Komunikacja na linii zamawiający – wykonawca w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego odbywa się z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Za pomocą komunikacji elektronicznej składa się oferty, następuje wymiana informacji między zamawiającym a wykonawcami oraz przekazuje się dokumenty lub oświadczenia.
Obowiązkiem zamawiającego jest poinformować w SWZ o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami oraz o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej.
O tym, jak istotne jest przestrzeganie wskazanych w dokumentach zamówienia postanowień dotyczących komunikacji oraz poprawne scharakteryzowanie danego dokumentu przekonał się jeden z zamawiających, który wezwaniu do złożenia wyjaśnień dotyczących ceny nadał zupełnie inny charakter prawny, niż powinien, co zostało zaprezentowane w wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 2 lutego 2024 r., syg. akt KIO 54/2024.
Stan faktyczny
Jedna z gmin prowadziła w trybie podstawowym postępowanie o udzielenie zamówienia dotyczące remontu odcinka jednej z dróg gminnych. W przedmiotowym postępowaniu oferty złożyło trzech wykonawców.
Zamawiający w punkcie dotyczącym sposobu komunikowania się w SWZ zgodnie z ustawowymi wymogami zawarł zapis:
„Zgodnie z pkt 12.1 i 12.4 „SPOSÓB KOMUNIKACJI ORAZ WYMAGANIA FORMALNE DOTYCZĄCE SKŁADANYCH OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW” SWZ w Tomie I „INSTRUKCJA DLA WYKONAWCÓW”:
„12.1. W postępowaniu komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w tym składanie wszelkich oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji odbywa się elektronicznie za pośrednictwem platformy zakupowej OpenNexus dostępnej pod adresem https://platformazakupowa.pl/pn/bialeblota i formularza „WYŚLIJ WIADOMOŚĆ” dostępnego na stronie dotyczącej danego postępowania. Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich wczytania na platformie. W korespondencji kierowanej do Zamawiającego Wykonawca powinien posługiwać się numerem sprawy określonym w SWZ.
12.4. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej strony niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.”.
Zamawiający w toku badania i oceny złożonych ofert wysłał do jednego z wykonawców pismo na wskazany w ofercie adres mailowy, wzywające go do udzielenia wyjaśnień dotyczących zaoferowanej ceny. W piśmie zamawiający wskazał termin, do którego wykonawca ma udzielić odpowiedzi oraz pouczenie, iż odpowiedź należy złożyć w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy zakupowej.
Zamawiający na rozprawie przedstawił dowód, który potwierdza, iż wskazane wezwanie do złożenia wyjaśnień zostało wysłane oraz że przekazana wiadomość wykonawcy została odczytana.
Do dnia wskazanego w piśmie zamawiający nie otrzymał odpowiedzi od wykonawcy we wskazanym zakresie. W związku z powyższym zamawiający działając zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp odrzucił ofertę wykonawcy z przedmiotowego postępowania, jako że zawiera rażąco niską cenę lub koszt w stosunku do przedmiotu zamówienia.
Wykonawca, którego oferta została odrzucona wniósł odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej zarzucając zamawiającemu . in. naruszenie:
„1. art. 226 ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp w zw. z art. 224 ust. 6 w zw. z art. 224 ust. 1 i 2 ustawy Pzp w zw. z art. 61 ust. 1 ustawy Pzp, w zw. z art. 64 ustawy Pzp w zw. z art. 8 ust. 1 ustawy Pzp w zw. z art. 61 § 1 i 2 k.c. w zw. z art. 16 pkt 1 ustawy Pzp, poprzez odrzucenie oferty Odwołującego z uwagi na rzekome niezłożenie przez niego w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego wyjaśnień w przedmiocie ceny oferty, a tym samym — z uwagi na fakt, iż złożona przez niego oferta zawiera rażąco niską cenę, podczas gdy Odwołujący nigdy nie został skutecznie wezwany do złożenia takich wyjaśnień, a w konsekwencji nie uzyskał możliwości obalenia ewentualnego domniemania, iż jego oferta zawiera cenę rażąco niską, co wykluczało uznanie ceny złożonej przez niego oferty a priori za rażąco niską i odrzucenie jego oferty;
- art. 224 ust. 1 i 2 ustawy Pzp w zw. z art. 61 ust. 1 ustawy Pzp, w zw. z art. 64 ustawy Pzp w zw. z art. 8 ust. 1 ustawy Pzp w zw. z art. 61 § 1 i 2 k.c. w zw. z art. 16 pkt 1 ustawy Pzp, poprzez zaniechanie wezwania Odwołującego w sposób zgodny z przepisami ustawy Pzp oraz postanowieniami SWZ, tj. z wykorzystaniem przewidzianych przez Zamawiającego środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem konta użytkownika przypisanego do Odwołującego wykorzystywanego w niniejszym postępowaniu, do złożenia wyjaśnień w zakresie ceny złożonej oferty”
Ocena Krajowej Izby Odwoławczej
W ocenie Izby zarzuty wniesione w odwołaniu potwierdziły się. Krajowa Izba Odwoławcza stwierdzała, iż, „wezwanie do złożenia wyjaśnień ceny oferty nie jest zawiadomieniem, oświadczeniem, wnioskiem ani informacją, lecz innym dokumentem, zobowiązującym wykonawcę do określonej czynności, z konsekwencją odrzucenia oferty wskutek niezłożenia wyjaśnień bądź złożenia wyjaśnień nieobalających domniemanie rażąco niskiej ceny oferty. Zamawiający w sposób jasny określił w SWZ zasady komunikacji z wykonawcami w postępowaniu. Wbrew twierdzeniom Zamawiającego nie mógł on zgodnie z pkt 12.4 SWZ Tom I przekazać Odwołującemu wezwanie do złożenia wyjaśnień ceny oferty na adres wskazany w pkt 14 oferty, bowiem komunikacja przy wykorzystaniu adresów mailowych wykonawców podanych w ofertach dotyczyła jedynie zamkniętego katalogu rodzaju korespondencji — zawiadomień, oświadczeń, wniosków i informacji. Jak już wyżej wskazano, wezwanie do złożenia wyjaśnień oferty nie wpisuje się w powyższy katalog zamknięty rodzajów dokumentów, bowiem nie wynika to wprost ze SWZ, natomiast ustawa Pzp określa konkretnie dane zawiadomienia, oświadczenia, wnioski i informacje w postępowaniu i nie odnosi tych pojęć do żądania wyjaśnień — wezwania do złożenia wyjaśnień ceny ofertowej. Zamawiający zatem powinien przekazać sporną korespondencję Odwołującemu za pośrednictwem platformy zakupowej, jak to ustalił w pkt 12.1 SWZ Tom I.”
W związku z powyższym Izba potwierdziła, iż Zamawiający niezasadnie ustalił rażąco niską cenę oferty odwołującego i odrzucił ofertę wobec niezłożenia wyjaśnień. Zamawiający niezgodnie z SWZ przekazał wezwanie do wyjaśnień rażąco niskiej ceny (na adres mailowy wykonawcy podany w ofercie, a powinien za pośrednictwem platformy zakupowej na konto wykonawcy na tej platformie), a następnie niezgodnie z odpowiednimi przepisami prawa (jak w zarzutach odwołania) dokonał wyboru najkorzystniejszej oferty.
Izba stwierdziła, iż takim działaniem zamawiający naruszył zarzucane mu w odwołaniu przepisy ustawy Pzp i k.c. i uwzględniła złożone odwołanie w całości.
Z przytoczonego powyżej wyroku płynie jeden bardzo ważny wniosek zarówno dla zamawiających jak i wykonawców — uważne czytanie i stosowanie się do zapisów dokumentacji przetargowej. Opis sposobu komunikowania się w SWZ powinien jasno wskazywać jak ta komunikacja między zamawiającym, a wykonawcami będzie wyglądać. W przypadku braku jednolitego sposobu komunikowania się w postępowaniu zamawiający powinien precyzyjnie wskazać sposób wysyłania poszczególnych pism, a jeśli te zapisy budzą wątpliwości wykonawców, warto wyjaśnić je jeszcze przed złożeniem ofert.
