Zamawiający na co dzień przy wydatkowaniu środków pieniężnych stosują się do zapisów ustawy Prawo zamówień publicznych, jednak muszą przy prowadzeniu postępowań o udzielenie zamówienia publicznego brać również pod uwagę zapisy Ustawy o finansach publicznych oraz Ustawę o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Z poprzednich artykułów w cyklu „Okiem zamawiającego” wyłania się obraz dużej ilości obowiązków, które każdy z zamawiających wykonuje przy prowadzeniu postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Wykonując każdą z czynności w postępowaniu, zamawiający ma dodatkowo świadomość, że może ona być prędzej czy później kontrolowana przez różne instytucje lub poddana ocenie Krajowej Izby Odwoławczej w przypadku złożenia odwołania przez wykonawcę.
Kto może kontrolować zamawiającego?
Ustawa Pzp w Dziale XI wskazuje katalog organów kontroli, jest to: Prezes Urzędu Zamówień Publicznych, Szef KPRM, ministrowie, wojewodowie oraz organy administracji zespolonej i niezespolonej, przewodniczący komitetów Rady Ministrów, kierownicy urzędów centralnych, Regionalne Izby Obrachunkowe oraz instytucje zarządzające kontrolujące środki unijne. W ustawie Pzp nie został wymieniony Prezes Rady Ministrów, Najwyższa Izba Kontroli, Prezes UOKiK oraz instytucie audytowe, które również mogą kontrolować zamawiającego, ale ze względu na swoją pozycję ustrojową zostały wyłączone z obowiązku stosowania zasad kontroli określonych w ustawie Pzp.
Kontrole prowadzone przez Prezesa UZP
Prezes Urzędu Zamówień Publicznych kontroluje udzielanie zamówień publicznych jedynie pod kątem ich zgodności z przepisami ustawy Pzp, nie bada, więc gospodarności działań zamawiającego oraz celowości jego zakupów. Zadanie kontrolne Prezesa UZP sprowadza się do dwóch rodzajów kontroli: kontroli doraźnych wszczynanych z urzędu lub na wniosek, a także obligatoryjnych kontroli uprzednich.
Kontrola uprzednia
Prezes UZP zobowiązany jest do przeprowadzenia kontroli uprzedniej przy realizacji zamówień objętych współfinansowaniem ze środków Unii Europejskiej, jeśli wartość zamówienia dla robót budowlanych wynosi min. 20 000 000 euro, zaś dla dostaw i usług min. 10 000 000 euro. Zamawiający przy takich zamówieniach, po upływie terminu na wniesienie odwołania po wyborze oferty najkorzystniejszej, a przed zawarciem umowy przekazuje Prezesowi UZP całą dokumentacje postępowania o udzielenie zamówienia. Zamawiający do czasu otrzymania informacji o wyniku kontroli uprzedniej nie może zawrzeć umowy z wybranym wykonawcą.
Kontrola doraźna
Prezes UZP może również wszcząć kontrolę doraźną, odbywa się ona z urzędu lub na wniosek w przypadku uzasadnionego przypuszczenia, że w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego doszło do naruszenia przepisów ustawy Pzp, które mogło mieć wpływa na jego wynik. Wszczęcie tej kontroli nie jest uzależnione od wartości zamówienia oraz źródła jego finansowania. Kontrola może zostać wszczęta przed zawarciem umowy, jak i po jej zawarciu z wybranym wykonawcą. Wszczęcie takiej kontroli może nastąpić nie później niż w terminie 4 lat od daty udzielenia zamówienia lub unieważnienia postępowania. W jej następstwie przy stwierdzeniu naruszenia przepisów ustawy Pzp Prezes UZP może nałożyć karę pieniężną lub/oraz wystąpić do sądu o unieważnienie umowy w całości lub części. Co więcej, jeśli stwierdzone naruszenie ustawy Pzp stanowi jednocześnie naruszenie dyscypliny finansów publicznych Prezes Urzędu zawiadamia o tym fakcie Rzecznika dyscypliny finansów publicznych.
Dyscyplina finansów publicznych
W Ustawie o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych został wskazany zakres podmiotowy, czyli osoby, które podlegają odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych w skład którego wchodzą również zamawiający oraz zakres podmiotowy, a więc naruszenia związane z zamówieniami publicznymi. Zostały one określone w art. 17 ustawy o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych, należą do nich m. in.:
– opisanie przedmiotu zamówienia, w sposób, który mógłby utrudniać uczciwa konkurencję,
– określenie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub wymaganych środków dowodowych w sposób niezwiązany z przedmiotem zamówienia lub nieproporcjonalny do przedmiotu zamówienia,
– nieprzekazanie do publikacji lub niezamieszczenie ogłoszeń o zamówieniu, o zmianach, o udzieleniu zamówienia, o wyniku postępowania czy o wykonaniu umowy.
Wśród zdarzeń tak opisanych znalazły się również czynności dotyczące zawarcia umów z naruszeniem lub pominięciem przepisów ustawy Pzp. Karą, jaka może zostać nałożona na zamawiającego, w przypadku stwierdzenia naruszenia dyscypliny finansów publicznych jest upomnienie, nagana, kara pieniężna lub zakaz pełnienia funkcji związanych z dysponowaniem środkami publicznymi.
Inne kontrole zamawiającego
Ograny kontroli wymienione w art. 596 ust. 2 ustawy Pzp inne niż Prezes UZP, czyli Szef KPRM, ministrowie, wojewodowie oraz organy administracji zespolonej i niezespolonej, przewodniczący komitetów Rady Ministrów, kierownicy urzędów centralnych, Regionalne Izby Obrachunkowe oraz instytucje zarządzające kontrolujące środki unijne w ramach przyznanych im uprawnień mogą kontrolować proces udzielania zamówień publicznych w oparciu o inne kryteria, niż tylko zgodności procedury z przepisami ustawy Pzp, może to być kryterium celowości czy zgodności dokumentacji ze stanem faktycznym.
Ustawa Pzp nakłada na organy kontroli wymienione w tej ustawie obowiązek współpracy polegający na wymianie informacji między sobą o przeprowadzonych kontrolach oraz ich wynikach. Ma to na celu ograniczenie przypadków odmiennych interpretacji przepisów prawa lub powielania postępowań kontrolnych u tych samych zamawiających. W przypadku, gdy pojawią się jednak rozbieżne interpretacje przepisów ustawy Pzp przez organy kontroli rolą Prezesa Urzędu jest wydanie opinii w związku z wątpliwościami interpretacyjnymi. Każda kontrola kończy się zamieszczeniem dokumentu zawierającym ostateczne rozstrzygnięcie organu kontrolującego, na stronie podmiotowej jednostki kontrolującej w Biuletynie Informacji Publicznych w terminie 30 dni od dnia zakończenia kontroli.
Jak widać z powyżej opisanych różnych typów kontroli, które mogą zaistnieć u zamawiającego, można stwierdzić, że kontrole stanowią codzienność w pracy zamawiającego. Ogrom czynności, które wykonuje on w każdym postępowaniu przetargowym i świadomość, że każda z nich może być przedmiotem kontroli, sprawia, że nie każdy ma predyspozycje do wykonywania tej pracy. Należy jednak jasno powiedzieć, że system kontroli zamawiających jest potrzeby, chociaż by po to, aby każdy z nas miał pewność, że środki publiczne wydawane są w sposób celowy, oszczędny i zgodny z zasadami opisanymi w Ustawie o finansach publicznych.
Katarzyna Wójciga
Specjalista ds. zamówień publicznych, praktyk z wieloletnim doświadczeniem zarówno po stronie zamawiającego, jak i wykonawców.