Przedmiotowe środki dowodowe
Przedmiotowe środki dowodowe, zgodnie z definicją wskazaną w ustawie Pzp to dokumenty służące potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług, robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia, lub opisie kryteriów oceny ofert, lub wymaganiami związanymi z realizacją zamówienia.
Zasady ich składania oraz uzupełniania zostały jasno określone w ustawie Pzp. Przedmiotowe środki dowodowe jeśli są wymagane przez zamawiającego, wykonawca składa wraz z ofertą. Warunkiem możliwości uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych jest konieczność jej przewidzenia przez zamawiającego w ogłoszeniu o zamówieniu lub w dokumentach zamówienia. Owo przewidzenie nie będzie stosowane w stosunku do przedmiotowych środków dowodowych, które mają służyć potwierdzeniu zgodności oferowanego przedmiotu zamówienia z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert.
Dokumenty w języku obcym i ich tłumaczenie
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego z reguły prowadzone jest w języku polskim. Zgodnie z § 5 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych, oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie, podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki dowodowe oraz inne dokumenty lub oświadczenia sporządzone w języku obcym przekazuje się wraz z tłumaczeniem na język polski.
Tłumaczenie dokumentów nie jest wymagane jedynie w sytuacji, gdy zamawiający dopuści możliwość złożenia dokumentów w jednym z języków powszechnie używanych w handlu międzynarodowym lub w języku kraju, w którym zamówienie jest udzielane.
Czy wykonawca, który złożył przedmiotowy środek dowodowy w języku obcym bez tłumaczenia, będzie wezwany do jego uzupełnienia?
Na to pytanie odpowiedziała Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku KIO 1723/21 z dnia 8 lipca 2021 r.
Zamawiający w ramach postępowania przetargowego, którego przedmiotem zamówienia była dostawa urządzeń i oprogramowania, instalacji oraz uruchomienia tych urządzeń, wymagał złożenia wraz z ofertą przedmiotowego środka dowodowego w postaci protokołu z przeprowadzonego testu zaoferowanych urządzeń. Dokument ten miał potwierdzać, że zaoferowany przedmiot zamówienia spełnia wymagania zamawiającego. Wykonawca, składając ofertę, złożył wymagany protokół, w postaci wydruku testu wydajnościowego w języku angielskim.
Zamawiający odrzucił ofertę tego wykonawcy z postępowania przetargowego. W uzasadnieniu odrzucenia oferty zamawiający wskazał, iż wykonawca złożył wymagany protokół z przeprowadzonego testu wydajnościowego zaoferowanego urządzenia w języku angielskim. Wskazany dokument należało złożyć razem z tłumaczeniem na język polski.
Wykonawca wniósł odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej – żądając unieważnienia czynności odrzucenia jego oferty z postępowania i zaakceptowania protokołu, który został złożony razem z ofertą, a w przypadku niezaakceptowania tego protokołu wezwania go do uzupełnienia tłumaczenia zgodnie z art. 128 ust. 1n ustawy Pzp.
Krajowa Izba Odwoławcza jednoznacznie wskazała, iż odnosząc się „do zarzutu kwestii tłumaczenia protokołu z testu wydajnościowego złożonego przez odwołującego wraz z ofertą, w pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę, że odwołujący miał obowiązek przedłożenia testu wydajnościowego wraz z tłumaczeniem.” Powyższe wynika zarówno z zapisów SWZ, jak i z rozporządzenia w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych, oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie. „W świetle § 5 ww. rozporządzenia, środek dowodowy sporządzony w języku obcym musi być złożony wraz z tłumaczeniem na język polski (z wyjątkiem art. 20 ust. 3 ustawy Pzp), co oznacza, że środek ten i tłumaczenie stanowią nierozerwalną całość. W efekcie, aby zamawiający mógł dokonać oceny spełniania przez wykonawcę określonych wymogów, niezbędne jest przekazanie przez wykonawcę tłumaczenia środka dowodowego. Brak złożenia tego tłumaczenia oznacza, że odwołujący nie złożył przedmiotowego środka dowodowego i jego oferta jest niezgodna z warunkami zamówienia.”
Izba zauważyła również, iż z zapisów SWZ jednoznacznie wynika, iż protokół z testu wydajnościowego zaoferowanego urządzenia stanowił przedmiotowy środek dowodowy. „Tym samym nie może mieć do niego i do jego tłumaczenia zastosowanie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp, gdyż kwestia uzupełniania przedmiotowych środków dowodowych została uregulowana w art. 107 ust. 2 ustawy Pzp.”
W przedmiotowym postępowaniu zamawiający nie miał możliwości wezwania wykonawcy do uzupełnienia przedmiotowego środka dowodowego, „gdyż zamawiający nie przewidział w ogłoszeniu o zamówieniu lub w dokumentach zamówienia zastosowania ustawy Pzp” w tym zakresie.
W związku z powyższym Izba oddaliła odwołanie.
We wskazanym wyżej przypadku zamawiający nie miał możliwości uzupełnienia tłumaczenia na język polski przedmiotowego środka dowodowego złożonego w innym języku, gdyż nie przewidział on takiej możliwości ani w SWZ, ani w dokumentacji postępowania.
Uzupełnienie brakującego tłumaczenia nie będzie również możliwe w sytuacji gdy dokument, którego tłumaczenie dotyczy, będzie służył potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert.
Wykonawcy, składając ofertę powinni zwracać szczególną uwagę na wykaz wymaganych przez zamawiającego przedmiotowych środków dowodowych oraz zweryfikować czy w SWZ lub dokumentach zamówienia została przewidziana możliwość ich uzupełnienia. Co więcej, w przypadku składania dokumentów w języku obcym wykonawcy powinni je zawsze składać wraz z tłumaczeniem, gdyż są sytuacje, chociażby jak ta wskazana w omawianym wyżej wyroku KIO, gdzie brak złożonego tłumaczenia będzie stanowił podstawę odrzucenia oferty z postępowania przetargowego.
Katarzyna Wójciga
Specjalista ds. zamówień publicznych, praktyk z wieloletnim doświadczeniem zarówno po stronie zamawiającego, jak i wykonawców.