Przedmiotowe środki dowodowe to dokumenty, które służą potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia, lub w opisie kryteriów oceny ofert. Są one merytorycznie związane z przedmiotem zamówienia i są składane razem z ofertą. Ustawodawca przewidział możliwość ich złożenia lub uzupełnienia po terminie składania ofert, ale tylko w określonych przypadkach. Zatem zamawiający wezwie do ich złożenia, jeśli wykonawca nie złożył tych dokumentów razem z ofertą lub wezwie do ich uzupełnienia, jeśli złożone wraz z ofertą dokumenty są niekompletne pod warunkiem, że taka możliwość została przewidziana w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia. Uzupełnienie tych dokumentów może mieć miejsce tylko w sytuacji, gdy dokumenty te mają potwierdzać zgodność z wymaganiami określonymi przez zamawiającego w opisie przedmiotu zamówienia. Jeśli dokumenty te mają potwierdzać zgodność z cechami lub wymaganiami określonymi w kryteriach oceny ofert nie ma możliwości ich uzupełnienia.
Na temat przedmiotowych środków dowodowych oraz niezmienności treści oferty wypowiedziała się Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z dnia 12 maja 2023 r. o sygn. akt KIO 1162/23.
Opis stanu faktycznego
Zamawiający prowadził postępowanie na modernizację i rozbudowę oświetlenia na terenie jednej z gmin. W postępowaniu oferty złożyło trzech wykonawców. Po wyborze oferty najkorzystniejszej jeden z wykonawców wniósł odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej, w którym zarzucił zamawiającemu m. in. naruszenie art. 107 ust. 2 w zw. z art. 223 ust. 1 w zw. z art. 16 pkt 1 i 2 ustawy Pzp poprzez wadliwe dopuszczenie przez zamawiającego uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych.
Zamawiający w przedmiotowym postępowaniu wymagał złożenia wraz z ofertą przedmiotowych środków dowodowych, wśród nich m. in wypełnionego zał. do OPZ, pn. „Tabela doboru urządzeń wraz z obliczeniami fotometrycznymi”. W dokumentach zamówienia przewidział uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych.
Oferta najkorzystniejszego wykonawcy w zakresie załączonej do oferty Tabeli doboru urządzeń dla sytuacji oświetleniowej do obliczeń o symbolu S12 nie zawierała typu oprawy/wkładu, mocy jednostkowej oprawy/wkładu (W) oraz mocy łącznej opraw (W), a także karty technicznej wkładu/oprawy oraz deklaracji CE.
Zamawiający na podstawie art. 107 ust. 2 ustawy Pzp wezwał wykonawcę do uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych, tj.:
- a) Tabela doboru urządzeń zawierająca wskazanie wkładu LED wraz z obliczeniami fotometrycznymi dla wskazanego wkładu;
- b) Karty techniczne wkładu LED;
- c) Deklaracje CE producenta wkładu LED.
Zamawiający wskazał, że ma następujące zastrzeżenia do dokumentów w ofercie wykonawcy: do pkt 1 (tabela doboru urządzeń wraz z obliczeniami fotometrycznymi) brak wskazania wkładu LED wraz z obliczeniami fotometrycznymi dla wskazanego wkładu; do pkt 2 (oprawy oświetleniowe) brak karty technicznej wkładów LED, brak deklaracji CE producenta opraw wkładów LED.
W odpowiedzi na powyższe wezwanie wykonawca złożył m.in. Tabelę dozoru urządzeń oraz obliczenia fotometryczne dla punktu oświetleniowego o symbolu S12 podając typ oprawy/wkładu: Villa LED gen2 BSP768-FG-WH LED69-4S/740 II DM11, moc jednostkową oprawy/wkładu: 41,5 W oraz moc łączną opraw (W): 41,5 W, a także obliczenia fotometryczne dla punktu oświetleniowego o symbolu S12, deklaracje CE oraz kartę techniczną.
Odwołujący stanął na stanowisku, iż uzupełnienie wskazanej wyżej tabeli stanowiło modyfikację treści złożonej oferty, co jest niedopuszczalne zgodnie z zapisami ustawy Pzp. Było to poprawienie przedmiotowego środka dowodowego, a przepis art. 107 ust. 2 ustawy Pzp nie przewiduje możliwości poprawienia przedmiotowych środków dowodowych.
„Zamawiający w odpowiedzi na odwołanie wskazał, iż że nie polega na prawdzie twierdzenie odwołującego, że niedopuszczalne było zastosowanie trybu przewidzianego w art. 107 ustawy Pzp, do uzupełnienia Tabeli doboru urządzeń wraz z obliczeniami fotometrycznymi. W przedmiotowym postępowaniu zamawiający przewidział w ogłoszeniu o zamówieniu możliwość uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych. Informacja o tym znajduje się w sekcji V pkt 5.9 ogłoszenia o zamówieniu.
Nie polega na prawdzie również okoliczność, że tabela przedłożona do oferty przez wykonawcę nie jest środkiem niekompletnym, a jedynie błędnie uzupełnionym, co stanowi istotną różnicę. Przepis art. 107 ust. 2 ustawy Pzp pozwala bowiem na wezwanie do złożenia lub uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych, jeżeli nie zostały one złożone lub jeżeli były niekompletne. Nie sposób zgodzić się z Odwołującym, że tabela doboru urządzeń była błędnie uzupełniona, skoro nie można było wskazać jakichkolwiek błędów w przekazanych przez wykonawcę danych, a jedynie stwierdzić można było właśnie jego niekompletność przez brak uzupełnienia jednej z pozycji tabeli, co oznacza, że ten podmiotowy środek dowodowy podlegał uzupełnieniu na podstawie art. 107 ust. 2 ustawy Pzp.”
Stanowisko Krajowej Izby Odwoławczej
Izba zauważyła, „iż załącznik do opisu przedmiotu zamówienia pn. tabela doboru urządzeń wraz z obliczeniami fotometrycznymi, jako przedmiotowy środek dowodowy mający potwierdzać zgodność oferowanych produktów z wymaganiami zamawiającego, pełnił także funkcję identyfikującą treść oferty. Dokument ten pozwalał nie tylko na zweryfikowanie merytorycznej prawidłowości oferty, ale także konkretyzował jej przedmiot. Na powyższe wskazuje, chociażby nazwa ww. dokumentu, tj. tabela doboru urządzeń, jak również jego treść w zakresie pól, które miał wypełnić wykonawca dotyczących „Oferowanych urządzeń”. Inaczej rzecz ujmując, w ww. załączniku wykonawca obowiązany był określić, jaki produkt oferuje, tj. typ oprawy/wkładu dla poszczególnej sytuacji oświetleniowej oraz podać kluczowy dla zamawiającego parametr dotyczący mocy jednostkowej oprawy/wkładu (W), konkretyzujący oferowany produkt, jak i umożliwiający zamawiającemu ocenę, czy oferowana łączna moc opraw nie będzie większa niż 18 380 W.”
„W ocenie Izby bez znaczenia jest okoliczność, iż zamawiający wymagał podania typu oprawy/wkładu oraz mocy jednostkowej oprawy/wkładu w dokumencie, który zaklasyfikował do przedmiotowych środków dowodowych w rozumieniu art. 107 ustawy Pzp. Kluczowe znaczenie ma to, jaki jest charakter informacji zawartych w tym dokumencie, a nie to, jak ten dokument został sklasyfikowany przez zamawiającego. Zdaniem Izby niewątpliwie, ww. dokument w zakresie, w jakim dotyczył informacji na temat typu oprawy/wkładu oraz mocy jednostkowej oprawy/wkładu stanowił treść oferty, a informacje te nie podlegały uzupełnieniu po upływie terminu składania ofert. Oceny tej nie zmienia okoliczność, iż zamawiający przewidział w ogłoszeniu o zamówieniu możliwość uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych na podstawie art. 107 ust. 2 ustawy Pzp, bowiem wskazany przepis nie dotyczy informacji tworzących treść oferty. Postanowienia dokumentów zamówienia przewidujące wezwanie do uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych w sytuacji, gdy nie zostały one złożone wraz z ofertą należy interpretować z uwzględnieniem zasady niezmienności treści oferty. Zamawiający nie ma podstaw wezwać wykonawcy do uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych, jeżeli z treści oferty nie wynika, jaki sprzęt czy produkt wykonawca zaoferował.”
W przedmiotowej sprawie zamawiający po otwarciu ofert nie miał wiedzy, jaki produkt dla sytuacji oświetleniowej S12 zaoferował wykonawca, którego oferta uznana została za najkorzystniejszą. Wykonawca ten wraz z ofertą nie złożył dla sytuacji oświetleniowej S12 wymaganych przez zamawiającego środków dowodowych w postaci obliczeń fotometrycznych, karty technicznej oraz deklaracji CE, tym samym z żadnego dokumentu złożonego wraz z ofertą nie wynikał przedmiot oferowanego świadczenia (wkładu LED). Wiedzę w tym zakresie zamawiający uzyskał, dopiero gdy wykonawca na wezwanie zamawiającego złożył przedmiotowe środki dowodowe.
Reasumując powyższe, Izba doszła do przekonania, iż oferta, która została wybrana jako najkorzystniejsza, była niezgodna z warunkami zamówienia, tj. z treścią tabeli doboru urządzeń wraz z obliczeniami fotometrycznymi, w zakresie, w jakim nakładała na wykonawcę obowiązek podania w jej treści oświadczenia dotyczącego oferowanego typu wkładu/oprawy oraz mocy jednostkowej wkładu/oprawy. Te informacje wyznaczały treść oferty i powinny zostać złożone w terminie składania ofert. Niezłożenie oświadczenia w powyższym zakresie oraz brak możliwości jego uzupełnienia po upływie terminu składania ofert powoduje, że taka oferta podlega odrzuceniu. Tym samym według Izby zamawiający naruszył art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, jak również art. 107 ust. 2 w zw. z art. 223 ust. 1 w zw. z art. 16 pkt 1 i 2 ustawy Pzp wzywając wykonawcę, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza do uzupełnienia dokumentu (tabeli doboru urządzeń) identyfikującego treść oferty.
Powyższy wyrok wskazuje, jak bardzo merytorycznie związana jest sama treść oferty z przedmiotowymi środkami dowodowymi. Niekiedy dochodzi do sytuacji, że dokumenty, które zamawiający skategoryzował jak przedmiotowe środki dowodowe stanowią de facto treść oferty. Warto pamiętać o niezmienności treści oferty po otwarciu ofert w postępowaniu przetargowym, co może mieć związek zarówno z wyjaśnieniami składanymi na wezwanie jak i uzupełnieniem dokumentów przez wykonawcę.
