Okiem wykonawcy – Wezwanie do uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych

Zamawiający w czasie badania i oceny ofert poza wyjaśnianiem treści oferty, oświadczeń lub dokumentów wzywa również wykonawców do złożenia, lub uzupełnienia dokumentów, które były wymagane w SWZ. Dokumenty, których może wymagać zamawiający to przedmiotowe środki dowodowe, podmiotowe środki dowodowe oraz oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji. Zamawiający nie jest uprawniony na etapie badania i oceny ofert do żądania innych dokumentów niż te, które były wymienione w SWZ.

Uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych

Jeśli w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego wymagane były przedmiotowe środki dowodowe, czyli takie dokumenty, które mają służyć potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia, lub w opisie kryteriów oceny ofert wykonawcy zobowiązani są do ich złożenia razem z ofertą. Dokumenty te służą potwierdzeniu, iż to, co oferuje wykonawca w swojej ofercie, jest zgodne z warunkami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia lub zgodne z kryteriami, które zamawiający określił w kryteriach oceny ofert.

Przedmiotowe środki dowodowe są merytorycznie powiązane z opisem przedmiotu zamówienia, odnoszą się one bezpośrednio do właściwości przedmiotu zamówienia, a nie do kwalifikacji wykonawcy. Do przedmiotowych środków dowodowych możemy zaliczyć w szczególności karty katalogowe, karty techniczne, opisy, fotografie, certyfikaty wydane przez jednostkę oceniającą zgodność lub sprawozdania z badań przeprowadzonych przez tę jednostkę oraz próbki. Zamawiający na podstawie tych dokumentów dokonuje weryfikacji poprawności merytorycznej złożonych ofert.

Gdy wykonawca zapomni ich złożyć wraz z ofertą lub złożone przez niego dokumenty będą niekompletne, zamawiający wezwie do ich złożenia lub uzupełnienia tylko w przypadku, jeśli taka możliwość była przewidziana w dokumentach zamówienia oraz dokumenty te mają za zadanie potwierdzić wymagania określone w opisie przedmiotu zamówienia.

Podział przedmiotowych środków dowodowych

Sam ustawodawca podzielił przedmiotowe środki dowodowe na dwie grupy:

• dokumenty, które służą potwierdzeniu zgodności z cechami lub wymaganiami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia;
• dokumenty, które służą potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert.

W przypadku pierwszej grupy dokumentów zamawiający ma możliwość wezwania o ich złożenie (jeśli dokumenty nie były złożone wraz z ofertą) lub ich uzupełnienie (jeśli były niekompletne) tylko w sytuacji, jeśli przewidział taką możliwość w dokumentach zamówienia. W przypadku drugiej grupy dokumentów zamawiający nie ma prawnych podstaw do wezwania o ich uzupełnienie, służą one potwierdzeniu wskazanych kryteriów oceny ofert, a więc stanowią część oferty.

Należy zwrócić również uwagę, iż w przypadku pierwszej grupy dokumentów zamawiający może wezwać o ich uzupełnienie jedynie w sytuacji, gdy są one niekompletne, tzn. brakuje jakiejś strony, coś nie jest do końca widoczne, itp. Zamawiający nie ma możliwości wezwać do uzupełnienia tych dokumentów w przypadku, gdy złożone przedmiotowe środki dowodowe zawierają błędy, czyli nie potwierdzają, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają wymagania określone przez zamawiającego. W takim przypadku oferta wykonawcy podlega odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy Pzp (Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli została złożona przez wykonawcę, który nie złożył w przewidzianym terminie (…) przedmiotowego środka dowodowego (…).) Co więcej, zamawiający w takiej sytuacji Zamawiający ma prawo zabrać wadium (jeśli w postępowaniu było wymagane jego wniesienie), jeśli brak uzupełnienia tych dokumentów spowodował brak możliwości wybrania oferty jako najkorzystniejszej.

 Orzecznictwo KIO w zakresie uzupełniania przedmiotowych środków dowodowych

Krajowa Izba Odwoławcza niejednokrotnie zwracała uwagę, iż w sytuacji, gdzie „złożone z ofertami karty katalogowe są niezgodne z OPZ, a ewentualne ich uzupełnienie wiązałoby się ze zmianą w merytorycznej sferze dokumentów, które miały potwierdzać zgodność cech oferowanych urządzeń z wymaganiami zamawiającego, co jest niedopuszczalne w trybie art. 107 ust. 2 p.z.p. Takiej wady karty katalogowej nie można konwalidować, oznaczałoby to bowiem uzupełnienie przedmiotu oferty po upływie terminu na składanie ofert, kiedy tryb uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych nie może pomijać zasady niezmienności treści oferty” (KIO 695/23).

„Co więcej wezwanie zamawiającego do wykonawcy zgodnie z art. 107 ust. 2 p.z.p. nie znajdzie zastosowania w sytuacji, gdy przedmiotowe środki dowodowe zostały wprawdzie złożone i są kompletne, ale ich treść nie jest wystarczająca do pozytywnej oceny zgodności oferowanego zamówienia z wymaganiami zamawiającego. Nie będzie również podlegał uzupełnieniu taki przedmiotowy środek dowodowy, który potwierdza, że oferta jest niezgodna z wymaganiami zamawiającego.”  (KIO 663/22).

Należy również zauważyć, iż w stosunku do przedmiotowych środków dowodowych zamawiający może wystąpić do wykonawcy z prośbą o wyjaśnienie ich treści, jednak takie wyjaśnienie nie może skutkować zmianą tego dokumentu.

Reasumując wykonawca po zapoznaniu się z SWZ powinien mieć wiedzę, czy w danym postępowaniu przedmiotowe środki dowodowe są wymagane, a jeśli tak, to co mają one potwierdzać: czy wymagania określone w OPZ, czy wymagania określone w kryterium oceny ofert. W obu przypadkach przedmiotowe środki dowodowe mają zostać złożone razem z ofertą. Brak tych dokumentów, złożenie niekompletnego dokumentu, lub takiego, który nie potwierdza, że oferta spełnia określone cechy lub kryteria, będzie skutkował odrzuceniem oferty z postępowania przetargowego oraz możliwością utraty wniesionego wadium – z zastrzeżeniem, możliwości ich uzupełnienia, jeśli dotyczą one potwierdzenia wymagań określonych w opisie przedmiotu zamówienia oraz możliwość została przewidziana w SWZ.