Okiem Wykonawcy – Kryteria oceny ofert

Kolejną istotną kwestią, na jaką powinien zwrócić uwagę wykonawca w Specyfikacji Warunków Zamówienia, są kryteria oceny ofert.  Mają one bezpośredni wpływ na decyzje wykonawcy o udziale w danym postępowaniu przetargowym, wpływają na sposób przygotowania przez niego oferty i  jej treść. Zamawiający zaś określając je w sposób przemyślany i właściwy uzyskują większe szanse, że wybrana oferta będzie faktycznie najkorzystniejsza, a zamówienie zostanie optymalnie wykonane. Poza cenowe kryteria, określone przez zamawiającego w sposób bezpośredni pokazują wykonawcom, jakie są preferencje zamawiającego związane z przedmiotem zamówienia.

Kryteria oceny ofert w ustawie PZP

Ustawa Pzp określa wymagania związane z kryteriami oceny ofert, jednak dobór kryteriów w konkretnym postępowaniu o udzielenie zamówienia pozostawiony jest do decyzji zamawiającego. Ustawodawca wymaga, aby szczegółowe informacje o kryteriach znalazły się w dokumentacji postępowania, co ma zadośćuczynić zasadzie równego traktowania wykonawców i zachowania uczciwej konkurencji w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.  Kryteria mają być opisane w sposób jednoznaczny i zrozumiały, muszą dotyczyć przedmiotu zamówienia i być do niego proporcjonalne. Każdemu kryterium powinna być przypisana jego waga oraz informacja o sposobie jego oceny,  czyli sposobie „mierzenia” stopnia spełnienia danego kryterium. Zamawiający w tym opisie wskazuje również liczbę punktów, jaką oferta może uzyskać w danym kryterium oraz sposób ich przydzielania.

Zgodnie z zapisami ustawy Pzp najkorzystniejszą ofertą jest oferta, która przedstawia najkorzystniejszy stosunek jakości do ceny lub kosztu albo oferta z najniższą ceną lub kosztem. Ustawodawca ograniczył możliwość korzystania z kryterium ceny jak jedynego bądź dominującego kryterium oceny ofert. W przypadku zamawiających publicznych sektora finansów publicznych oraz państwowych jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, niewychodzących od sektora finansów publicznych oraz związków tych podmiotów, mają oni możliwość zastosowania ceny jako jedynego kryterium oceny ofert lub kryterium ceny o wadze przekraczającej 60% tylko wówczas, gdy w prowadzonych  postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego opis przedmiotu zamówienia będzie zawierał wymagania jakościowe dotyczące co najmniej głównych elementów składających się na przedmiot zamówienia.

Ustawodawca wskazał również przykładowy katalog kryteriów poza cenowych, które mogą odnosić się do:

• Jakości, w tym parametrów technicznych, właściwości estetycznych i funkcjonalnych takich jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnienie potrzeb użytkowników;
• Aspektów społecznych, w tym integracji zawodowej i społecznej osób, o których mowa w art. 94 ust. 1 ustawy pzp,
• Aspektów środowiskowych, w tym efektywności energetycznej przedmiotu zamówienia,
• Aspektów innowacyjnych,
• Organizacji, kwalifikacji zawodowych i doświadczenia osób wyznaczonych do realizacji zamówienia, jeżeli mogą one mieć znaczący wpływ na jakość wykonania zamówienia,
• Serwisu posprzedażnego, pomocy technicznej, warunków dostawy, takich ja termin, sposób lub czas dostawy, oraz okresu realizacji.

Wskazane wyżej kryteria są tylko przykładami możliwymi do zastosowania przez zamawiających.

Typy kryteriów

Wśród kryteriów stosowanych przez zamawiających w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego można rozróżnić trzy podstawowe typy:

• Wymierne, czyli zalgorytmizowane;
• Niewymierne, ale poddające się krytycznej analizie i ocenie;
• Oparte na indywidualnych gustach.

W większości postępowań przetargowych, gdzie stosowane są kryteria oceny ofert, można znaleźć kryteria wymierne wyrażone w postaci wzorów matematycznych. Oczywiście jest to zrozumiałe, zastosowanie tego rodzaju kryteriów oznacza większą przejrzystość i automatyczną ocenę, jednak z drugiej strony można niekiedy zauważyć, że część z tych kryteriów jest stosowana „sztucznie”, tylko po to aby zadośćuczynić Ustawie Pzp i wskazać inne kryteria oceny ofert poza „ceną” – 60 %.

W przypadku kryteriów niewymiernych, czyli takich, których nie da się „zmierzyć”, ich opis powinien być jednoznaczny i wskazywać wykonawcom preferencje zamawiającego. Jasno powinno być wskazane, za co zostaną przyznane punkty w ramach danego kryterium. W opisie powinno się również znaleźć wskazanie minimalnego/maksymalnego poziomu jakościowego poniżej/powyżej którego oferta nie spełni wymagań zamawiającego i będzie podlegała odrzuceniu.

Trzeci rodzaj kryteriów stanowią kryteria, których ocena zależy od osoby oceniającej. Z reguły mają one zastosowanie do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na prace o charakterze twórczym, gdzie ocenie podlegają walory artystyczne i estetyczne dzieła, które ze swojej natury są trudne do opisania w sposób mierzalny. W takich sytuacjach zamawiający powinien określić kierunki, w których wykonawcy powinni podążać w swoich ofertach, np. : nowoczesny czy tradycyjny, stonowany czy wyróżniający się.

Weryfikacja kryteriów oceny ofert

Kryteria oceny ofert opisane przez zamawiającego w dokumentacji muszą być możliwe do weryfikacji przez zamawiającego przy ocenie oferty. Zamawiający w dokumentach zamówienia zobowiązani są do wskazania dokumentów, na podstawie których będzie dokonywana ocena kryteriów.

Wśród dokumentów, które mogą  stanowić podstawę oceny, można znaleźć:

• Oświadczenie własne wykonawcy – wykonawca w ofercie składa oświadczenie dotyczące spełnienia danego kryterium na określonym poziomie,
• Dane techniczne – wykonawca, aby potwierdzić, że ofertowany przedmiot zamówienia spełnia określone kryteria, składa wraz z ofertą dokumenty (karty katalogowe, deklaracje zgodności, opisy techniczne, rysunki, instrukcje), z których bezpośrednio wynika, na jakim poziomie jest spełnione dane kryterium,
• Próbki – zamawiający może wymagać złożenia wraz z ofertą egzemplarza demonstracyjnego przedmiotu zamówienia, tak aby na tej podstawie ocenić kryterium.

Dokumenty służące potwierdzeniu spełnienia kryteriów oceny ofert są przedmiotowymi środkami dowodowymi i wykonawca zobowiązany jest do złożenia ich razem z ofertą. Ustawa Pzp jasno wskazuje, iż przedmiotowych środków dowodowych służących potwierdzeniu zgodności z kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert zamawiający nie uzupełnia. W przypadku braku tych dokumentów w ofercie wykonawca z reguły otrzymuje 0 pkt w zakresie kryterium, na potwierdzenie którego te dokumenty były wymagane.

Reasumując, często ze strony wykonawców można spotkać, się ze stanowiskiem, że kryteria oceny ofert faworyzują konkretnych wykonawców. W rzeczywistości kryteria oceny ofert pokazują preferencje zamawiającego odnoszące się do przedmiotu zamówienia, oczywiście preferencje te muszą być poparte obiektywnym i uzasadnionymi potrzebami zamawiającego. Krajowa Izba Odwoławcza w orzeczeniu KIO 2615/19 wskazała, iż zamawiający ma prawo swobodnie ustalić kryteria poza cenowe, oczywiście jeśli są celowe, z zastrzeżeniem, że jest w stanie uzasadnić ich zastosowanie swoimi obiektywnie uzasadnionymi potrzebami, a zatem, że kryteria te służą uzyskaniu zamówienia lepszej jakości. Swoboda w ustaleniu kryteriów nie zwalnia jednak zamawiającego ze stosowania zasady przejrzystości i jednoznaczności zarówno przy formułowaniu opisu kryteriów, sposobu jego oceny czy też wskazywaniu dokumentów, na podstawie których zostanie ta ocena dokonana.