Okiem wykonawcy – Kiedy zamawiający może odrzucić ofertę z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego? – część 1

Zarówno zamawiający ogłaszając postępowanie przetargowe, jak i wykonawca, składając ofertę, dążą do zawarcia umowy w sprawie danego zamówienia. Jednak są sytuacje, w których zamawiający nie może zaakceptować złożonej oferty. Ustawodawca wskazał listę takich sytuacji, w których zamawiający zobligowany jest do odrzucenia oferty z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Przepisy te stanowią nakaz dla zamawiającego, co oznacza, iż jeśli zaistnieje którakolwiek z przesłanek tam opisanych, zamawiający odrzuca taką ofertę z postępowania przetargowego. Odrzucenie oferty następuje w trakcie badania i oceny ofert przez zamawiającego. Informacja o odrzuceniu zostaje przekazana wykonawcom, których oferty zostały odrzucone niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej wraz ze wskazaniem podstawy prawnej odrzucenia oraz uzasadnieniem faktycznym. Warto, aby każdy z wykonawców przystępujących do postępowania przetargowego miał wiedzę, do jakich sytuacji nie można dopuścić na etapie składania oraz badania i oceny ofert, aby jego oferta nie podlegała odrzuceniu.

Oferta złożona po terminie

Zamawiający odrzuca ofertę wykonawcy, która została złożona po terminie składania ofert. Obecnie, gdy oferty składane są wyłącznie elektronicznie, złożenie oferty po terminie może nastąpić nie tylko na skutek działania wykonawcy, ale również na skutek awarii działania systemu. Za funkcjonowanie systemu służącego do składania ofert odpowiada zamawiający, a więc w sytuacji, gdy do zamawiającego wpłynie oferta po terminie składania ofert, zobowiązany jest on do weryfikacji czy złożona po terminie oferta nie wpłynęła po terminie na skutek awarii systemu. Dopiero po sprawdzeniu działania systemu i uzyskaniu pewności, iż za złożenie oferty po terminie odpowiada wykonawca, zamawiający odrzuca taką ofertę z postępowania przetargowego.

Oferta złożona przez wykonawcę podlegającego wykluczeniu

Zamawiający odrzuca z postępowania ofertę, która została złożona przez wykonawcę podlegającego wykluczeniu. Podstawy wykluczenia zmawiający określa w dokumentacji postępowania (ogłoszenie o zamówieniu oraz Specyfikacja Warunków Zamówienia). Obligatoryjne podstawy wykluczenia określone są w art. 108 ustawy Pzp i są sprawdzane w stosunku do każdego wykonawcy w każdym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Zamawiający może zdecydować się na badanie w stosunku do wykonawców składających ofertę podstaw wykluczenia o charakterze fakultatywnym. Są to przesłanki określone w art. 109 ustawy Pzp i tylko jeśli zamawiający zawarł w dokumentacji przetargowej informacje, iż będzie sprawdzał wykonawców pod kątem tych właśnie przesłanek, może takiej weryfikacji dokonać. Jeśli w toku badania i oceny ofert zamawiający uzna, iż w stosunku do któregoś z wykonawców zachodzą przesłanki wykluczenia, może on takiego wykonawcę wykluczyć z postępowania na każdym jego etapie, a konsekwencją tego działania będzie również odrzucenie oferty tego wykonawcy z postępowania przetargowego.

Oferta złożona przez wykonawcę, który nie spełnia warunków udziału w postępowaniu

O tym, czy w danym postępowaniu określone zostają warunki udziału, decyduje zamawiający. Zamawiający musi rozważyć, czy aby należycie wykonać dane zamówienie Wykonawca musi posiadać określony poziom zdolności. Jeśli warunki zostają określone, to zamawiający wskazuje minimalne poziomy zdolności, jakie musi posiadać wykonawca, aby móc w przyszłości zrealizować zamówienie. Weryfikacja czy warunki udziału w postępowaniu są spełnione przez wykonawcę, który złożył ofertę w pierwszej kolejności, następuje poprzez weryfikację oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, które wykonawca składa razem z ofertą. W kolejnym etapie badania i oceny ofert już tylko od wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, zamawiający wymaga dokumentów, które potwierdzają spełnienie warunków udziału w postępowaniu. Jeśli złożone przez wykonawcę podmiotowe środki dowodowe nie potwierdzają spełnienia warunków udziału w postępowaniu zamawiający odrzuca ofertę tego wykonawcy z postępowania.

Niezłożenie dokumentów w terminie

Ustawodawca określił również katalog dokumentów, których niezłożenie w przewidzianym terminie będzie skutkowało odrzuceniem oferty z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, należą do niego: oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, podmiotowe środki dowodowe potwierdzające brak podstaw wykluczenia lub spełniania warunku udziału w postępowaniu, przedmiotowe środki dowodowe oraz inne oświadczenia i dokumenty. Wykonawca, jeśli zostaje wezwany przez zamawiającego do złożenia lub uzupełnienia dokumentów, musi je przedłożyć w określonym trybie i terminie, a niezłożenie ich będzie skutkowało odrzuceniem oferty. Z zastrzeżeniem, iż przy wezwaniu do złożenia podmiotowych środków dowodowych, dopiero niezłożenie dokumentów w odpowiedzi na wezwanie zgodnie z art. 128 ust. 1 ustawy Pzp będzie skutkowało odrzuceniem oferty z postępowania. W przypadku przedmiotowych środków dowodowych wykonawca powinien złożyć te dokumenty razem z ofertą. W przypadku ich braku w ofercie zamawiający może wezwać wykonawcę do ich uzupełnienia jedynie, gdy przewidział taką możliwość w dokumentacji postępowania i jednocześnie dokumenty te nie służą potwierdzeniu wymagań określonych w kryterium oceny ofert. W takiej sytuacji nieuzupełnienie tych dokumentów na wezwanie zamawiającego będzie podstawą do odrzucenia oferty z postępowania. Jako przykład innych oświadczeń lub dokumentów, których niezłożenie skutkuje odrzuceniem oferty, można wskazać pełnomocnictwo. Jeśli nie będzie ono złożone razem z ofertą zamawiający wezwie do uzupełnienia tego dokumentu w wyznaczonym terminie, pod rygorem odrzucenia oferty z postępowania.

Niezgodność z przepisami ustawy

Oferta wykonawcy będzie również odrzucona, gdy jest niezgodna z przepisami ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz aktami wykonawczymi do tej ustawy. Jako przykład niezgodności oferty z przepisami ustawy Pzp można wskazać na niezgodność formy oferty z wymogami określonymi art. 63 ustawy Pzp. Artykuł ten bezpośrednio wskazuje na obowiązek zachowania odpowiedniej formy oferty, w przypadku postępowań „unijnych” wymagana jest forma elektroniczna, czyli oferta ma zostać złożona w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadku postępowań krajowych oferta może być złożona w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym, lub osobistym. Niezachowanie wskazanych wyżej form przy składaniu ofert będzie stanowiło podstawę do ich odrzucenia.

Niezgodnością z przepisami ustawy Pzp będzie również złożenie przez wykonawcę więcej niż jednej oferty do danego postępowania, ale również złożenie oferty dodatkowej, w której zaproponowana cena jest wyższa niż w pierwotnie złożonej ofercie.

Jako kolejny przykład oferty niezgodnej z przepisami ustawy możemy wskazać sytuację, kiedy wykonawca składa więcej niż jedną ofertę lub też składa ofertę dodatkową, w której zaproponował wyższą cenę niż w złożonej uprzednio ofercie.

Oferta nieważna na podstawie odrębnych przepisów

Ustawodawca wskazał również, iż złożenie oferty, która jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów, stanowi podstawę do odrzucenia tej oferty z postępowania. Ustawa Pzp nie określa, co jest rozumiane jako „odrębne przepisy”, a więc należy to traktować jako wszystkie przepisy obowiązującego prawa. Analizując orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej, można zauważyć, iż z reguły będą to niezgodności z przepisami kodeksu cywilnego dotyczące reprezentacji wykonawcy lub czynności bezprawnej.

Ustawodawca wskazał, aż 18 przesłanek odrzucenia oferty z postępowania przetargowego, w niniejszym artykule omówione zostały zaledwie 4 z nich. Zapraszam do zapoznania się z kolejnymi przesłankami, które zostaną przeanalizowane w kolejnych publikacjach. Pamiętajmy, że wykonawca, który ma pełną wiedzę o sytuacjach, które będą skutkowały odrzuceniem oferty, będzie z większą uważnością przygotowywał ofertę, co przyczyni się do zwiększenia szansy na zdobycie kontraktu.