Zamawiający w toku badania i oceny ofert może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz przedmiotowych środków lub innych składanych dokumentów, lub oświadczeń, z zastrzeżeniem, iż niedopuszczalne jest prowadzenie negocjacji dotyczących złożonych ofert. Celem wyjaśnienia jest uzyskanie od wykonawcy jednoznacznych informacji dotyczących treści oferty, które są nieprecyzyjne, niejasne lub budzą wątpliwości zamawiającego tak, aby można było ocenić czy dana oferta spełnia wymagania opisane w SWZ. Udzielając wyjaśnień, wykonawca nie może w żaden sposób zmienić treści oferty. O tym, co może podlegać wyjaśnieniu, a co już niekoniecznie w jasny sposób wypowiedziała się Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku KIO 320/23.
Jedna z gmin prowadziła postępowanie o udzielenie zamówienia na roboty budowlane w przedmiocie „Zaprojektowanie, dostawa, budowa i uruchomienie przydomowych Biologicznych Oczyszczalni Ścieków…”. W wyniku rozstrzygnięcia postępowania przetargowego oferta jednego z wykonawców została odrzucona na podstawie art. 226 ust.1 pkt 5 i 6 ustawy Pzp. Swoją decyzję zamawiający uzasadnił brakiem wskazania przez wykonawcę w formularzu ofertowym modelu urządzenia, co spowodowało, iż złożona przez niego oferta jest niezgodna z warunkami zamówienia oraz nie została sporządzona w sposób zgodny z wymaganiami technicznymi, oraz organizacyjnymi sporządzenia ofert, określonymi przez zamawiającego.
Wykonawca z takim stanowiskiem się nie zgodził i wniósł odwołanie.
Wykonawcy w formularzu ofertowym w przedmiotowym postępowaniu mieli wypełnić tabelę, w której należało podać m.in. „producenta i model POŚ”. Odwołujący w tym miejscu wpisała „Centroplast Bioekocent”. Kwestią sporną między odwołującym a zamawiającym okazała się właśnie ta pozycja w tabelce. Zamawiający twierdził, iż model nie został wskazany, zaś odwołujący uważał, iż wskazał model, wpisując oznaczenia „BIOEKOCENT”. Zamawiający twierdził, iż przedmiot zamówienia, gdzie nie został wskazany model, nie jest dostatecznie skonkretyzowany i nie jest w stanie ocenić, co tak naprawdę zostało zaoferowane.
Izba wskazała, że przedmiot oferty powinien być sprecyzowany i nie może budzić wątpliwości zamawiającego. „Obowiązkiem wykonawcy składającego ofertę w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego jest skonkretyzowanie przedmiotu oferty, tak aby zamawiający miał pewność, co jest przedmiotem świadczenia. Uchybienie temu obowiązkowi powoduje, że taka oferta jest niezgodna z SWZ”. W tym konkretnym przypadku oferta podlega odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp z uwagi na brak jednoznacznego określenia, co stanowi przedmiot oferty. Brak sprecyzowania przedmiotu oferty pozbawia zamawiającego możliwości zweryfikowania na etapie badania złożonych ofert, czy jest on zgodny z wymaganiami opisu przedmiotu zamówienia.
Izba zauważyła również, iż zamawiającemu nie można zarzucić naruszenia przepisu art. 223 ust.1 ustawy Pzp, zamawiający w tym konkretnym przypadku nie miał podstaw, aby żądać od wykonawcy wyjaśnień treści oferty w tym zakresie. „Sprecyzowanie przedmiotu oferty dopiero na etapie wyjaśnień jej treści jest niedopuszczalne, ponieważ stanowi uzupełnienie oferty o treść, która się w niej pierwotnie nie znalazła. Natomiast jak stanowi art. 223 ust. 1 ustawy Pzp w toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz przedmiotowych środków dowodowych lub innych składanych dokumentów, lub oświadczeń. Niedopuszczalne jest prowadzenie między zamawiającym a wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz z uwzględnieniem ust. 2 i art. 187, dokonywanie jakiejkolwiek zmiany w jej treści. Oznacza to, że wyjaśnieniu podlega istniejąca treść oferty, a wyjaśnienia nie mogą stanowić negocjacji. Innymi słowy, jeśli dana treść w ofercie nie istnieje, nie ma czego wyjaśniać”.
Zgodnie z przedstawionym wyrokiem należy pamiętać, iż zamawiający może wyjaśnić tylko to, co znalazło się z treści oferty. Zamawiający nie będzie doprecyzowywał lub uszczegóławiał przedmiotu zamówienia, jeśli nie został on konkretnie wskazany w ofercie.
