Okiem wykonawcy – Badania i ocena oferty przez zamawiającego

Po otwarciu ofert i zapoznaniu się z informacją z otwarcia, każdy z wykonawców widzi mniej więcej jak jego oferta wygląda na tle pozostałych biorąc pod uwagę zaoferowane ceny. Należy pamiętać, iż w postępowaniach, gdzie zamawiający zastosował również inne poza cenowe kryteria oceny ofert, zamawiający dopiero po zbadaniu ofert dokona ich oceny i stworzy ich ranking.

Weryfikacja ofert pod kątem formalnym

Pierwszą czynnością przy badaniu ofert jest ich weryfikacja pod kątem formalnym, zamawiający weryfikuje czy każda z ofert jest właściwie podpisana oraz, czy osoba podpisująca ofertę jest do tego upoważniona.

Jeśli w danym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego zamawiając wymagał wadium, to tuż po weryfikacji podpisu na ofercie, zamawiający sprawdza, czy wadium zostało poprawnie wniesione.

Wskazane wyżej czynności są o tyle ważne, iż w przypadku nieprawidłowego podpisu lub jego braku na ofercie lub w przypadku braku zabezpieczenia oferty wadium zamawiający nie bada dalej takiej oferty. Są to podstawy do odrzucenia oferty z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Wykonawcy w żaden sposób nie mogą po otwarciu ofert ponownie podpisać oferty ani uzupełnić wadium.

Wyjaśnienie oferty – czego wykonawca może się spodziewać?

Wykonawca po otwarciu ofert może otrzymać od zamawiającego wezwanie do udzielenia wyjaśnień dotyczących treści oferty, przedmiotowych środków dowodowych lub innych składanych dokumentów, lub oświadczeń. Dzieje się tak w przypadku, gdy zamawiający po zapoznaniu się z dokumentami poweźmie wątpliwości co do zgodności oferty wykonawcy z warunkami zamówienia.

W toku tych wyjaśnień niedopuszczalne jest prowadzenie negocjacji, czy jakakolwiek zmiana treści oferty. Zgodnie z wyrokiem Krajowej izby odwoławczej, KIO 544/23: „Wyjaśnienia treści oferty, o których mowa w art. 223 ust. 1 p.z.p., służyć mają rozwianiu wątpliwości, które wynikają zarówno z niejasnych lub sprzecznych ze sobą dokumentów załączanych do oferty, jak i z samej treści oferty. Uruchomienie procedury z art. 223 ust. 1 p.z.p. oznacza, że zamawiający miał wątpliwości co do jednoznacznego stwierdzenia o zgodności lub niezgodności oferty z warunkami zamówienia, których rozwianie może nastąpić wyłącznie przy udziale wykonawcy.”

Wykonawca, który zignoruje wezwanie zamawiającego do udzielenia wyjaśnień, musi liczyć się z możliwością odrzucenia jego oferty z postępowania o udzielenie zamówienia jako sprzecznej z jego warunkami. W tej sprawie wypowiedziała się Krajowa Izba Odwoławcza, KIO 2581/20: „(…) W ocenie Izby skutkiem niezastosowania się do wezwania zamawiającego z art. 87 ust. 1 s.p.z.p. jest przyjęcie przez wykonawcę na siebie ryzyka, że zamawiający posłuży się dostępnymi mu informacjami na temat treści oferty wykonawcy i wyciągnie z nich określone skutki prawne. Przepis art. 87 ust. 1 s.p.z.p. (obecnie art. 223 ust. 1 p.z.p.) służy bowiem usunięciu wątpliwości co do treści oferty, jeśli wykonawca tej wątpliwości nie usuwa, naraża się na to, że zamawiający uzna treść oferty za niejednoznaczną, niepewną lub zrozumie ją inaczej, niż wynika to z rzeczywistej woli wykonawcy.(…) Jeśli zatem zamawiający prawidłowo wysłał wezwanie, zakreślił realny termin na odpowiedź, to niezłożenie wyjaśnień stanowi o niedbałości po stronie odwołującego i odwołujący nie może liczyć na to, że brak złożenia wyjaśnień w postępowaniu o udzielenie zamówienia będzie sanował przedstawieniem dowodów na etapie postępowania odwoławczego. W ocenie Izby takie działanie jest działaniem spóźnionym i nie może prowadzić do podważenia czynności zamawiającego. (…)” W przywołanym wyżej wyroku Izba jednoznacznie przyznała zamawiającemu rację co do odrzucenia z postępowania przetargowego oferty, gdy wykonawca nie odpowiedział na wezwanie zamawiającego o udzielenie wyjaśnień dotyczących jej treści.

Poprawianie oferty – co zamawiający może poprawić w ofercie?

Zamawiający zgodnie z zapisami ustawy Pzp poprawia w ofercie:

• oczywiste omyłki pisarskie
• oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonywanych poprawek;
• inne omyłki, polegające na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty.

Pojęcie „oczywistej omyłki pisarskiej” niejednokrotnie definiowane było w orzecznictwie sądów okręgowych i Krajowej Izbie Odwoławczej. Jak wskazał Sąd Okręgowy w Gdańsku (sygn. akt XII Ga 206/08) „możliwość poprawienia oczywistej omyłki w tekście oferty dotyczy wyłącznie takich błędów, które są łatwe do zauważenia a „oczywistość” omyłki rozumianej jako określona niedokładność nasuwa się każdemu, bez potrzeby przeprowadzani dodatkowych badań czy też ustaleń. Może to być błąd pisarski, logiczny, przypadkowe przeoczenie lub inna niedokładność przypadkowa, która nasuwa się sama każdemu. Przez oczywistą omyłkę powszechnie rozumie się błąd zwykły wynikający z przeoczenia lub innej wady procesu myślowo-redakcyjnego, a niespowodowany uchybieniem merytorycznym.” Przykładem oczywistej omyłki pisarskiej może być błąd literowy, opuszczenie wyrazu czy błąd wynikający z przeoczenia niespowodowany uchybieniem merytorycznym.

Oczywista omyłka rachunkowa to omyłka wynikająca z błędnej operacji rachunkowej na liczbach. „Stwierdzenie omyłki może mieć miejsce w sytuacji, w której przebieg działania matematycznego może być prześledzony i na podstawie reguł rządzących tym działaniem możliwe jest stwierdzenie błędu w jego wykonaniu.” (KIO 1787/11)

Ostatnią omyłką, która zamawiający może poprawić, jest inna omyłka polegająca na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, niepowodująca istotnych zmian w treści oferty. To właśnie poprawianie tej omyłki przez zamawiających zawsze budzi najwięcej kontrowersji. Aby zamawiający mógł dokonać poprawy niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, zauważona niezgodność musi mieć charakter omyłki, a nie celowego działania wykonawcy oraz poprawienie tej niezgodności nie spowoduje istotnych zmian w treści oferty. Celem wprowadzenia obowiązku poprawy takich omyłek było „niedopuszczenie do wyeliminowania z postępowania ofert w przeważającym zakresie poprawnych, na skutek zaistnienia niezgodności z treścią SWZ, których poprawienie nie ma zasadniczego znaczenia dla przyszłej realizacji przedmiotu zamówienia i oczekiwań zamawiającego.” (KIO 1292/22). Co więcej „wystąpienie stanu niezgodności treści oferty z treścią specyfikacji nie zawsze może być podstawą odrzucenia oferty, z uwagi na konieczność uprzedniego zastosowania art. 223 ust. 2 pkt 3 p.z.p (poprawienia innej omyłki). Odrzuceniu podlega zatem wyłącznie oferta, której treść jest niezgodna z treścią specyfikacji w sposób zasadniczy i nieusuwalny, gdyż wpierw obowiązkiem zamawiającego jest poprawienie tych rozbieżności, jeżeli nie mają istotnego charakteru.” (KIO 987/22).

Zamawiający ma możliwość przed poprawieniem omyłki, o której mowa powyżej, wezwać wykonawcę do udzielenia wyjaśnień czy w ogóle doszło do omyłki oraz czy i w jaki sposób może ona zostać poprawiona. Zgodnie ze stanowiskiem Krajowej Izby Odwoławczej KIO 743/23 „Możliwość dokonania poprawy w ofercie złożonej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego winna być każdorazowo indywidualnie rozstrzygana na podstawie stanu faktycznego danej sprawy. Jednocześnie w przypadku wystąpienia okoliczności przewidzianych w art. 223 ust. 2 pkt 3 p.z.p. dokonywanie poprawek jest obowiązkiem zamawiającego.”

Jedynie poprawienie tej omyłki przez zamawiającego wiąże się z możliwością jej zakwestionowania przez wykonawcę. Wykonawcy wraz z informacją o poprawieniu omyłki polegającej na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia zostaje wyznaczony czas na wyrażenie zgody na jej poprawienie lub jej zakwestionowanie. Należy pamiętać, że brak odpowiedzi wykonawcy w wyznaczonym terminie uznaje się za wyrażenie zgody na poprawę omyłki.

Reasumując powyższe, ustawodawca dał zamawiającemu możliwość zarówno wyjaśnienia złożonych przez wykonawcę dokumentów jak również poprawiania treści złożonych ofert, jednak tylko w takim zakresie, który nie zmienia treści złożonej oferty.  Wskazane wyżej wezwania zamawiającego z żądaniem wykonania określonych czynności przez wykonawcę nie są jedyne, ustawa wskazuje jeszcze szereg innych wezwać kierowanych do wykonawcy w toku badania i oceny ofert – zostaną one przedstawione w kolejnym artykule.