Czy wystarczy zeskanować dokument papierowy?
Samo zeskanowanie pełnomocnictwa w wersji papierowej i opatrzenie go dopiskiem „za zgodność z oryginałem” przez osobę umocowaną nie wystarczy, jeśli nie zostaną spełnione wymogi co do formy elektronicznej dokumentu określone w przepisach wykonawczych do ustawy Pzp.
Jak poprawnie złożyć pełnomocnictwo w formie elektronicznej?
Pełnomocnictwo wystawione pierwotnie w formie papierowej należy:
– zeskanować,
– a następnie opatrzyć podpisem elektronicznym, który poświadcza jego zgodność z oryginałem.
Wymagana forma podpisu zależy od wartości postępowania:
– dla postępowań powyżej progów unijnych: wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny,
– dla postępowań poniżej progów unijnych: dopuszczalne są: kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany lub podpis osobisty.
Kto może poświadczyć zgodność z oryginałem?
Dokument musi zostać poświadczony przez mocodawcę, czyli osobę uprawnioną do udzielenia pełnomocnictwa (np. członka zarządu).
Pełnomocnik nie ma takiego uprawnienia.
Jeśli mocodawca nie dysponuje podpisem elektronicznym, możliwe jest poświadczenie notarialne. Takie pełnomocnictwo – po przekształceniu w dokument elektroniczny – może być złożone wraz z ofertą.
Konsekwencje nieprawidłowej formy pełnomocnictwa
Złożenie pełnomocnictwa w niewłaściwej formie może prowadzić do odrzucenia oferty, nawet bez wzywania do uzupełnienia dokumentów. To jeden z najczęstszych błędów formalnych po stronie wykonawców.
Podsumowanie
Skan z dopiskiem „za zgodność z oryginałem” i podpisem odręcznym nie spełnia wymagań prawnych.
Pełnomocnictwo musi zostać poświadczone elektronicznie przez osobę uprawnioną, zgodnie z przepisami – w odpowiedniej formie, zależnej od wartości postępowania.
Masz pytania dotyczące dokumentów w przetargach?
Skontaktuj się z nami – pomożemy bezpiecznie przejść przez formalności: