Okiem wykonawcy – Wezwanie do uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych

Zamawiający w toku badania i oceny ofert, tak jak zostało to wspomniane w poprzednim artykule, wzywa do uzupełnienia dokumentów, które wcześniej były wskazane w SWZ.  Dokumenty potwierdzające niepodleganie wykluczeniu i spełnienie warunków udział w postępowaniu można podzielić na wstępne oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, które należy złożyć razem z ofertą oraz na podmiotowe środki dowodowe, które są wymagane tylko od wykonawcy, którego oferta została najwyżej ocenione względem kryteriów określonych w SWZ.

Podmiotowe środki dowodowe

Zgodnie z definicją wskazaną w ustawie Pzp podmiotowe środki dowodowe to dokumenty, które służą potwierdzeniu braku podstaw wykluczenia, spełniania warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji. Należy mieć na uwadze, iż oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, które z reguły wykonawca zobowiązany jest złożyć razem z ofertą, nie jest podmiotowym środkiem dowodowym. Oświadczenie to stanowi dowód potwierdzający brak podstaw do wykluczenia, spełniania warunków udziału w postępowaniu na dzień składania ofert, który tymczasowo zastępuje wymagane przez zamawiającego podmiotowe środki dowodowe.

W zależności od tego, jaka jest wartość zamówienia, zamawiający może lub musi żądać podmiotowych środków dowodowych. W postępowaniach poniżej progów unijnych ustawodawca pozostawił wybór zamawiającemu w tym zakresie, w przypadku postępowań powyżej progów unijnych zamawiający jest zobowiązany do żądania tych dokumentów, a informacje o nich wykonawca znajdzie w SWZ.

Wezwanie o podmiotowe środki dowodowe

Zamawiający po badaniu i ocenie ofert oraz po stworzeniu rankingu złożonych ofert, tuż przed wyborem oferty najkorzystniejszej wzywa wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych. W przypadku postępowań, których wartość jest większa niż progi unijne, wyznaczony przez zamawiającego termin nie może być krótszy niż 10 dni, zaś w przypadku postępowań poniżej progów unijnych ten termin wynosi min. 5 dni.

Aktualność podmiotowych środków dowodowych

Podmiotowe środki dowodowe, które składa wykonawcą, mają być aktualne na dzień ich złożenia. Ową „aktualność” należy interpretować jako potwierdzenie okoliczności niepodlegania wykluczeniu i spełnienia warunków udziału w postępowaniu, które wykonawca oświadczył we wstępnym oświadczeniu składanym razem z ofertą o niepodleganiu wykluczeniu i spełnieniu warunków udziału w postępowaniu. „Innymi słowy, oświadczenia lub dokumenty »aktualne« to takie, które oddają rzeczywistość w momencie ich złożenia, czyli potwierdzają okoliczność, co do której wykonawca wcześniej złożył wstępne oświadczenie” (KIO430/20).

„Podmiotowe środki dowodowe mogą być datowane na dzień późniejszy niż data złożenia ofert, jednak treść tych dokumentów w żaden sposób nie może podważać prawdziwości złożonego oświadczenia wstępnego w tym zakresie”. Takie spostrzeżenie można znaleźć w wyroku z dnia 13.12.2021 r. KIO 3477/21.

Aktualność podmiotowych środków dowodowych należy również wyjaśniać w odniesieniu do przepisów rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich zamawiający może żądać od wykonawcy. To tam ustawodawca wskazał jaki dokument, z jaką datą ma być sporządzony w odniesieniu do daty złożenia tych dokumentów.

Ponadto należy zauważyć, iż w przypadku, gdy zamawiający posiada uzasadnione podstawy do uznania, że złożone uprzednio podmiotowe środki dowodowe nie są już aktualne, może na każdym etapie postępowania przetargowego wezwać wykonawcę do złożenia wszystkich lub niektórych podmiotowych środków dowodowych.

Brak oświadczenia wstępnego w ofercie oraz nieuzupełnienie podmiotowych środków dowodowych na wezwanie zamawiającego

W przypadku, gdy wykonawca do oferty nie załączy wstępnego oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnieniu warunków udziału w postępowaniu lub oświadczenie to jest niekompletne, zawiera błędy lub wykonawca nie złoży podmiotowych środków dowodowych w wyznaczonym przez zamawiającego terminie, lub dokumenty te będą niekompletne, lub będą zawierały błędy zamawiający zgodnie z art. 128 ust. 1 ustawy Pzp zobowiązany jest wezwać wykonawcę do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia tych dokumentów w wyznaczonym terminie. Wskazana procedura stanowi obowiązek zamawiającego, w wyroku KIO 1642/23, Izba jednoznacznie wskazała, że „(…) zgodnie z art. 128 ustawy pzp, w przypadku, gdy wykonawca nie złoży podmiotowych środków dowodowych, są one niekompletne lub zawierają błędy, zamawiający wzywa wykonawcę odpowiednio do ich złożenia, poprawienia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie. Ustawodawca nałożył zatem na zamawiającego obowiązek skierowania do wykonawcy wezwania w przypadkach określonych dyspozycją ww. przepisu, na co wskazuje sformułowanie „wzywa”. Wezwanie ma więc charakter obligatoryjny, a zaniechanie wezwania w przypadkach wskazanych w art. 128 ust. 1 ustawy pzp stanowiłoby naruszenie ustawy”.

Jedynymi okolicznościami, które zwalniają zamawiającego z powyższego obowiązku, jest sytuacja, w której oferta podlega odrzuceniu bez względu na złożenie, uzupełnienie lub poprawienie tych dokumentów, lub zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.

Jeśli wykonawca otrzymał wezwanie do uzupełnienia dokumentów zgodnie z art. 128 ust. 1 ustawy Pzp i termin na uzupełnienie wskazany w piśmie będzie dla wykonawcy zbyt krótki, aby uzyskać wskazane tam dokumenty, wykonawca może zwrócić się do zamawiającego z prośbą o wydłużenie tego terminu, podając uzasadnienie. Należy jednak pamiętać, iż w takim wypadku, jeśli zamawiający zgodzi się na wydłużenie terminu, powinien zgodnie z zasadą równego traktowania przedłużyć termin również innym wykonawcom, których wzywał o uzupełnienie dokumentów.

Zamawiający ma możliwość zwrócić się bezpośrednio do podmiotu, który jest w posiadaniu informacji lub dokumentów istotnych w zakresie złożonych przez wykonawcę dokumentów, jeśli budzą one wątpliwości zamawiającego w tym zakresie dla oceny spełnienia przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu, kryteriów selekcji lub braku podstaw do wykluczenia o przedstawienie takich informacji, lub dokumentów.

Brak złożenia podmiotowych środków dowodowych lub oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu na wezwanie zamawiającego zgodnie z art. 128 ustawy Pzp skutkować będzie odrzuceniem oferty z postępowania, a co więcej zatrzymaniem wniesionego wadium (jeśli było wymagane), jeśli brak uzupełnienia spowodował brak możliwości wybrania oferty złożonej przez wykonawcę jako najkorzystniejszej.

Reasumując wykonawca, który wraz z ofertą nie złoży oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnieniu warunków udziału w postępowaniu może być pewny, że zostanie wezwany do jego uzupełnienia. Oświadczenie te wstępnie potwierdza zarówno niepodleganie wykluczeniu jak i spełnienie warunków udziału w postępowaniu. Na potwierdzenie właśnie tego oświadczenia zamawiający wzywa do uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych dopiero wykonawcę, którego oferta okaże się najkorzystniejsza. Wykonawca na złożenie dokumentów na co najmniej 10 dni w postępowaniu powyżej progów unijnych i co najmniej 5 dni w postępowaniu krajowym. Brak złożenia dokumentów w tym terminie, ich niekompletność lub błędy, będą podstawą do ponownego wezwania o ich uzupełnienie. Dopiero w przypadku niezłożenia dokumentów na ponowne wezwanie, oferta wykonawcy będzie podlegała odrzuceniu, a wadium zatrzymaniu, jeśli oferta tego wykonawcy mogłaby zostać uznana jako najkorzystniejsza.