Ustawa Pzp nie reguluje kwestii dotyczącej udzielania pełnomocnictwa do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, należy zatem w tej kwestii sięgnąć do przepisów Kodeksu cywilnego, dalej K.c.. Zgodnie z art. 99 § 1 K.c. „jeżeli do czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie”.
Regulacje dotyczące formy pełnomocnictwa znajdziemy w rozporządzeniu prezesa Rady Ministrów w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych, oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. W § 2 ust. 1 tego rozporządzenia wskazano, że pełnomocnictwo sporządza się w postaci elektronicznej zaś w § 7, że przekazuje się je w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku postępowań lub konkursów o wartości mniejszej niż progi unijne, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Jeśli jednak pełnomocnictwo zostało sporządzone jako dokument w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku postępowań lub konkursów, o wartości mniejszej niż progi unijne, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, poświadczającym zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej.
Wskazać jednak należy, iż pełnomocnictwo, stanowiące skan pełnomocnictwa wydanego pierwotnie w formie pisemnej przez mocodawcę, opatrzone kwalifikowanym podpisem osoby nim umocowanej, nie stanowi ważnej formy pełnomocnictwa, uprawniającej do złożenia oferty elektronicznej. Takie zeskanowane pełnomocnictwo powinno być opatrzone podpisem elektronicznym mocodawcy lub podpisem elektronicznym notariusza.
Potwierdzenie o tym, jaką formę powinno mieć załączone do oferty pełnomocnictwo, znajdziemy również w orzeczeniu Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 22 lutego 2024 r. sygn. akt KIO 334/24.
Stan faktyczny
Zamawiający — Miejski Urząd Usług Komunalnych jednego z miast prowadził postępowanie o udzielenie zamówienia w trybie podstawowym na „Świadczenie usług ratownictwa wodnego na terenie wybranych obiektów Zarządu Usług Komunalnych”.
Po wyborze oferty najkorzystniejszej w tym postępowaniu jeden z wykonawców wniósł odwołanie do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej wobec czynności zamawiającego polegających m.in. na uznaniu przez zamawiającego, że oferta, która została wybrana jako najkorzystniejsza, została złożona w sposób prawidłowy i zgodny z zasadami reprezentacji wykonawcy – co stanowi naruszenie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp.
Oferta wykonawcy, którą zamawiający wybrał jako najkorzystniejszą, została podpisana jednoosobowo przez Prezesa zarządu Pana K.I.W..
Zgodnie z KRS tego wykonawcy zasada reprezentacji została określona: „Dla ważności oświadczeń woli, pism i dokumentów w przedmiocie prawi i obowiązków majątkowych wymagane są podpisy dwóch osób upoważnionych przez zarząd, w tym Prezesa ”, zaś zarząd składa się z następujących osób: K.W. (Prezes), M.M. (Wiceprezes), A.B. (Wiceprezes), R.S. (Sekretarz) oraz T. N. (skarbik).
Oferta została podpisana przez osobę K.I.W. a więc w sposób niezgodny z ujawnioną w aktualnym KRS zasadą reprezentacji.
Stanowisko Izby
Izba uznała, iż zarzut naruszenia art. 128 ust. 1 ustawy Pzp zasługiwał na uwzględnienie. Odwołujący wskazał w odwołaniu, jakie pliki w ramach udostępnienia dokumentacji postępowania zostały mu przekazane, wśród tych plików nie było pełnomocnictwa dla Pana K. I. W., który podpisał ofertę wybraną jako najkorzystniejszą.
Na rozprawie odwołujący poinformował, iż dopiero w dniu rozprawy otrzymał od zamawiającego pełnomocnictwo, które złożono dla wskazanej osoby wraz z ofertą. Odwołujący jednak podtrzymał zarzut, wskazując, że przekazany dokument złożony został w nieprawidłowej formie i z tego powodu wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, powinien zostać wezwany do jego uzupełnienia.
„Izba podziela stanowisko odwołującego. W postępowaniu z ofertą złożono skan pełnomocnictwa z dnia 31 lipca 2023 r., z podpisami własnoręcznymi dwóch członków zarządu (Pani D. K.-W. oraz Pan K. K.), upoważniający do reprezentowania wykonawcy przez Pana K. I. W. Następnie skan ten został podpisany podpisem elektronicznym przez osobę, której udzielono pełnomocnictwa. Innych podpisów elektronicznych na złożonym dokumencie nie ujawniono.”
Izba wskazała, iż „zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych, oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r. poz. 2452) pełnomocnictwo, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2020 r. poz. 346, 568, 695, 1517 i 2320), z zastrzeżeniem formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych.
W przypadku gdy pełnomocnictwo zostało sporządzone jako dokument w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku postępowań lub konkursów, o wartości mniejszej niż progi unijne, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, poświadczającym zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej. Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej, o którym mowa w ust. 2, dokonuje w przypadku: 3) pełnomocnictwa — mocodawca.
Innymi słowy, Wykonawca, składając skan dokumentu pełnomocnictwa, powinien złożyć go poświadczony za zgodność podpisany podpisem elektronicznym przez mocodawcę, a nie przyjmującego umocowanie. Ewentualnie pełnomocnictwo powinno zostać podpisane elektronicznie przez osoby udzielające pełnomocnictwa i złożony w postaci elektronicznej.”
Zapisy dotyczące formy pełnomocnictwa umieszczone w rozporządzeniu prezesa Rady Ministrów w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego jak i w Kodeksie cywilnym są jednoznaczne i nie ma możliwości różnej ich interpretacji. Zatem składając ofertę wraz z pełnomocnictwem, musi ono być sporządzone w postaci elektronicznej i opatrzone stosownym podpisem elektronicznym mocodawcy w zależności od wartości postępowania przetargowego.
