Okiem wykonawcy – Przedłużenie terminu związania ofertą

Wykonawca, składając ofertę, zgadza się na określony w dokumentach zamówienia termin związania ofertą. Jest to termin ważności oferty, czyli czas, w którym wykonawca składający ofertę zobowiązuje się do zawarcia umowy na warunkach w niej określonych. Związanie ofertą oznacza dla wykonawcy brak możliwości wycofania swojej oferty lub jej zmiany w tym czasie. Jeśli jednak wykonawca zdecyduje się zrezygnować ze swojej oferty w terminie jej związania, a więc odmówi podpisania umowy ,musi liczyć się z zatrzymaniem wadium przez zamawiającego, jeśli było one wymagane w postępowaniu.

Zamawiający ogłaszając postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, starają się, aby wybór oferty najkorzystniejszej i podpisanie umowy miały miejsce w terminie związania ofertą, właśnie po to, aby mieć pewność, że dojdzie do podpisania umowy — jednak nie zawsze jest to możliwe.

Koniec terminu związania ofertą

Koniec terminu związania ofertą określony jest przez zamawiającego w dokumentacji postępowania. Ustawodawca wskazał maksymalne terminy związania ofertą w zależności od zastosowanej procedury, może to być 30,90 lub 120 dni. Koniec terminu związania ofertą dla wykonawcy, jak już wcześniej zostało wspomniane, oznacza brak obowiązku podpisania umowy z zamawiającym. Jednak dla zamawiającego koniec tego terminu nie jest równoznaczny z końcem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a więc nie oznacza braku możliwości wyboru oferty najkorzystniejszej czy też podpisania umowy, jeśli wykonawca wyrazi na to zgodę.

Wezwanie o przedłużenie terminu związania ofertą

W przypadku, gdy zamawiający nie dokona wyboru oferty najkorzystniejszej, w terminie związania ofertą ma on możliwość przed upływem tego terminu zwrócić się do wykonawców, którzy złożyli oferty w postępowaniu o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą o wskazany przez niego okres. Przedłużony czas związania ofertą nie może być dłuższy niż 60 dni. Zamawiający taką prośbę do wykonawców może sformułować tylko raz, co oznacza, że nie ma możliwości przedłużania terminu związania ofertą w „nieskończoność”.

Przedłużenie ważności wadium

Wykonawca, jeśli wyraża zgodę na przedłużenie terminu związania ofertą, czyli nadal chce, aby jego oferta brała udział w postępowaniu, powinien w odpowiedzi na pismo zamawiającego złożyć pisemne oświadczenie w tym zakresie. Takie oświadczenie musi zostać przekazane zamawiającemu zgodnie ze sposobem komunikacji, który zamawiający określił w SWZ, przed upływem dotychczasowego terminu związania ofertą. Warto wspomnieć, iż „pisemne oświadczenie” nie oznacza „oświadczenia w formie pisemnej”, wykonawca wspomniane oświadczenie może złożyć jako skan uprzednio sporządzonego oświadczenia w formie pisemnej lub jako treść wpisaną bezpośrednio w mailu.

W przypadku postępowań, gdzie było wymagane wadium, należy pamiętać, iż przedłużenie terminu związania ofertą należy dokonać z jednoczesnym przedłużeniem okresu ważności wadium, lub jeśli nie jest to możliwe z wniesieniem nowego wadium na przedłużony okres związania ofertą. Jeśli wadium wniesione było w formie pieniężnej, wykonawca nie musi nic robić, zaś jeśli było wniesione w formie gwarancji ubezpieczeniowej lub poręczenia, a termin jego obowiązywania nie obejmuje całego przedłużonego terminu związania ofertą, wykonawca zobowiązany jest wraz ze zgodą na przedłużenie tego terminu dostarczyć zamawiającemu nową gwarancję na przedłużony termin związania oferta lub aneks do posiadanej przez zamawiającego gwarancji wydłużający termin jej obowiązywania.

Brak zgody na przedłużenie terminu związania ofertą

Jeśli wykonawca nie chce przedłużyć terminu związania ofertą, nie musi odpowiadać na pismo zamawiającego z prośbą o wyrażenie zgody na jego przedłużenie. W takim przypadku wykonawca musi liczyć się z odrzuceniem jego oferty z postępowania przetargowego. Warto również zaznaczyć, iż taka odmowa nie powoduje utraty wadium.

Kontynuacja postępowania pomimo braku terminu związania ofertą

W rzeczywistości zdarzają się również sytuacje, gdzie termin związania ofertą minął, zamawiający nie dokonał wyboru oferty najkorzystniejszej i – co więcej – żadnej prośby o wydłużenie terminu związania ofertą do wykonawców nie wystosował. W takiej sytuacji zamawiający zobowiązany będzie do wezwania wykonawcy, którego oferta otrzymała najwyższą ilość punktów do wyrażenia pisemnej zgody na wybór jego oferty.

Wykonawca, jeśli nadal będzie zainteresowany udziałem w postępowaniu przetargowym, powinien wyrazić zgodę na powyższe pismo. Nie będzie już jednak zobowiązany do przedłużania wadium, jeśli było ono wymagane w danym postępowaniu. Takie oświadczenie o wrażeniu zgody przez wykonawcę stanowi dla zamawiającego „zielone światło” do dalszego procedowania w tym postępowaniu przetargowym.

Natomiast w przypadku, gdy wykonawca nie zgodzi się na wybór jego oferty po upływie terminu związania ofertą, musi liczyć się z odrzuceniem jego oferty z postępowania. Zamawiający zaś będzie miał możliwość zwrócenia do kolejnego wykonawcy, którego oferta otrzymała w kolejności najwyższą ilość punktów, o wrażenie takiej zgody.

Reasumując, upływ terminu związania ofertą nie jest jednoznaczny z brakiem możliwości wyboru oferty najkorzystniejszej i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Przepisy Ustawy Pzp wraz z końcem terminu związania ofertą nie zwalniają zamawiającego od wykonania swoich ustawowych obowiązków, może on po upływie tego terminu dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej oraz zawrzeć umowę w sprawie zamówienia publicznego. Jak podkreślił Sąd Okręgowy w Warszawie w wyroku z dnia 16 lipca 2014 r., XXIII Ga924/14 upływ terminu związania ofertą nie powoduje utraty przez ofertę waloru stanowczości, czyli jej wygaśnięcia. Po upływie tego terminu oferta jest nadal ważna, z tą różnicą, że zawarcie umowy na warunkach w niej określonych zależne będzie wyłącznie od decyzji wykonawcy.