Okiem Wykonawcy – podsumowanie

 Przez ostatnie pół roku zaprezentowaliśmy państwu szereg artykułów, w których spoglądamy na zamówienia publiczne – a konkretnie na postępowania przetargowe okiem Wykonawcy. Zaprezentowaliśmy państwu najistotniejsze kwestie, na które każdy wykonawca chcący realizować umowy o zamówienie publiczne powinien zwrócić szczególną uwagę.

Metody szukania ogłoszeń

Pierwszym i niezwykle ważnym zadaniem każdego wykonawcy jest odpowiednie dobranie metody wyszukiwania ogłoszeń o zamówieniach publicznych. Każdemu z wykonawców zależy na dotarciu do jak największej bazy ogłoszeń dopasowanej do profilu działalności w jak najkrótszym czasie. Samodzielne wyszukiwanie ogłoszeń na stronach internetowych, na których publikowane są ogłoszenia, zabiera dużo czasu i energii. Skuteczniejszą metodą może się tutaj okazać informator przetargowy, który dostarcza wykonawcom spersonalizowaną listę postępowań przetargowych, więcej o sposobie jego funkcjonowania znajdą państwo na stronie internetowej https://www.pressinfo.pl/. Na rynku można znaleźć też jeszcze dokładniejsze narzędzie analizy postępowań przetargowych, są to raporty analizy SWZ oraz formularzy asortymentowo-cenowych, gdzie system analizuje nie tylko ogłoszenia o zamówieniu, SWZ, ale również formularze asortymentowe, przygotowywane przez zamawiających właśnie pod kątem konkretnych produktów („haseł”) wskazanych przez wykonawcę. W wyniku takiej analizy wykonawca otrzymuje listę konkretnych przetargów, gdzie występuje wyszukiwany asortyment. Więcej szczegółów na temat działania takich raportów znajdą Państwo na stronie: https://przetargimedyczne.com/.

Analiza dokumentacji postępowania

Po wyborze postępowań przetargowych wykonawcy powinni dokonać analizy całej dokumentacji przetargowej danego postępowania. W SWZ warto zwrócić uwagę na opis przedmiotu zamówienia, warunki określone przez zamawiającego, wymagane dokumenty oraz na informacje dotyczące wadium. To na tym etapie postępowania przetargowego powinny zostać wyjaśnione i doprecyzowane wszystkie niezrozumiane przez wykonawcę zapisy SWZ. Wykonawca może zwrócić się do zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści SWZ, a zamawiający jest zobowiązany na ten wniosek odpowiedzieć (jeśli wpłynie w terminie do tego przeznaczonym). Warto z tego prawa korzystać, aby mieć pewność, że złożona oferta będzie spełniała wszystkie wymagania określone w dokumentacji postępowania. Należy zaznaczyć, iż jest to również ten moment, w którym wykonawca może zakwestionować poprawność opisu przedmiotu zamówienia czy też warunków udziału w postępowaniu. Jeśli opis przedmiotu zamówienia wskazuje na konkretny produkt lub warunki udziału w postępowaniu są nieproporcjonalne do przedmiotu zamówienia, wykonawca ma możliwość złożenia odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej. Niejednokrotnie pomimo wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, w których wykonawcy zawierają wezwanie do zmiany zapisów SWZ w zakresie zmiany opisu przedmiot zamówienia lub warunków udziału w postępowaniu na bardziej bezstronne, obiektywne i niezaburzające zasad uczciwej konkurencji, to dopiero złożenie odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej przekonuje zamawiającego o zmianie tych zapisów SWZ.

Badanie i ocena ofert

Na etapie badania i oceny ofert wykonawcy mogą spodziewać się od zamawiającego pism dotyczących wyjaśnienia treści oferty, w tym również wyjaśnienia zaoferowanej ceny, poprawienia omyłek czy złożenia lub uzupełniania dokumentów. W każdym z tych pism powinna być informacja, czego zamawiający oczekuje od wykonawcy.

W odpowiedzi na pismo dotyczące wyjaśnienia rażąco niskiej ceny warto precyzyjnie odpowiedzieć na wszystkie wątpliwości zamawiającego wskazane w piśmie wzywającym do wyjaśnienia oraz załączyć dowody potwierdzające, że zaoferowana cena została skalkulowana poprawnie.

Przy składaniu dokumentów podmiotowych na wezwanie zamawiającego warto zwrócić uwagę na to, z jaką datą są one wystawione – pamiętajmy, iż dokumenty również mają swoją „datę ważności”. Dokumenty, które otrzymaliśmy od innych instytucji w formie elektronicznej, przekazujemy zamawiającemu w takiej właśnie formie, wykonawca nie musi dodatkowo podpisywać go podpisem elektronicznym, jeśli jednak zamawiającemu przekazujemy kopie dokumentu, to musi on już być potwierdzony za zgodność z oryginałem poprzez złożenie na nim podpisu elektronicznego.

Wybór oferty najkorzystniejszej

Kolejnym dokumentem, na który wykonawca powinien zwrócić szczególną uwagę, jest informacja o wyborze oferty najkorzystniejszej oraz informacja o odrzuceniu oferty z postępowania przetargowego. W sytuacji, gdy odrzucenie dotyczy oferty wykonawcy, powinien on dokładnie zapoznać się ze wskazanym tam uzasadnieniem. Uzasadnienie to powinno w sposób jednoznaczny i zrozumiały wskazywać podstawy prawne odrzucenia oraz określać faktyczne okoliczności, które stanowiły o takiej decyzji zamawiającego. Wykonawca, którego oferta została odrzucona, jeśli nie zgadza się z uzasadnieniem zamawiającego lub uzasadnienie to nie jest dla niego jednoznaczne, ma pełne prawo zakwestionować decyzję zamawiającego i złożyć odwołanie do KIO.

Wgląd do dokumentacji postępowania

Ważne jest, aby pamiętać, iż zgodnie z podstawową zasadą obowiązującą w zamówieniach publicznych – zasadą jawności – wykonawca może wnioskować o protokół z postępowania przetargowego, który w pełni odzwierciedla czynności zamawiającego podjęte w postępowaniu. Wgląd do załączników do protokołu w postaci ofert wykonawca może uzyskać tuż po otwarciu, zaś z załącznikami w postaci uzupełnianych dokumentów konkurencji będzie mógł się zapoznać dopiero po wyborze oferty najkorzystniejszej. Wgląd do ofert konkurencji oraz korespondencji prowadzonej między zamawiającym a wykonawcą pozwala na ich weryfikację pod kątem zgodności z zapisami dokumentacji postępowania, ale również weryfikację poczynań zamawiającego i słuszności jego decyzji w stosunku do oferty konkurencji.

W przypadku nieuzyskania zamówienia publicznego zasadnym wydaje się być zapoznanie się z dokumentami oferty, która uznana została za najkorzystniejszą i weryfikacja ich pod kątem poprawności wyboru zamawiającego.

Patrząc na postępowanie przetargowe „okiem wykonawcy”, można wskazać kilka istotnych momentów, na które każdy z wykonawców szczególnie powinien zwrócić uwagę. Do każdego z nich możemy zastosować tę samą radę – dokłada analiza dokumentów zamawiającego. Zamawiający powinien niezwykle precyzyjnie sporządzać czy to SWZ, czy też inne pisma kierowane do wykonawcy, oczywiście tylko w takim przypadku powyższa zasada będzie miała rację bytu.