Okiem wykonawcy – Zakończenie postępowania przetargowego

Zamawiający po etapie badania i oceny ofert oraz wezwaniu wykonawcy, którego oferta otrzymała najwyższą ilość punktów do uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych, informuje wykonawców o wyborze oferty najkorzystniejszej. Po tym pozostaje już tylko zawarcie umowy o zamienienie publiczne, co było głównym celem postępowania przetargowego.

Informacja o wyborze oferty najkorzystniejszej

Zamawiający niezwłocznie po dokonaniu wyboru oferty najkorzystniejszej informuje o tym równocześnie wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty w danym postępowaniu przetargowym. W informacji tej powinny znaleźć się dane wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza oraz dane pozostałych wykonawców, którzy złożyli oferty wraz z informacją o przyznanej im punktacji w zakresie każdego ocenianego kryterium. Informacja te zostaje przekazana wykonawcom zgodnie z określonym w dokumentacji postępowania sposobem komunikowania się oraz zostaje umieszczona na stronie internetowej prowadzonego postępowania przetargowego.

Razem z informacją o wyborze oferty najkorzystniejszej zamawiający przekazuje również wykonawcom, którzy złożyli oferty w postępowaniu informacje o ofertach odrzuconych, podając uzasadnienie prawne i faktyczne ich odrzucenia.

Zakończenie postępowania przetargowego

Po wyborze oferty najkorzystniejszej zamawiający podpisuje umowę w sprawie zamówienia publicznego zgodnie z określonymi terminami wskazanymi w ustawie Pzp. W przypadku postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego zamawiający może podpisać umowę dopiero po upływie 10-ciu dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze oferty najkorzystniejszej, chyba że w postępowaniu została złożona tylko jedna oferta. W przypadku postępowania prowadzonego w trybie podstawowym termin ten wynosi 5 dni. Po ich upływie zamawiający może zawrzeć umowę w sprawie zamówienia publicznego.

Zdarzają się również takie sytuacje, gdzie postępowanie przetargowe nie kończy się zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego, a zostaje unieważnione. Sam ustawodawca wskazuje, iż zakończeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego lub unieważnienie postępowania.

Kiedy zamawiający unieważnia postępowanie przetargowe?

Sytuacje, w których zamawiający unieważnia postępowanie przetargowe zostały wskazane w ustawie Pzp jako zamknięty katalog przesłanek. Niektóre nich są obligatoryjne, co oznacza, że w przypadku ich spełnienia zamawiający unieważnia postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, a niektóre fakultatywne – więc unieważnienie postępowania będzie zależało od decyzji zamawiającego.

Brak oferty lub wszystkie oferty podlegają odrzuceniu

Zamawiający zobligowany jest do unieważnienia postępowania przetargowego, jeżeli nie złożono żadnej oferty lub wszystkie złożone oferty podlegają odrzuceniu.

Niska kwota na sfinansowanie zamówienia

Zamawiający tuż przed otwarciem ofert informuje wykonawców o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Jeśli po złożeniu ofert cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa wskazaną przez zamawiającego kwotę, zamawiający unieważnia postępowanie przetargowe, chyba że zamawiający może tę kwotę zwiększyć do ceny najkorzystniejszej oferty.

Dwie oferty o tej samej cenie

Jeśli w danym postępowaniu przetargowym zostały złożone oferty, które uzyskały taką samą, najwyższą ilość punktów – zamawiający wybiera jako najkorzystniejszą tę ofertę, która otrzymała najwyższą ocenę w kryterium o najwyższej wadze. Jeśli nie można dokonać wyboru we wskazany wyżej sposób, zamawiający wzywa wykonawców, którzy złożyli te oferty do złożenia ofert dodatkowych zawierających nową cenę. W sytuacji, w której do zamawiającego wpłyną oferty dodatkowe o takiej samej cenie, zamawiający zobowiązany jest do unieważnienia postępowania przetargowego.

Zmiana okoliczności

Zamawiający zobowiązany jest również do unieważnienia postępowania przetargowego, jeżeli wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że jego dalsze prowadzenie lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć. Aby zamawiający mógł unieważnić postępowanie na podstawie tej okoliczności, wymienione niżej trzy przesłanki muszą zostać spełnione jednocześnie:

– wystąpiła istotna zmiana okoliczności,

– zaistnienie tej zmiany powoduje, iż prowadzenie postępowania nie leży już w interesie publicznym,

– zmiana okoliczności nie mogła być możliwa wcześniej do przewidzenia.

Zmiana okoliczności ma spowodować brak potrzeby udzielenia zamówienia publicznego w świetle interesu publicznego. Warto zauważyć, iż interes publiczny nie powinien być utożsamiany z interesem zamawiającego. Samodzielne wykonanie zamówienia przez zamawiającego, które oczywiście zmniejsza ilość wydatków zamawiającego, bądź brak środków finansowych na realizację zamówienia nie będzie spełniało opisanej przesłanki.

Wada postępowania

Zamawiający unieważnia również postępowanie przetargowe, jeśli jest ono obarczone niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Wada postępowania to nic innego jak naruszenie przepisów ustawy PZP, aby zaistniały przesłanki unieważnienia musi mieć ona charakter nieusuwalny, nie chodzi więc o uchybienie proceduralne zamawiającego, które może być przez niego skorygowane w toku postępowania przetargowego. Wada ta ma również uniemożliwić zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego. Katalog okoliczności, kiedy umowa podlega unieważnieniu został ściśle określony w ustawie Pzp. Najczęstszymi przesłankami skutkującymi unieważnieniem umowy będą sytuacje, w których zamawiający: z naruszeniem ustawy udzielił zamówienia, bez uprzedniego zamieszczenia lub przekazania ogłoszenia o zamówienia w wymaganym instytucjom, bez dokonania zmiany ogłoszenia, jeśli miały one znaczenie dla sporządzenia oferty lub zawarł umowę z naruszeniem przepisów mówiących o terminach zwarcia umowy.

Wyroki Krajowej Izby Odwoławczej wskazują nam katalog uchybień zamawiającego, które może nazwać wadami postępowania, są wśród nich m. in.:

– opisanie przedmiotu zamówienia w sposób niejasny lub zawierający braki,

– opisanie kryterium oceny ofert w sposób niejawny lub zawierający braki,

– wadliwie skonstruowany przedmiar robót, który ma służyć do obliczenia ceny oferty,

– brak określenia w umowie limitu kar umownych, zasad waloryzacji,

– awaria w działaniu platformy uniemożliwiająca złożenie oferty.

Należy jednak mieć na uwadze, że nie każda nieusuwalna wada postępowania o udzielenie zamówienia publicznego będzie podstawą do unieważnienia postępowania w związku z tą przesłanką. Mowa jest tu raczej o wadach, które mogły mieć wpływ lub miały wpływ na sporządzenie ofert i wynik postępowania, a tym samym uniemożliwiają zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Uchylanie się od podpisania umowy

Zamawiający w przypadku, gdy wykonawca, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia lub nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, może dokonać ponownego badania i oceny ofert spośród pozostałych ofert i wybrać spośród nich ofertę najkorzystniejszą albo unieważnić postępowanie. Decyzja o odstąpieniu od unieważnienia postępowania należy do swobodnego uznania zamawiającego.

Nieudane negocjacje

Zamawiający zobowiązany jest do unieważnienia postępowania przetargowego, jeśli negocjacje z wykonawcą prowadzone w trybie zamówienia z wolnej ręki nie doprowadziły do zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Nieprzyznanie środków na sfinansowanie zamówienia

Zamawiający ma możliwość unieważnienia postępowania przetargowego, jeśli środki, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie (w całości lub w części) zamówienia nie zostały mu przyznane, a przewidział taką możliwość unieważnienia w ogłoszeniu o zamówieniu.

Informacja o unieważnieniu postępowania

Informacja o unieważnieniu postępowania przekazana zostaje wszystkim wykonawcom, którzy złożyli oferty postępowaniu przetargowym oraz zamieszczona zostaje na stronie internetowej prowadzonego postępowania. Informacja o unieważnieniu powinna zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne, powinny być tam wskazane fakty oraz dowody, na których zamawiający opierał, się unieważniając postępowanie.

W przypadku unieważnienia postępowania przez zamawiającego wykonawcy powinni zwrócić szczególną uwagę i dokładnie przeanalizować podstawę prawną i faktyczną takiej decyzji zamawiającego. Zaniechanie przez zamawiającego szczegółowego wyjaśnienia przyczyn unieważnienia może być podstawą do wniesienia odwołania i zakwestionowania tej czynności. Należy również pamiętać, iż w większości przypadków unieważnienie postępowania nie będzie oznaczało rezygnacji zamawiającego z jego realizacji. Z reguły po unieważnieniu, zamawiający ogłasza ponownie postępowanie przetargowe na to samo zamówienie. Warto pamiętać, że obowiązkiem zamawiającego w takim przypadku jest poinformowanie wszystkich wykonawców biorących udział w pierwszym postępowaniu o wszczęciu kolejnej procedury, jeśli dotyczy tego samego przedmiotu zamówienia lub obejmuje ten sam przedmiot zamówienia.