Przedmiotowe środki dowodowe, to dokumenty, które dotyczą przedmiotu zamówienia i określają jego właściwości, służą one potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowalnych z wymaganiami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia lub w opisie kryterium oceny ofert. Sposób sporządzenia i przekazania m. in. tych dokumentów elektronicznych został określony w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie. W tym rozporządzeniu ustawodawca wskazał jak takie dokumenty mają być przekazywane uzależniając sposób ich przekazania od sposobu sporządzenia danego dokumentu oraz wystawcy danego dokumentu. W tym temacie wypowiedziała się również Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku o sygn. akt. KIO 314/24
Stan faktyczny
Jeden z zamawiających prowadził postępowania w trybie podstawowym bez negocjacji pn. „Zakup licencji Oracle Database 19c wraz z migracją bazy danych”.
Zamawiający określił warunek udziału w tym postępowaniu dotyczący zadania nr 2, w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej, wskazując m.in., że za minimalny poziom zdolności uznane zostanie, wykazanie przez wykonawcę, że skieruje do realizacji zadania co najmniej jednego inżyniera posiadającego certyfikat: Oracle Database Administration 2OL9 Certified Professional. Zamawiający nie określił żadnych podmiotowych środków dowodowych, których będzie wymagał w celu wykazania spełnienia tego warunku. W dokumentacji postepowania wskazał jedynie, że „Wykonawca dołącza do oferty oświadczenie (o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp) o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym w rozdziale II podrozdziałach 7 i 8 SWZ. Oświadczenie to stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu, na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane podmiotowe środki dowodowe wskazane w rozdziale II podrozdziale 9 pkt 9.1.2 SWZ.”
W dokumentacji postępowania zamawiający ustalił, że wraz z ofertą wykonawca ma złożyć przedmiotowe środki dowodowe w postaci aktualnego/ch certyfikatu/ów lnżyniera/ów Oracle Database Administration 2OL9 Certified Professional – dotyczy Zadania nr 2 (kryterium 2). Jednocześnie wskazując, że nie przewiduje uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych.
Jeden z wykonawców wraz z ofertą złożył 3 certyfikaty Inżynierów Oracle Database Administration 2019 Certified Professional. Certyfikaty zostały złożone w formie, w jakiej zostały one uzyskane z Oracle University tj. w formie dokumentów elektronicznych, na których widnieje faksymile podpisu przedstawiciela firmy Oracle, bez opatrywania ich dodatkowo podpisem (tak elektronicznym jak i odręcznym) osób uprawnionych do reprezentacji wykonawcy.
Zamawiający odrzucił ofertę tego wykonawcy z przedmiotowego postępowania w zakresie zadania 2, uzasadniając swoją decyzję w sposób następujący: „W dniu 03.01.2O24 r. o godzinie 9:30 zamawiający dokonał otwarcia. Zamawiający w zakresie zadania nr 2 wymagał spełnienia warunku udziału w postępowaniu w postaci dołączenia do oferty przedmiotowych środków dowodowych jakimi są: aktualne certyfikat/y inżyniera/ów Oracle Database Administration 2OL9 Certified Professional. Wykonawca RSP Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością składając ofertę do postępowania w zakresie zadania nr 2 złożył wymagane certyfikaty nieopatrzone podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Zamawiający sprawdzając ofertę dokonał weryfikacji podpisów elektronicznych za pomocą przewidzianych do tej czynności trzech aplikacji weryfikujących podpisy i żaden z nich nie potwierdził ich prawidłowości. Zamawiający nie przewidział uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych. W związku z powyższym zamawiający podjął decyzję o odrzuceniu ww. oferty wykonawcy.”
Odrzucony wykonawca wniósł odwołanie do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, w którym zarzucił zamawiającemu m. in. naruszenie przepisów:
„1. art. 226 ust. 1 pkt 2b i 2c Pzp w zw. z art. 266 Pzp w zw. z § 6 ust. 1 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie poprzez odrzucenie oferty Odwołującego pomimo, że Odwołujący spełnia warunki udziału w postępowaniu oraz w przewidzianym terminie złożył wszelkie wymagane dokumenty, w tym certyfikaty Inżynierów Oracle Database Administration 2019 Certified Professional w odpowiedniej formie tj. przekazał zamawiającemu ww. certyfikaty wystawione jako dokumenty elektroniczne w formie, w jakiej uzyskał je od wystawcy, ewentualnie,
- art. 226 ust. 1 pkt 2b i 2c Pzp w zw. z § 9 Rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (dalej jako: „Rozporządzenie ws. dokumentów”) w zw. z art. 106 ust. 1 Pzp w zw. z art. 266 Pzp poprzez odrzucenie oferty Odwołującego z uwagi na nieopatrzenie certyfikatów Inżynierów Oracle Database Administration 2019 Certified Professional podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, w sytuacji gdy zamawiający żądał tych certyfikatów wyłącznie jako przedmiotowych środków dowodowych na potrzeby kryterium oceny ofert, a nie jako dokumentów podmiotowych potwierdzających spełnianie warunku udziału w postępowaniu, co potwierdza nie tylko brzmienie Specyfikacji Warunków Zamówienia, ale również § 9 Rozporządzenia w sprawie dokumentów, gdyż ww. certyfikaty nie zostały wymienione w katalogu dokumentów, których zamawiający może żądać w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu dot. zdolności technicznej lub zawodowej, wobec tego konsekwencją złożenia certyfikatów w niewłaściwej formie mogłoby być co najwyżej nieprzyznanie Odwołującemu punktów w kryterium, o którym mowa w rozdz. III ust. 4.1. dla Zadania 2, poz. 2 tabeli – „Wyznaczenie do pracy inżyniera posiadającego certyfikat: Oracle Database Administration 2019 Certified Professional”, a nie odrzucenie oferty,”
Stanowisko Izby
Izba analizując treść odrzucenia oferty odwołującego z przedmiotowego postępowania podkreśliła, iż jedyną przyczyną, którą zamawiający ujął w odrzuceniu było złożenie nieopatrzonych podpisem zaufanym lub podpisem osobistym wymaganych certyfikatów.
Izba nie podzieliła w tym zakresie stanowiska zamawiającego. „Jak bowiem wynika z załączonych do oferty Odwołującego certyfikatów, zostały one wystawione w postaci dokumentu elektronicznego, na których widnieje faksymile podpisu przedstawiciela firmy Oracle. Jak natomiast wynika z § 6 ust. 1 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie „w przypadku gdy podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki dowodowe, inne dokumenty, w tym dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy, lub dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania odpowiednio wykonawcy, wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego, podmiotu udostępniającego zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy lub podwykonawcy niebędącego podmiotem udostępniającym zasoby na takich zasadach, zwane dalej „dokumentami potwierdzającymi umocowanie do reprezentowania”, zostały wystawione przez upoważnione podmioty inne niż wykonawca, wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawca, zwane dalej „upoważnionymi podmiotami”, jako dokument elektroniczny, przekazuje się ten dokument.”. Skoro więc Odwołujący złożył wraz z ofertą wymagane certyfikaty w formie elektronicznej, brak było podstaw prawnych do żądania ich osobistego podpisania przez odwołującego.”
Izba wskazała również, że z treści SWZ nie wynikał obowiązek podpisania certyfikatów podpisem zaufanym bądź osobistym wykonawcy. W zapisach SWZ zamawiający wskazał jedynie na obowiązek złożenia tych dokumentów wraz z ofertą, nie określając żadnych dodatkowych wymogów w tym zakresie, jak uczynił to np. w odniesieniu do innych dokumentów np. pełnomocnictwa.
„Ani z przepisów Pzp ani z zapisów SWZ nie wynikał obowiązek podpisania dokumentów wystawionych w formie elektronicznej, zatem brak było podstaw do odrzucenia oferty odwołującego. Podkreślić należy, że treść warunku powinna być rozumiana i interpretowana zgodnie z jego literalnym brzmieniem. Jakakolwiek zmiana treści warunku, przyjęcie odmiennej interpretacji treści warunku (niż wynika to z jego literalnego brzmienia) po upływie terminu składania ofert jest niedopuszczalne.”
Ponadto należy również zauważyć, iż z zapisów SWZ wynika, iż zamawiający żądał przedmiotowych środków dowodowych w ramach kryterium oceny ofert, nie zaś na potwierdzenie spełnienia warunku. Dlatego też Izba uznała, że nie zaistniała możliwość odrzucenia oferty odwołującego na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. b i c Pzp, a więc odwołanie podlegało uwzględnieniu.
Reasumując, składając wraz z ofertą przedmiotowe środki dowodowe należy przeanalizować zarówno zapisy SWZ w tym temacie jak również zapisy przywołanego wyżej rozporządzenia. Jeśli zapisy SWZ nie wskazują na szczególny sposób sporządzenia i przekazania tych dokumentów zamawiającemu należy sporządzić je oraz przekazać w sposób opisany przez ustawodawcę. Warto również wspomnieć, iż złożenie przedmiotowych środków dowodowych wraz z ofertą w niewłaściwej formie może być podstawą odrzucenia oferty z postępowania przetargowego, jeśli w dokumentach nie została zastrzeżona możliwość uzupełnienia tych dokumentów, jednak na podstawie zupełnie innego artykułu niż ten, który został zastosowany w niniejszej sprawie.
