Czy w przetargu elektronicznym trzeba podpisywać każdy dokument oferty osobno? To pytanie regularnie powraca w rozmowach z wykonawcami. Z jednej strony chcemy „zabezpieczyć” ofertę, z drugiej – nie wpaść w pułapkę nadgorliwości lub błędnego formalizmu. Sprawdź, kiedy wystarczy jeden podpis, a kiedy każdy dokument wymaga osobnej autoryzacji – i jak uniknąć błędów, które mogą zaważyć na losach postępowania.
Podpis pod ofertą – co mówi prawo?
Zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, oferta musi być podpisana przez uprawnionego przedstawiciela wykonawcy – w formie elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany lub osobisty, w zależności od wymagań zamawiającego).
Nie oznacza to jednak, że podpis musi pojawić się pod każdą stroną czy dokumentem osobno. Kluczowe jest, by podpis był skuteczny, czyli obejmował całość treści, która ma zostać formalnie złożona.
Jeden plik, jeden podpis? Tak – pod pewnymi warunkami
Wielu wykonawców przygotowuje ofertę jako jeden spójny dokument (najczęściej PDF). W takiej sytuacji możliwe – i wystarczające – jest złożenie jednego podpisu elektronicznego pod całym plikiem.
To rozwiązanie wygodne i bezpieczne, o ile wszystkie wymagane załączniki (np. oświadczenia, dokumenty potwierdzające spełnienie warunków) znajdują się w tym pliku.
Ważne, by nie podpisywać tylko pierwszej strony, ale całość – najlepiej w formie podpisu elektronicznego złożonego na końcu dokumentu lub w pliku podpisanym zewnętrznie.
A co z osobnymi załącznikami? Tu trzeba uważać
Inaczej wygląda sytuacja, gdy oferta składa się z kilku osobnych plików (np. formularz ofertowy, JEDZ, oświadczenia, pełnomocnictwa).
W takim przypadku każdy dokument traktowany jako integralna część oferty musi być podpisany osobno – chyba że wykonawca zdecyduje się połączyć wszystkie dokumenty w jeden plik i podpisać go zbiorczo.
To właśnie na tym etapie najczęściej dochodzi do błędów – jeden z plików bywa niepodpisany, a zamawiający nie może go uznać za ważną część oferty.
Oferta składana przez konsorcjum – kto podpisuje?
Jeśli wykonawcy działają wspólnie, oferta musi zostać podpisana:
- przez wszystkich członków konsorcjum,
- lub przez lidera – ale tylko wtedy, gdy dysponuje ważnym pełnomocnictwem.
Brak podpisu któregoś z członków lub błędne umocowanie lidera może oznaczać odrzucenie oferty – nawet jeśli reszta dokumentacji jest poprawna.
Warto pamiętać, że pełnomocnictwo również powinno być podpisane elektronicznie – i dołączone do oferty.
Najczęstsze błędy przy podpisywaniu oferty
Choć temat podpisu wydaje się techniczny i formalny, to właśnie tu dochodzi do wielu nieporozumień. Oto najczęstsze problemy zgłaszane przez wykonawców – i przez zamawiających:
- podpis tylko formularza ofertowego, bez załączników,
- niepodpisany plik z oświadczeniem lub pełnomocnictwem,
- brak podpisu osoby uprawnionej (np. w imieniu spółki),
- błędne scalenie dokumentów i podpis nieobejmujący całości,
- brak podpisu członka konsorcjum lub wadliwe pełnomocnictwo.
Każdy z tych błędów może być podstawą do odrzucenia oferty – niezależnie od jej ceny, jakości czy merytorycznej zawartości.
Podsumowanie
Nie musisz podpisywać każdej strony oferty osobno. Kluczowe jest, by całość dokumentacji była podpisana w sposób skuteczny i jednoznaczny.
W przypadku jednego pliku PDF – wystarczy jeden podpis. W przypadku osobnych dokumentów – każdy z nich musi być podpisany lub dołączony do podpisanego zestawu.
Przy ofertach składanych wspólnie zadbaj o podpisy wszystkich partnerów lub odpowiednie pełnomocnictwo dla lidera.
Inspiracją do powstania artykułu były pytania naszych klientów, na które odpowiedzi udzieliła Pani Katarzyna Wójciga — ekspert ds. zamówień publicznych, praktyk z wieloletnim doświadczeniem zarówno po stronie zamawiającego, jak i wykonawców.