Utarło się, że dokumentem potwierdzającym należyte wykonanie danego zamówienia są referencje. Uznać należy to jako pewien skrót myślowy, ponieważ należyte wykonanie zamówienia mogą potwierdzać również inne dokumenty, jak np. protokół odbioru, a nawet ogłoszeniu o wykonaniu umowy publikowane przez zamawiających.
Czy jednak wykonawcy zawsze muszą przedkładać dokumenty potwierdzające należyte wykonanie zamówienia, celem wykazania postawionego przez Zamawiającego warunku udziału w postępowaniu?
Krajowa Izba Odwoławcza wielokrotnie wskazywała, iż w przypadku usług wykonanych na rzecz zamawiającego, który prowadzi dane postępowanie o udzielenie zamówienia, w którym należy wykazać się należytym wykonaniem danego zamówienia, nie jest koniecznym przedłożenie referencji.
W wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 13 marca 2020 r., w sprawie o sygn. akt: KIO 439/20:
„Jeśli zamawiający dysponuje dokumentami potwierdzającymi spełnianie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu, wykonawca nie ma obowiązku ich składać. Ustawodawca wprowadził powyższe rozwiązanie w celu ograniczenia ilości dokumentów, których zamawiający musiałby żądać, a wykonawca składać, w sytuacji gdy nie ma takiej potrzeby, gdyż konieczne do oceny spełniania warunku dokumenty są już w posiadaniu zamawiającego. Rozwiązanie to ma zatem na celu odbiurokratyzowanie procedur zamówień publicznych i ułatwienie wykonawcom ubiegania się o zamówienia publiczne.
W niniejszej sprawie nie sposób nie zauważyć, że usługa, którą wybrany wykonawca wskazał w wykazie usług, była wykonywana na rzecz zamawiającego prowadzącego niniejsze postępowanie. Tym samym zamawiający posiadał wiedzę co do tego, jak ta usługa była wykonywana i posiadał dokumenty potwierdzające jej należyte wykonanie w postaci choćby dokonywanych przez siebie przelewów wynagrodzenia na podstawie wystawionych przez wykonawcę faktur. W tej sytuacji nie było potrzebne przedstawianie zamawiającemu referencji bądź innych dokumentów wystawionych przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, gdyż podmiotem tym był właśnie zamawiający. Niecelowe byłoby w tym stanie rzeczy zwracanie się przez wykonawcę do zamawiającego o wystawienie referencji tylko po to, aby następnie temu samemu zamawiającemu przedstawiać te same, wystawione przez niego samego referencje. Temu właśnie służy wprowadzenie art. 26 ust. 6 ustawy Pzp, aby takich wyłącznie formalnych, niepotrzebnych czynności, wykonawcy nie musieli wykonywać.
W przedmiotowej sprawie oznacza to, że skoro wybrany wykonawca wskazał usługę wykonywaną na rzecz zamawiającego prowadzącego postępowanie, to nie był zobowiązany do złożenia dokumentów potwierdzających należyte wykonanie tej usługi, gdyż zamawiający był w posiadaniu takich dokumentów i nie kwestionował prawidłowości wykonania tej usługi”.
Tożsame stanowisko ujęto w wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 26 lutego 2018 r., w sprawie o sygn. akt KIO 236/18.
Powyższe stanowiska wydano na gruncie uchylonej ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, lecz znajdują one nadal zastosowanie w świetle przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych. Odpowiednikiem art. 26 ust. 6 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, który był podstawą wnioskowania KIO jest w chwili obecnej art. 127 ust. 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych.
Czy stanowisko to jest słuszne, mając na uwadze sformalizowanie postępowania o udzielenie zamówienia? W mojej ocenie tak. Bezsprzecznie proces udzielenia zamówienia jest procesem sformalizowanym, a niedopełnienie większości procedur jest obwarowane dotkliwymi sankcjami. Nie zmienia to jednak faktu, że formalizm w postępowaniu o udzielenie zamówienia nie jest celem samym w sobie, a zabiegi, które upraszczają i jednocześnie skracają procedury, nie będąc jednocześnie sprzecznymi z podstawowymi zasadami prawa zamówień publicznych, uznać należy za jak najbardziej wskazane oraz uzasadnione.
Michał Szczęsny, Radca Prawny Dział Prawa Zamówień Publicznych Kancelarii Sadkowski i Wspólnicy.
Radca prawny przy OIRP Katowice. Specjalista z zakresu prawa zamówień publicznych i prawa cywilnego. Z zamówieniami publicznymi związany od początku swojej kariery zawodowej. Doświadczenie zawodowe zdobywał doradzając zarówno zamawiającym jak i wykonawcom. Był odpowiedzialny za kontrolę postępowań o udzielenie zamówień publicznych finansowanych ze środków UE w ramach prowadzonych audytów, a także brał czynny udział w obsłudze prawnej przy realizacji projektów infrastrukturalnych. Posiada również doświadczenie w reprezentacji Klientów przed sądami powszechnymi oraz Krajową Izbą Odwoławczą. Autor publikacji prawnych.