Cykl artykułów Okiem zamawiającego pozwolił nam zobaczyć, jak zamówienia publiczne wyglądają od strony instytucji publicznej zobowiązanej do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. Artykuły w sposób chronologiczny przeprowadziły nas przez większość czynności, które zamawiający musi wykonać, aby udzielić zamówienia publicznego w dwóch najbardziej popularnych trybach: trybie podstawowym oraz przetargu nieograniczonym. Co więcej, pokazały, jak wiele jest czynności, czy to przed wszczęciem postępowania, czy już po jego zakończeniu, do których zobowiązany jest zamawiający.
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego
Przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zamawiający dokonuje opisu przedmiotu zamówienia, szacowania jego wartości, ustala warunki udziału w postępowaniu oraz kryteria oceny ofert. Wszystkie te czynności wykonuje zgodnie z regułami określonymi w ustawie Pzp, a służą one stworzeniu dokumentacji przetargowej.
Po wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia, czyli po opublikowaniu ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych (w przypadku postępowania prowadzonego w trybie podstawowym) lub w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (w przypadku postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego) zamawiający umieszcza całą dokumentację na stronie internetowej prowadzonego postępowania. Zamawiający w tym czasie odpowiada na zadane przez wykonawców pytania, przy czym przy każdej odpowiedzi, która modyfikuje zapisy w dokumentacji, zobowiązany jest do dokonania zmiany Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ) oraz zmiany ogłoszenia o zamówieniu, jeśli jest to konieczne.
Przed otwarciem ofert, zamawiający podaje do publicznej wiadomości kwotę, która jest przeznaczona na sfinansowanie zamówienia, a tuż po otwarciu sporządza informację o złożonych ofertach i zaoferowanych cenach, którą zamieszcza na stronie internetowej prowadzonego postępowania oraz przekazuje do Prezesa Urzędu zamówień publicznych. Po dokonaniu ustawowych zobowiązań zamawiający może zająć się badaniem ofert. Każdą ofertę, zamawiający bada pod kątem formalnym (sprawdza prawidłowość podpisu, wymagane dokumenty) oraz merytorycznym (sprawdza zgodność zaoferowanych produktów z przedmiotem zamówienia). Zamawiający sprawdza również, czy wadium zostało wniesione poprawnie (jeśli było żądane), wyjaśnia i poprawia omyłki w ofertach oraz sprawdza, czy nie została zaoferowana rażąco niska cena.
Po takiej weryfikacji bada oferty względem kryteriów oceny ofert, które określił w SWZ i każdej ofercie przyznaje odpowiednie punkty. Najwyżej ocenionego wykonawcę, zamawiający wzywa do uzupełnienia dokumentów o podmiotowe środki dowodowe. Po ich weryfikacji zamawiający dokonuje wyboru oferty najkorzystniejszej, upubliczniając tę informację na stronie internetowej prowadzonego postępowania. Po upływie ustawowego terminu zamawiający zawiera umowę, czyli udziela zamówienia publicznego wybranemu wykonawcy. Postępowanie może się również zakończyć unieważnieniem, jeśli m.in. nie wpłynęły żadne oferty, wszystkie złożone oferty podlegały odrzuceniu lub kwota, jaką zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, była niższa niż najkorzystniejsza oferta.
Po zakończeniu postępowania, zamawiający publikuje w Biuletynie Zamówień Publicznych lub Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenie o udzielonym zamówieniu, lub jego unieważnieniu.
Jeśli doszło do zawarcia umowy, zamawiający zobowiązany jest również do monitorowania jej przebiegu, w określonych przypadkach sporządza raport z realizacji umowy, a po jej zakończeniu ogłoszenie o wykonaniu umowy.
Dodatkowe czynności
Poza wszystkimi wymienionymi wyżej czynnościami zamawiający na bieżąco już od momentu przygotowania opisu przedmiotu zamówienia i szacowania jego wartości tworzy protokół postępowania, który odzwierciedla każdą czynność wykonaną w postępowaniu. Co więcej, na każde wezwanie zainteresowanej nim osoby zobowiązany jest do udostępnienia go.
Kontrola
Każda z osób prowadzących postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego po stronie zamawiającego przy dokonywaniu jakiejkolwiek czynności związanej z prowadzeniem postępowania ma świadomość, że owa czynność może być przedmiotem kontroli. Może to mieć miejsce przed Krajową Izbą Odwoławczą, kiedy jeden z wykonawców zakwestionuje którąś z decyzji zamawiającego, co zdarza się niezwykle często, ale również instytucja zamawiająca może być kontrolowana przez wiele instytucji do tego uprawnionych (m.in. Prezes Urzędu zamówień publicznych, Regionalne Izby Obrachunkowe, NIK), które badają nie tylko zgodność procedury udzielenia zamówienia z ustawą Pzp, ale również efektywność i celowość wydatkowanych w ten sposób środków.
Zmiana prawa
Warto również wspomnieć, iż ustawa Pzp dość często ulega zmianom, kilkanaście aktów wykonawczych do ustawy ulega zmianie średnia raz na dwa lata. Osoba zajmująca się zamówieniami publicznymi w instytucji zamawiającej na bieżąco powinna śledzić te zmiany. Ważne będą również opinie Prezesa Uzp publikowane na stronach Urzędu czy wyroki Krajowej Izby Odwoławczej, które niejednokrotnie zawierają interpretacje niejasnych przepisów.
Podsumowując, możemy zauważyć jak wielozadaniowa i odpowiedzialna jest praca w zamówieniach publicznych instytucji zamawiającej. Wyłania nam się obraz osoby skrupulatnej, odpowiedzialnej i jednocześnie ciągle podnoszącej swoje kwalifikacje w zakresie ciągłych zmian prawa. Jeśli zamawiający będą posiadać takie osoby w swoich zespołach, wykonawcy składający oferty mogą mieć pewność, że zasada zachowania uczciwej konkurencji nie zostanie naruszona.
Katarzyna Wójciga
Specjalista ds. zamówień publicznych, praktyk z wieloletnim doświadczeniem zarówno po stronie zamawiającego, jak i wykonawców.