Gdy oferta zostanie już złożona, wykonawcy nie pozostaje nic innego jak oczekiwać terminu otwarcia ofert. Oczywiście, gdyby zauważył, że w swojej ofercie popełnił gdzieś błąd lub nie załączył wymaganego dokumentu, może przed upływem terminu na składanie ofert swoją ofertę wycofać, poprawić/uzupełnić i złożyć od nowa.
Informacja o kwocie przeznaczonej na sfinansowanie zamówienia
Zamawiający, najpóźniej przed otwarciem ofert udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Z reguły Zamawiający informują o tym, tuż po terminie składania ofert. Należy mieć na uwadze, iż „kwoty tej nie należy (…) utożsamiać z ustaloną wartością zamówienia, gdyż podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług, która to kwota uwzględniona jest w planach (zamierzonych) wydatkach. Kwota ta (przeznaczona na sfinansowanie zamówienia) wynika z możliwości finansowych zamawiającego określonych w jego planie finansowym lub innym spełniającym te funkcje dokumencie.” (KIO 755/22). Co więcej, opublikowanie kwoty, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, jest swoistym rodzaju zobowiązaniem do wyboru oferty najkorzystniejszej, pod warunkiem że zaoferowana cena nie przekracza podanej kwoty. Kwota ta jest kwotą o charakterze minimalnym, co oznacza, że zamawiający ma prawo dokonać korekty wydatków w swoim planie finansowym, co będzie skutkowało zwiększeniem tej kwoty. Jeżeli jednak zamawiający nie będzie miał możliwości zwiększenia kwoty na sfinansowanie zamówienia a cena najkorzystniejszej oferty przewyższa tą kwotę to zgodnie z art. 255 ust. 1 pkt. 3 ustawy Pzp, zamawiający ma możliwość unieważnienia postępowania przetargowego.
Otwarcie ofert
Niezwłocznie, po upływie terminu składania ofert (nie później jednak niż następnego dnia po dniu, w którym ten termin upłynął) następuje otwarcie ofert. Kiedyś było to wydarzenie, które gromadziło wielu wykonawców. Zamawiający otwierał każdą kopertę z ofertą, informował przez kogo została złożona, oraz jaka została zaoferowana cena. Obecnie samo „otwarcie ofert” to kliknięcie przez zamawiającego w odpowiednie okienko na platformie i w tym samym momencie wszystkie oferty są widoczne dla zamawiającego. Tuż po otwarciu ofert, a konkretnie „niezwłocznie” po, zamawiający zgodnie z ustawą Pzp zobowiązany jest do udostępnienia na stronie internetowej prowadzonego postępowania informacji o złożonych ofertach, z podaniem nazw lub imion i nazwisk oraz siedzibach, lub miejscach zamieszkania wykonawców oraz cenach w nich zawartych.
Obowiązek poinformowania wykonawców o złożonych ofertach i zaoferowanych cenach jest jednym z pierwszych obowiązków zamawiającego powstałych po otwarciu ofert. Tę samą informację, jednak w innym formacie zamawiający jest również zobligowany przekazać do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.
Oferty konkurencji
Wykonawcy, którzy poznali już kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia oraz zapoznali się z cenami zaoferowanymi przez konkurencje, mają prawo do zapoznania się z całym kompletem dokumentów złożonych wraz z ofertą przez innych wykonawców.
Zgodnie z zasadą jawności protokołu oferty złożone w postępowaniu zamawiający udostępnia na wniosek, niezwłocznie po otwarciu ofert, nie później jednak niż w terminie 3 dni od dania otwarcia ofert z zastrzeżeniem, że zamawiający nie udostępnia informacji, które mają charakter poufny, w tym przekazanych w toku negocjacji lub dialogu.
Reasumując, aby uzyskać oferty konkurencji, należy złożyć do zamawiającego wniosek z prośbą o ich udostępnienie. Zamawiający zobowiązany jest do ich przekazania niezwłocznie po otwarciu ofert, nie później jednak niż w terminie 3 dni od dnia otwarcia. Trzydniowy termin ma dać zamawiającemu czas na weryfikację złożonych ofert pod kątem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Jeśli wniosek z prośbą o udostępnienie ofert wpłynie do zamawiającego po tym trzydniowym terminie, zamawiający zobowiązany jest do ich udostępnienia w niezwłocznym terminie.
Standardowo udostępnienie ofert konkurencji odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
Po otwarciu ofert i zadośćuczynieniu obowiązkowi poinformowania wykonawców oraz Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o złożonych ofertach i zaoferowanych tam cenach zamawiający rozpoczyna kolejny etap postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, czyli badanie i ocenę ofert.
Katarzyna Wójciga
Specjalista ds. zamówień publicznych, praktyk z wieloletnim doświadczeniem zarówno po stronie zamawiającego, jak i wykonawców.