Okiem wykonawcy – Kiedy zamawiający może odrzucić ofertę z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego? – część 2

Przed nami kolejna część przesłanek, które obligują zamawiającego do odrzucenia oferty z postępowania przetargowego. Jak zostało to już wcześniej wspomniane, niezwykle ważne jest, aby każdy z wykonawców zapoznał się z nimi jeszcze przed złożeniem oferty, tak aby przygotowując ją, wiedział czego, ma się wystrzegać.

Treść oferty jest niezgodna z warunkami zamówienia

Zamawiający odrzuca z postępowania ofertę, której treść jest niezgodna z warunkami zamówienia. Zgodnie z definicją umieszczoną w art. 7 pkt. 29 ustawy Pzp przez warunki zamówienia należy rozumieć zarówno warunki, które dotyczą przedmiotu zamówienia jak i warunki postępowania o udzielenie zamówienia. Warunki zamówienia wynikają bezpośrednio z opisu przedmiotu zamówienia, wymagań związanych z realizacją tego zamówienia, kryteriów oceny ofert, wymagań proceduralnych lub projektowanych postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego. W związku z powyższym zamawiający uzna, iż treść oferty jest niezgodna z warunkami zamówienia, kiedy oferta będzie sporządzona i przedstawiona w sposób nieodpowiadający wymaganiom zamawiającego w odniesieniu do przedmiotu zamówienia, sposobu jego realizacji i innych warunków zamówienia, opisanych w art. 91-98 ustawy Pzp. Niezgodności mogą dotyczyć merytorycznego aspektu zaoferowanego przedmiotu czy usługi, ale również ilości, jakości, warunków realizacji i innych elementów, które mają wpływ na wykonanie zamówienia. Przykładem takich niezgodności może być zaoferowanie przez wykonawcę innego przedmiotu zamówienia niż wymagany przez zamawiającego, lub przedmiotu zamówienia, który nie spełnia wszystkich wymagać/parametrów opisanych w dokumentacji. Co więcej, również niezłożenie dokumentów, które wskazują jaki przedmiot zamówienia został zaoferowany lub złożenie takich, które nie potwierdzają zgodności z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia będzie również świadczyło o niezgodności oferty z warunkami zamówienia.

Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku KIO 673/23 również wskazała, iż „niezgodność z warunkami zamówienia, o której mowa w art. 226 ust. 1 pkt 5 p.z.p. zachodzi wówczas, gdy oferta wykonawcy jest niezgodna z jasno wyrażonym postanowieniem zawartym w dokumentach wskazanych w art. 7 pkt 29 p.z.p., tj. w opisie przedmiotu zamówienia, w wymaganiach proceduralnych lub w projektowanych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia publicznego”. Ponadto „niezgodność treści oferty z warunkami zamówienia (…) ma miejsce w sytuacji, gdy oferowane przez wykonawcę w ofercie zobowiązanie nie odpowiada zobowiązaniu określonemu w SWZ, bądź też polega na sporządzeniu i przedstawieniu oferty w sposób niezgodny z wymaganiami zamawiającego, przy czym chodzi tutaj o takie wymagania SWZ, które dotyczą opisania, wyrażenia i potwierdzenia zobowiązania oferowanego, tj. wymagania co do treści oferty, a nie jej formy” wypowiedziała się Izba w wyroku KIO 777/23.

Oferta została sporządzona lub przekazana w sposób niezgodny z wymaganiami technicznymi oraz organizacyjnymi sporządzania, lub przekazywania ofert przy użyciu środków komunikacji elektronicznej

Zamawiający w dokumentacji postępowania określa wymagania co do sposobu sporządzenia i przekazania oferty przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Brak zgodności oferty z wymaganiami zamawiającego, które dotyczą aspektów technicznych sporządzania i składania ofert oraz niezastosowanie wymaganych przez zamawiającego środków komunikacji stanowią podstawę odrzucenia oferty z postępowania. Przykładami takiej niezgodności może być złożenie oferty pocztą elektroniczną, podczas gdy w dokumentacji zamawiający określił konieczność złożenia oferty poprzez wskazany przez niego system elektroniczny. Co więcej, zgodnie z wyrokiem KIO 825/23 „Zamawiający zobowiązany będzie do odrzucenia oferty w przypadku przekazania oferty w postaci niewłaściwego dokumentu elektronicznego (pliku o niewłaściwym formacie danych)”. Wykonawca każdorazowo przed złożeniem oferty powinien dokładnie zapoznać się z zapisami SWZ w zakresie sposobu sporządzania i przekazywania oferty w konkretnym postępowaniu, aby mieć pewność, że wykona tę czynność zgodnie z wymaganiami zamawiającego.

Oferta złożona w warunkach czynu nieuczciwej konkurencji

Czynem nieuczciwej konkurencji, zgodnie z Ustawą o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji jest działanie sprzeczne z prawem lub dobrymi obyczajami, jeżeli zagraża lub narusza interes innego przedsiębiorcy, lub klienta. W ustawie tej zostały wskazane również przykładowe czyny nieuczciwej konkurencji, jednak nie jest to lista zamknięta.  Aby określone zachowanie zostało uznane za czyn nieuczciwej konkurencji, konieczne jest, aby działanie to było podjęte w związku z działalnością gospodarczą, wskazywało na sprzeczność z prawem lub dobrymi obyczajami oraz zagrażało, lub naruszało interes innego wykonawcy, lub klienta. W rzeczywistości stwierdzenie czynu nieuczciwej konkurencji ma zazwyczaj charakter oceny. Zamawiający powinien przed odrzuceniem oferty z postępowania w związku z zaistnieniem tej przesłanki dokładnie wyjaśnić zaistniałe okoliczności. Najczęściej taka sytuacja ma miejsce w przypadku ujawnienia potencjalnych uzgodnień między wykonawcami, którzy złożyli oferty w ramach tego samego postępowania lub też w przypadku posługiwania się przez wykonawców nielegalnym oprogramowaniem (np. do projektowania) czy wykonaniem zamówienia niezgodnie z przepisami prawa (co znacznie zaniżało cenę oferty).

Oferta z rażąco niską ceną lub kosztem

Odrzucenie oferty ze względu na wystąpienie rażąco niskiej ceny lub kosztu musi zostać poprzedzone wezwaniem wyjaśniającym opisanym w art. 224 ustawy Pzp. Ustawodawca wskazał tam, w jakich sytuacjach Zamawiający zobligowany jest do żądania wyjaśnień w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu, lub ich istotnych składowych oraz wskazał katalog okoliczności, których takie wyjaśnienia mogą dotyczyć. Wykonawca, otrzymując takie wezwanie zobowiązany jest do udzielenia odpowiedzi we wskazanym terminie oraz do wykazania (również z pomocą innych dokumentów), że jego cena nie nosi znamion rażąco niskiej ceny. Wyjaśnienie to powinno być konkretne, wyczerpujące i rzetelne. Wykonawca powinien odpowiedzieć na wszystkie wątpliwości zamawiającego, które zostały podniesione w piśmie wzywającym do wyjaśnienia oraz udowodnić zamawiającemu możliwość wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w SWZ w takiej cenie jak została zaoferowana. W sytuacji, gdy wyjaśnienia nie spełniają tych wymagań, tzn., gdy udzielone przez wykonawcę wyjaśnienia są zbyt ogólne i nie przekonały zamawiającego, że zaoferowana cena nie jest rażąco niska, zamawiający odrzuca taką ofertę z postępowania przetargowego. Co więcej, również brak odpowiedzi na wezwanie o wyjaśnienie rażąco niskiej ceny będzie skutkował odrzuceniem oferty z postępowania przetargowego.

Oferta złożona przez wykonawcę niezaproszonego do składania ofert

Oferta złożona przez wykonawcę niezaproszonego do składania ofert będzie dotyczyła postępowań, gdzie występuje więcej niż jeden etap, może to być postępowanie prowadzone w trybie przetargu ograniczonego, w trybie podstawowym z negocjacjami lub z możliwością negocjacji, ale również w mniej stosowanych trybach takich jak: negocjacje bez ogłoszenia czy też dialog konkurencyjny. Sytuacja ta ma miejsce, gdy wykonawca złożył zamawiającemu ofertę pomimo faktu, iż nie dostał zaproszenia do składania ofert.

Analizując wskazane powyżej kolejne pięć przesłanek odrzucenia oferty z postępowania przetargowego, możemy zauważyć, iż niezbyt dokładna analiza dokumentacji postępowania przez wykonawców może przyczynić się do powstania błędów, czy to przy składaniu ofert, czy uzupełnianiu dokumentów, które mogą później skutkować odrzuceniem oferty. Zatem analiza Specyfikacji Warunków Zamówienia powinna być dla każdego z wykonawców ważnym elementem całego procesu składania ofert w postępowaniach przetargowych.