Tytuł artykułu sugeruje, że zostanie tu wskazany „magiczny przepis” na wygranie przetargu, jednak w zamówieniach publicznych składając ofertę, żaden z wykonawców nie ma 100% pewności, że uzyska dane zamówienie. Doskonale wiemy, że na wybór oferty najkorzystniejszej wpływ ma wiele czynników. W głównej mierze zależy to od tego, jakie kryteria oceny ofert zostały wskazane przez zamawiającego w dokumentacji postępowania. Jednak pamiętajmy, że zamawiający będzie oceniał tylko te oferty, które nie podlegają odrzuceniu oraz zostały złożone przez wykonawców niepodlegających wykluczeniu. Zatem w całym procesie uzyskania zamówienia publicznego poza zaoferowaną ceną i wskazanymi w ofercie kryteriami istotne będzie również niedopuszczenie do pojawienia się przesłanek stanowiących podstawę do odrzucenia oferty z postępowania przetargowego. Poniżej przedstawię listę zagadnień, na które należy zwrócić uwagę, aby zwiększyć swoją szansę na uzyskanie zamówienia.
Analiza dokumentacji postępowania
Pierwszym i bardzo ważnym krokiem w całym procesie zamówień publicznych tuż po znalezieniu interesującego postępowania jest dokładna analiza dokumentów zamówienia. Dokumentem, który zawiera kluczowe informacje dotyczące zamówienia, jest Specyfikacja Warunków Zamówienia (SWZ) To tam znajdziemy opis przedmiotu zamówienia, warunki stawiane wykonawcom, listę dokumentów, których zamawiający będzie wymagał w postępowaniu oraz kryteria oceny ofert. Analizę SWZ warto rozpocząć od zapoznania się z opisem przedmiotu zamówienia i uzyskania odpowiedzi na pytania: czy jesteś w stanie dostarczyć/wykonać przedmiot zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi przez zamawiającego?
Jeśli odpowiesz twierdząco, kolejnym krokiem będzie analiza warunków udziału w postępowaniu i odpowiedź na pytanie, czy spełniasz wszystkie warunki określone przez zamawiającego? Warunki te mogą dotyczyć posiadania uprawnień do prowadzenia określonej działalności, zdolności do występowania w obrocie gospodarczym, Twojej sytuacji ekonomicznej lub finansowej oraz Twojego doświadczenia i zdolności technicznej. Jeśli zamawiający postawił warunki udziału w postępowaniu, pamiętaj, że wskazują one minimalne poziomy, które muszą zostać spełnione.
W SWZ znajdziesz również wykaz dokumentów, jakich zamawiający będzie wymagał w celu potwierdzenia spełnienia tych warunków oraz w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia — są to podmiotowe środki dowodowe. Te dokumenty składa się dopiero na wezwanie zamawiającego, które wystosowywane jest do wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona. Warto jednak sprawdzić, czy posiadasz łatwy dostęp do tych dokumentów, aby później, gdy już zostaniesz o nie wezwany uniknąć stresu związanego z trudnością w ich zdobyciu. Na liście dokumentów wskazanych w SWZ mogą się znaleźć również przedmiotowe środki dowodowe — są to dokumenty, które potwierdzają, że zaoferowany przez Ciebie przedmiot zamówienia spełnia wymagania lub kryteria określone przez zamawiającego. Pamiętaj, te dokumenty składa się razem z ofertą, a jeśli służą one potwierdzeniu kryteriów oceny ofert, nie będą mogły zostać uzupełnione i w zakresie kryterium, które miały potwierdzać, otrzymasz 0 pkt, co zdecydowanie obniży Twoją szansę na uzyskanie zamówienia.
W SWZ znajdziesz dokładny opis kryteriów oceny ofert, dzięki którym dowiesz się, co dla zamawiającego jest istotne.
Kolejnym ważnym elementem SWZ są projektowane postanowienia umowy. Projekt umowy należy dokładnie przeanalizować, zdarza się, że sposób realizacji zamówienia jest opisany właśnie w tym miejscu, a nie w opisie przedmiotu zamówienia. Pamiętaj, że składając ofertę akceptujesz wszystkie zapisy SWZ oraz załączników do niej w tym projektu umowy.
W SWZ znajdziesz również informację o tym, czy zamawiający wymaga wniesienia wadium. Jeśli tak jest – pamiętaj, iż w przypadku wpłacenia wadium w pieniądzu powinno się ono znaleźć na rachunku bankowym zamawiającego do terminu składania ofert, a w przypadku wniesienia wadium w postaci gwarancji należy jej oryginał złożyć razem z ofertą.
Jeśli zamawiający będzie wymagał wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy to taka informacja również znajdzie się w SWZ. Zabezpieczenie należy wnieść najpóźniej do dnia podpisania umowy – jednak obowiązek jego wniesienia może mieć dla Ciebie znaczenie przy sporządzaniu oferty.
W ramach każdego zamówienia publicznego zamawiający może określić w dokumentacji postępowania wymagania o charakterze społecznym związane z realizacją zamówienia m. in. poprzez zobowiązanie wykonawców do zatrudnienia osób z określonych grup społecznych czy też doprecyzowanie formy zatrudnienia osób wykonujących wskazane czynności w ramach realizacji zamówienia. Warto już na etapie analizy dokumentacji zwrócić na nie uwagę, gdyż mogę one wpływać na wartość oferty.
Jeśli chcesz złożyć ofertę w konsorcjum z innym wykonawcą, warto sprawdzić w SWZ czy zamawiający nie określił innego sposobu spełnienia warunków udziału w postępowaniu przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego.
Cała dokumentacja powinna zostać dokładnie przeanalizowana i dopiero na tej podstawie powinna zostać podjęta decyzja o uczestnictwie w danym zamówieniu publicznym.
Pamiętaj również, że jeśli w dokumentacji przetargowej, znajdziesz wymagania, które uniemożliwiają Ci udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego zawsze możesz skorzystać z możliwości wyjaśnienia treści SWZ. Możesz złożyć do zamawiającego wniosek o doprecyzowanie zapisów SWZ, spytać o dopuszczenie opisanego przez Ciebie produktu/usługi, albo zawnioskować o zmianę warunków lub zapisów SWZ, jeśli uważasz, że nie są zgodne z zasadą zachowania uczciwej konkurencji. Pamiętaj, że aby mieć pewność, że uzyskasz odpowiedź na pytanie, musi ono wpłynąć do zamawiającego w odpowiednim terminie. W trybie podstawowym ostateczny termin na składanie wniosków o wyjaśnienie treści SWZ upływa na 4 dni przed terminem składania ofert, a w trybie przetargu nieograniczonego na 14 dni przed terminem składania ofert.
Analiza dokumentacji przetargowej stanowi pierwszy, ale jednocześnie najważniejszy i najbardziej czasochłonny krok w procesie uzyskaniu zamówienia. To na tym etapie podejmujesz decyzję o uczestnictwie w danym przetargu, poznajesz potrzeby i preferencje zamawiającego oraz wstępnie kształtuje Ci się zarys Twojej oferty. W dalszych naszych rozważaniach o tym jak zwiększyć swoje szanse w uzyskaniu zamówienia przeanalizujemy etap przygotowania oferty, a w nim m.in. jakie dokumenty składają się na ofertę, ale również bardziej praktyczne zagadnienie, czyli na co zwrócić uwagę wyceniając swoją ofertę.
