Gdy wykonawca znajdzie już ogłoszenie, które go zainteresuje, to w jego treści znajdzie adres strony internetowej prowadzonego postępowania. To właśnie w tym miejscu wykonawca znajdzie cały komplet dokumentów przygotowanych przez zamawiającego na potrzeby tego zamówienia. Również na tej stronie zmawiający na bieżąco będzie publikował wszystkie informacje dotyczące tego postępowania. Wśród dokumentów tam opublikowanych wykonawca znajdzie Specyfikację Warunków Zamówienia (SWZ) – jeden z głównych i najważniejszych dokumentów w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, gdzie zamawiający zawarł najważniejsze informacje o tym konkretnym postępowaniu.
Co zawiera SWZ i na co wykonawca powinien zwrócić uwagę?
SWZ jest kluczowym dokumentem zamówienia, to tam zamawiający powinien w sposób precyzyjny i wyczerpujący opisać wszystkie warunki zamówienia, gdyż wykonawca, przygotowując swoją ofertę, będzie opierał się właśnie na tym dokumencie. To, co powinien zamawiający zawrzeć w SWZ uregulowane zostało w Ustawie Pzp, można więc zauważyć, że w każdej SWZ wykonawca znajdzie te same elementy, jednak opis ich będzie różny.
W SWZ wykonawcy znajdą:
– szczegółowe dane dotyczące zamawiającego,
– adres strony internetowej prowadzonego postępowania
Należy zwrócić uwagę, na jakiej stronie internetowej będzie prowadzone dane postępowanie o udzielenie zamówienia. Wykonawcy powinni na bieżąco śledzić tę stronę internetową, gdyż to tam będą pojawiać się odpowiedzi na pytania wykonawców, wszelkie zmiany SWZ, w tym również ewentualne zmiany terminu składania i otwarcia ofert.
– informację o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami
Jest to bardzo ważna informacja dla wykonawców, aby nie przegapić, gdy zamawiający będzie się z nimi kontaktował.
– terminy składania ofert, otwarcia ofert i termin związania ofertą
Termin składania ofert wskazuje konkretny dzień i godzinę, do której każdy z wykonawców chcących wziąć udział w postępowaniu musi złożyć swoją ofertę, oferty złożone po tym terminie nie będą brały udziału w postępowaniu. Termin otwarcia wskazuje datę i godzinę, kiedy to zamawiający dokona otwarcia złożonych ofert. Trzeci termin wskazany w SWZ to termin związania ofertą. Wyrażony jest on przez określenie ilości dni oraz wskazanie daty kończącej ten właśnie okres. Jest to czas, w którym każdy z wykonawców, w przypadku wybory ich oferty jako najkorzystniejszej zobowiązuje się do podpisania umowy z zamawiającym.
– opis przedmiotu zamówienia
Opis przedmiotu zamówienia znajduje się albo w samym dokumencie SWZ, albo stanowi osobny załącznik do SWZ. Z tego dokumentu jasno i precyzyjnie powinno wynikać, jakie są oczekiwania zamawiającego co do zaoferowanych dostaw lub usług. Tam również wykonawcy znajdą informację czy zamawiający podzielił przedmiot zamówienia na części oraz, czy dopuszcza składanie ofert częściowych.
– warunki udziału w postępowaniu
W SWZ zamawiający wskazuje warunki udziału w postępowaniu, które muszą zostać spełnione, aby wykonawca mógł ubiegać się o to zamówienie. Warunki te mogą dotyczyć: zdolności do występowania w obrocie gospodarczym, uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej, sytuacji ekonomicznej i finansowej oraz zdolności technicznej i zawodowej. To zamawiający decyduje o tym, które warunki są według niego niezbędne, aby zamówienie zostało zrealizowane należycie. Muszą być one opisane w sposób precyzyjny, wyczerpujący i zrozumiały.
– wykaz dokumentów, których zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą oraz tych, których będzie wymagał dopiero w późniejszym terminie od wykonawcy, którego oferta zostanie uznana jako najkorzystniejsza
W SWZ wykonawca spotka się z dwoma określeniami dotyczącymi dokumentów: przedmiotowe środki dowodowe oraz podmiotowe środki dowodowe. Przedmiotowe środki dowodowe są to dokumenty, ale również próbki, makiety, które mają potwierdzić zgodność zaoferowanych przez wykonawcę dostaw lub usług z wymaganiami określonymi przez zamawiającego w opisie przedmiotu zamówienia, lub w kryteriach oceny ofert. Przedmiotowe środki dowodowe wykonawcy zobowiązani są złożyć wraz z ofertą. Zamawiający w SWZ określa również czy w przypadku niezłożenia tych dokumentów wraz z ofertą będzie o nie wzywał wykonawcę. Jeśli nie jest to określone w SWZ, oznacza, że zamawiający nie przewiduje takiego wzywania, a oferta wykonawcy, który tych dokumentów wraz z ofertą nie złoży, będzie podlegała odrzuceniu. Drugi typ dokumentów, z jakim może się spotkać wykonawca w SWZ to podmiotowe środki dowodowe. Są to dokumenty, które służą potwierdzeniu braku podstaw do wykluczenia danego wykonawcy z postępowania oraz potwierdzeniu spełniania warunków udziału w danym postępowaniu. Dokumenty te uzupełniane są po uprzednim wezwaniu przez zamawiającego tylko przez wykonawcę, którego oferta okazała się najkorzystniejsza.
– opis kryteriów oceny ofert wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert
W SWZ wykonawca znajdzie wykaz kryteriów, którymi będzie się kierował zamawiający przy wyborze oferty najkorzystniejszej wraz ze szczegółowym ich opisem. Jest to ważna informacja dla wykonawcy, która wskazuje, co dla zamawiającego jest istotne w tym zamówieniu.
– informacje o wadium i wymagania z nim związane
To od zamawiającego będzie zależało, czy w danym postępowaniu będzie wymagał wniesienia wadium. W SWZ wykonawcy znajdą informację o tym, czy zamawiający wymaga wniesienia wadium, a jeśli tak to o możliwych formach oraz kwocie wniesienia. Wadium stanowi pewien rodzaj zabezpieczenia dla zamawiającego, daje zapewnienie zamawiającemu, że wykonawca w terminie związania ofertą podpisze z nim umowę, jeśli jego oferta uznana zostanie za najkorzystniejszą. W przypadku, gdy w terminie związania ofertą wykonawca odmówi podpisania umowy, lub na wezwanie zamawiającego nie uzupełni wymaganych dokumentów, zmawiający zatrzymuje wadium.
– postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego
Z reguły projekt umowy lub istotne jej postanowienia stanowią osobny załącznik do SWZ. Wykonawcy powinni zwrócić szczególną uwagę na zapisy, które się tam znajdują, ponieważ właśnie w takiej formie i treści zostanie zawarta umowa z wykonawcą, którego oferta uznana zostanie za najkorzystniejszą.
– informacje o podstawach wykluczenia z postępowania
W SWZ wykonawca znajdzie również wykaz sytuacji, kiedy to zamawiający będzie zobowiązany do wykluczenia wykonawcy z postępowania o udzielenie zamówienia. Sytuacje te dotyczą popełnionych przez wykonawcę przestępstw wskazanych w ustawie Pzp.
W SWZ wykonawcy znajdą również wiele innych informacji dotyczących toczącego się postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Wskazane wyżej informacje stanowią niezbędną podstawę, z którą każdy wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia powinien się zapoznać. Każdy z wykonawców, którzy chcą złożyć ofertę w danym postępowaniu powinni w sposób dokładny zapoznać się ze wszystkimi zapisami SWZ i dopiero po ich analizie zdecydować czy mogą wziąć udział w danym postępowaniu (czy spełniają warunki udziału) oraz czy chcą wziąć udział w tym postępowaniu (czy odpowiadają mu wszystkie zapisy, które zostały zawarte w SWZ jak i w istotnych postanowieniach umowy).
Katarzyna Wójciga
Specjalista ds. zamówień publicznych, praktyk z wieloletnim doświadczeniem zarówno po stronie zamawiającego, jak i wykonawców.