Jednym z najpopularniejszych przedmiotowych środków dowodowych jest próbka, a więc nic innego jak pewien towar, przedkładany celem potwierdzenia zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia lub opisie kryteriów oceny ofert, lub wymaganiami związanymi z realizacją zamówienia.
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest zasadniczo jawne, a przedmiotowe środki dowodowe, w szczególności próbki mają istotne znaczenie w kontekście wyłonienia danego podmiotu jako wykonawcy umowy w sprawie zamówienia publicznego. Konkurenci często chcą zachować kontrolę nad poprawnością działania zamawiającego i legalności podejmowanych przez niego czynności, stąd zwracają się do zamawiających publicznych o udostępnienie ofert. Elektronizacja postępowań o udzielenie zamówienia publicznego ułatwiła przedmiotową kwestię, bowiem oferty są udostępniane w takiej postaci, jak zostały złożone, a więc zamawiający w wiadomości zwrotnej, w odpowiedzi na wniosek o udostępnienie ofert, przesyłają pliki, które są żądane przez wnioskodawcę. Jednak z przyczyn oczywistych niemożliwym jest elektroniczne udostępnienie próbek, które jako element oferty zostały fizycznie złożone zamawiającemu (np. w jego siedzibie).
Jak wówczas powinien zachować się wykonawca chcący zbadać zgodność przedłożonej próbki z dokumentami zamówienia? Czy może w tym zakresie żądać przesłania próbki na adres siedziby celem jej zbadania?
Kwestia ta jest regulowana przez § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii w sprawie protokołów postępowania oraz dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z dnia 18 grudnia 2020 r.:
- Jeżeli udostępnienie protokołu postępowania lub załączników do protokołu postępowania albo ich części przy użyciu środków komunikacji elektronicznej byłoby utrudnione lub niemożliwe:
- z przyczyn o charakterze technicznym,
- z przyczyn wynikających z przepisów odrębnych,
- w przypadku odstąpienia od wymagania użycia środków komunikacji elektronicznej z powodu zaistnienia jednej z sytuacji określonej w art. 65 ust. 1 ustawy,
- w przypadku zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa
– zamawiający niezwłocznie informuje o tym wnioskodawcę, wskazując, że udostępnienie, zgodnie z wyborem zamawiającego, może nastąpić przez wgląd w miejscu wyznaczonym przez zamawiającego, przesłanie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz.U. z 2020 r. poz. 1041 i 2320) lub za pośrednictwem posłańca.
Jak wynika więc z ww. przepisu to nie do wykonawcy, lecz do zamawiającego publicznego należy wybór formy udostępnienia wszelkich dokumentów, w tym próbek, których to nie ma możliwości udostępnienia w sposób elektroniczny. W konsekwencji, w przypadku potrzeby wykonawcy zapoznania się z próbkami, które nie mogą być udostępniane elektronicznie, wykonawca nie może skutecznie żądać od zamawiającego wysłania takich próbek na adres swojej siedziby, bo to do swobodnej decyzji Zamawiającego należy sposób udostępnienia rzeczonej próbki. De facto oznacza to, iż wykonawcy muszą liczyć się z koniecznością fatygowania się do miejsca, w którym dana próbka się znajduje.
Jeżeli jesteście Państwo zainteresowani szczegółowymi informacjami w odniesieniu do wskazanego powyżej zagadnienia, uprzejmie prosimy o kontakt.
Michał Szczęsny, Radca Prawny Dział Prawa Zamówień Publicznych Kancelarii Sadkowski i Wspólnicy
Radca prawny przy OIRP Katowice. Specjalista z zakresu prawa zamówień publicznych i prawa cywilnego. Z zamówieniami publicznymi związany od początku swojej kariery zawodowej. Doświadczenie zawodowe zdobywał doradzając zarówno zamawiającym jak i wykonawcom. Był odpowiedzialny za kontrolę postępowań o udzielenie zamówień publicznych finansowanych ze środków UE w ramach prowadzonych audytów, a także brał czynny udział w obsłudze prawnej przy realizacji projektów infrastrukturalnych. Posiada również doświadczenie w reprezentacji Klientów przed sądami powszechnymi oraz Krajową Izbą Odwoławczą. Autor publikacji prawnych.