemu, kiedy powinien rozpocząć czynności związane z przygotowaniem postępowania (szacowanie wartości zamówienia oraz przygotowanie dokumentacji) tak, aby wszczęcie postępowania odbyło się zgodnie z planem. Wykonawca, znając ten termin, będzie mógł ocenić swoje możliwości ubiegania się o udzielenie danego zamówienia oraz jego realizacji. Znając plany, może zaplanować w swojej firmie cały proces oraz wybrać gdzie będzie chciał złożyć swoją ofertę.
Aktualizacja planu postępowań
Ważną czynnością związaną z planem zamówień publicznych jest jego aktualizacja. Ustawodawca nie podał konkretnego czasu, w jakim zamawiający ma ten plan aktualizować, wskazał tylko, iż zamawiający ma zapewnić aktualność planu postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.
W związku z powyższym za każdym razem, gdy zmieni się coś w opublikowanym planie lub pojawi się możliwość dokonania nowego zakupu – zamawiający powinien zaktualizować plan postępowań. Oczywiście ciężko nakazywać zamawiającemu aktualizację planu postępowań o udzielenie zamówienia, gdy pojawia się konieczność wszczęcia nowego postępowania o udzielenie zamówienia natychmiast. W przypadku awarii lub niespodziewanych sytuacji, których zamawiający nie mógł wcześniej przewidzieć, a jest konieczność udzielenia zamówienia, zamawiający po prostu ich udziela – nie jest konieczne wpisywanie ich do planu – w końcu nie były one „zaplanowane”.
Reasumując, sporządzenie planu zamówień publicznych czy nawet tylko planu postępowań przetargowych wcale nie jest prostą czynnością. W zależności od tego, jak duża jest dana jednostka i jak duży budżet posiada stworzenie planu, może przysporzyć niekiedy sporo trudności. Zasady tworzenia takiego planu należy ustalić ze wszystkimi osobami odpowiedzialnymi za zakupy w danej jednostce oraz stworzyć procedurę, która usprawni proces zbierania planów ze wszystkich działów danej jednostki, tak aby łatwo było je zagregować. Należy pamiętać, iż ten obowiązek ma służyć, usprawnieniu przyszłej pracy nie tylko zamawiającemu, ale również wykonawcom.
Katarzyna Wójciga — specjalista ds. zamówień publicznych, praktyk z wieloletnim doświadczeniem zarówno po stronie zamawiającego, jak i wykonawców.