Zamawiający w toku badania i oceny ofert wzywa wykonawców do złożenia, uzupełnienia, poprawienia lub wyjaśnienia treści oferty, dokumentów z nią składanych lub innych dokumentów wymaganych w dokumentacji postępowania. Ustawodawca tylko w zakresie wezwania do złożenia podmiotowych środków dowodowych określa, iż termin na ich uzupełnienie nie może być krótszy niż 5 dni od wezwania – w przypadku postępowania prowadzonego w trybie podstawowym lub 10 dni w przypadku postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego. W przypadku wezwań do uzupełnienia, poprawienia czy wyjaśnienia innych dokumentów taki termin nie został wskazany. Należy jednak zauważyć, iż ustawodawca w art. 8 ust. 4 ustawy Pzp, wskazał regułę, którą powinien kierować się zamawiający, wyznaczając wspomniany wyżej termin. Zgodnie z tym przepisem „termin obejmujący dwa lub więcej dni zawiera co najmniej dwa dni robocze.” Zatem wszystkie terminy wyznaczone przez zamawiającego muszą spełniać wskazaną zasadę. Należy również zauważyć, iż żaden z przepisów ustawy Pzp nie zabrania zamawiającemu przedłużenia pierwotnie wyznaczonego terminu, jeśli zostanie do niego taki wniosek wystosowany. I właśnie w tym temacie wypowiedziała się Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku KIO 56/22.
Stan faktyczny
Jedna z gmin prowadziła postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego na „Odbiór, transport i zagospodarowanie odpadów z obszaru gminy”. W toku badania i oceny ofert zamawiający wezwał wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona do złożenia podmiotowych środków dowodowych w wyznaczonym terminie. Wykonawca złożył m. in. informację z Krajowego Rejestru Karnego jednakże jej treść nie odpowiadała aktualnemu stanu prawnemu – zakres danych, które były przedmiotem informacji o osobie, dotyczył art. 24 ust. 1 pkt 13, 14 oraz ust. 5 pkt 5 i 6 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1843, z późn. zm.), dalej jako „ustawa Pzp z 2004 r.”
W związku z powyższym zamawiający wezwał wykonawcę do uzupełnienia tego środka dowodowego w terminie do dnia 21.12.2021 r. godz.15:00. Wykonawca jeszcze przed upływem tego terminu zwrócił się do zamawiającego z prośbą o jego przedłużenie, na co zamawiający wyraził zgodę i przedłużył ten termin do dnia 27.12.2021 r do godziny 15:00. Wykonawca złożył wymagany dokument, jednak już po terminie wskazanym przez zamawiającego, podpis na dokumencie wskazywał datę 28.12.2021 r. Zamawiający wybrał ofertę tego wykonawcy jako najkorzystniejszą w przedmiotowym postępowaniu.
Po wyborze oferty najkorzystniejszej jeden z wykonawców wniósł odwołanie do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej wobec czynności i zaniechań polegających m. in. na:
1) wydłużeniu jednemu z wykonawców terminu do uzupełnienia dokumentu (podmiotowego środka dowodowego) wymaganego celem potwierdzenia braku podstaw wykluczenia wykonawcy z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, w postaci Informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1129, z późn. zm.), dalej jako „ustawa Pzp”, już po upływie tego terminu, mimo że ww. wykonawca nie przedłożył tego dokumentu w pierwotnie wyznaczonym przez zamawiającego terminie na jego uzupełnienie;
2) zaniechaniu przez zamawiającego czynności odrzucenia oferty wybranej jako najkorzystniejszej z uwagi na to, że wykonawca nie złożył w przewidzianym terminie podmiotowego środka dowodowego w postaci Informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 ustawy Pzp i tym samym nie potwierdził braku podstaw wykluczenia z postępowania;„
Odwołujący zarzucił zamawiającemu naruszenie m. in. przepisów:
1 ) art. 16 pkt 1) i pkt 2) ustawy Pzp w związku z art. 128 ust. 1 ustawy Pzp przez ich błędną wykładnię i niewłaściwe zastosowanie poprzez przyjęcie, że zamawiający uprawniony jest do przedłużenia terminu na składanie uzupełnień po upływie tego terminu, co de facto równoznaczne jest z ponownym wezwaniem tego wykonawcy do kolejnego uzupełnienia tych samych dokumentów w takim samym zakresie, co godzi w zasadę jednokrotności wzywania do uzupełnień tego samego dokumentu i w konsekwencji powtórne wezwanie wykonawcy w trybie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp do uzupełnienia dokumentu potwierdzającego brak podstaw do wykluczenia, dotyczącego Informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 ustawy Pzp, mimo że wykonawca nie przedłożył tego dokumentu w pierwotnie wyznaczonym przez zamawiającego terminie, na jego uzupełnienie wyznaczonym, w wezwaniu zamawiającego z dnia 13 grudnia 2021 r.;
2) art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c) ustawy Pzp przez jego niezastosowanie i w konsekwencji zaniechanie przez zamawiającego czynności odrzucenia oferty wykonawcy na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c) ustawy Pzp z uwagi na to, że wykonawca ten nie złożył w przewidzianym terminie dokumentu, w postaci Informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 ustawy Pzp potwierdzającego brak podstaw wykluczenia;
Stanowisko Izby
Izba po rozpoznaniu sprawy uznała, iż odwołanie podlega częściowemu uwzględnieniu.
Pierwszy z przedstawionych wyżej zarzutów Izba uznała za niezasadny.
„Jak należy przyjąć na podstawie dokumentacji postępowania (dowód przeciwny nie został przedstawiony) wykonawca zwrócił się do zamawiającego z prośbą o przedłużenie terminu na udzielenie odpowiedzi na wezwanie zamawiającego (pismo wykonawcy z dnia 21 grudnia 2021 r.) jeszcze przed upływem pierwotnie wyznaczonego terminu (21 grudnia 2021 r. godz. 15:00). Żaden z przepisów ustawy Pzp nie zabrania zamawiającemu przedłużenia pierwotnie wyznaczonego terminu udzielenia odpowiedzi na wezwanie. W art. 126 ust. 1 ustawy Pzp ustawodawca wskazał jedynie minimalny termin (10 dni). Z zastrzeżeniem przestrzegania tego unormowania, zamawiający posiada swobodę w wyznaczeniu ww. terminu. Okoliczność przekazania wykonawcy informacji o przedłużeniu tego terminu po upływie terminu pierwotnie wyznaczonego w ocenie składu orzekającego Izby nie skutkuje uznaniem niedopuszczalności podjęcia takiej decyzji przez zamawiającego, o ile zwrócenie się przez wykonawcę z prośbą o przedłużenie terminu nastąpiło przed upływem terminu pierwotnie wyznaczonego. Taka sytuacja zaistniała w niniejszej sprawie.”
Drugi ze wskazanych zarzutów Izba uznała za zasadny.
„Jak wynika z dokumentacji postępowania wykonawca nie przedstawił w wyznaczonym terminie wymaganego podmiotowego środka dowodowego w postaci informacji z Krajowego Rejestru Karnego. W odpowiedzi na pierwsze wezwanie zamawiającego (pismo z dnia 3 grudnia 2021 r.) wykonawca złożył informację z Krajowego Rejestru Karnego, jednakże jej treść nie odpowiadała aktualnemu stanu prawnego – zakres danych, które były przedmiotem informacji o osobie, dotyczył art. 24 ust. 1 pkt 13, 14 oraz ust. 5 pkt 5 i 6 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1843, z późn. zm.). W związku z powyższym zamawiający wystosował do wykonawcy wezwanie do uzupełnienia tego środka dowodowego (pismo z dnia 13 grudnia 2021 r.). W odpowiedzi na to wezwanie wykonawca złożył zamawiającemu informację z Krajowego Rejestru Karnego o treści odnoszącej się do aktualnego stanu prawnego, jednakże uzupełnienie tego dokumentu nastąpiło po upływie terminu wyznaczonego przez zamawiającego, a zatem należy jej uznać za nieskuteczne. Wskazuje na to data złożenia podpisu elektronicznego: 28 grudnia 2021 r., podczas gdy termin na udzielenie odpowiedzi na wezwanie zamawiającego został przedłużony do 27 grudnia 2021 r. godz. 15:00. Twierdzenia przeciwne nie zostały w toku postępowania odwoławczego przedstawione. Zgodnie z ugruntowanym orzecznictwem Krajowej Izby Odwoławczej wezwanie do uzupełnienia podmiotowych środkowych dowodowych może mieć miejsce — w określonym zakresie — tylko jednokrotnie. Wobec niezłożenia przez wykonawcę prawidłowej informacji z Krajowego Rejestru Karnego, w terminie wyznaczonym na uzupełnienie tego dokumentu, należało uznać, że wystąpiła sytuacja, o której mowa w art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy Pzp, tj. niezłożenie przez wykonawcę w przewidzianym terminie podmiotowego środka dowodowego potwierdzającego brak podstaw wykluczenia. Należało zatem uznać, że oferta wykonawcy podlega odrzuceniu na ww. podstawie prawnej. Ponadto Izba nie podzieliła poglądu zamawiającego, że informacja z Krajowego Rejestru Karnego złożona w odpowiedzi na pierwsze wezwanie stanowiła wystarczającą podstawę do uznania, że wykonawca wykazał brak podstaw do wykluczenia. (…)”
Analizując powyższy wyrok, należy podkreślić, iż żaden przepis ustawy Pzp nie zabrania zamawiającemu zmiany terminu pierwotnie wyznaczonego w wezwaniu do uzupełnienia lub wyjaśnienia dokumentów. Zatem jeśli zamawiający wezwał do uzupełnienia dokumentów wykonawcę i wykonawca napotkał problem z ich uzyskaniem, powinien zwrócić się z wnioskiem do zamawiającego o wydłużenie tego terminu. Pamiętajmy, że zamawiający może, ale nie musi przychylić się do takiej prośby wykonawcy. Ważne jest, aby taki wniosek dotarł do zamawiającego przed upływem terminu złożenia/wyjaśnienia dokumentów i wskazywał na okoliczności uzasadniające podstawę takiego wydłużenia.
