Z reguły każdemu zamawiającemu, który wszczyna postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, zależy na tym, aby czas jego trwania był możliwie jak najkrótszy, a końcowym efektem była podpisana umowa. W ustawie Pzp w postępowaniach prowadzonych w trybie przetargu nieograniczonego i trybie podstawowym czas trwania całego postępowania podzielony został na czas przed otwarciem ofert, który został określony, jako minimalny termin, w którym dokumentacja postępowania jest dostępna na stronie internetowej prowadzonego postępowania oraz czas po otwarciu ofert, który zdeterminowany jest przez termin związania ofertą wskazany przez zamawiającego.
Definicja TZO (terminu związania ofertą)
Termin związania ofertą to czas po złożeniu oferty przez wykonawcę, w którym zobowiązuje się on do utrzymania jej warunków bez możliwości jej modyfikacji. Wykonawca, składając ofertę, obliguje się w terminie związania ofertą zawrzeć umowę na podstawie i warunkach określonych w swojej ofercie, a w przypadku rezygnacji z podpisania umowy jest gotowy do poniesienia z tego tytułu konsekwencji, np. utraty wadium, jeśli w danym postępowaniu było ono obligatoryjne.
Długość terminu związania ofertą
Długość terminu związania ofertą, poprzez wskazanie końcowej jego daty określa zamawiający w dokumentach konkretnego postępowania o udzielenie zamówienia, z zastrzeżeniem, iż nie może on przekroczyć maksymalnych terminów wskazanych w ustawie Pzp. W przypadku postępowań prowadzonych w trybie przetargu nieorganicznego zgodnie z art. 220 ustawy Pzp wykonawca jest związany ofertą nie dłużej niż 90 dni, lub 120 – jeżeli wartość zamówienia dla robót budowlanych jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 20 000 000 euro, a dla dostaw lub usług – 10 000 000 euro. W przypadku postępowań prowadzonych w trybie podstawowym zgodnie z art. 307 ustawy Pzp maksymalny termin związania ofertą wynosi 30 dni.
Pierwszym dniem terminu związania ofertą jest dzień, w którym upływa termin składania ofert a ostatnim dniem jest dzień podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego lub unieważnienia postępowania lub data określona przez zamawiającego w dokumentacji postępowania.
Przedłużenie terminu związania ofertą
W przypadku, gdy zamawiającemu nie uda się dokonać wybory oferty najkorzystniejszej w terminie związania ofertą, przed upływem tego terminu zwraca się on do wykonawców z prośbą o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą o wskazany przez niego okres, jednak nie dłuższy niż 60 dni w przypadku postępowań prowadzonych w trybie przetargu nieograniczonego i 30 dni w przypadku postępowań prowadzonych w trybie podstawowym. Takie przedłużenie terminu związania ofertą wymaga złożenia przez wykonawcę pisemnego oświadczenia o wyrażeniu takiej zgody, a w przypadku, gdy w danym postępowaniu zamawiający wymagał wniesienia wadium również przedłużenia okresu ważności wadium.
W przypadku braku zgody wykonawcy na przedłużenie terminu związania ofertą lub braku odpowiedzi na taki wniosek zamawiającego oferta takiego wykonawcy zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 12) ustawy Pzp podlega odrzuceniu.
Należy również zaznaczyć, iż wniosek o przedłużenie terminu związania ofertą zamawiający może wystosować do wykonawców jednorazowo. W obecnym brzmieniu ustawy Pzp brak jest również możliwości samodzielnego przedłużenia terminu związania ofertą przez wykonawców, co miało jeszcze miejsce w ustawie Pzp sprzed nowelizacji z 2019 r.
Prowadzenie postępowania pomimo upływu terminu związania ofertą
Zgodnie z art. 252 ustawy Pzp zamawiający zobowiązany jest do wyboru oferty najkorzystniejszej w terminie związania ofertą określonym w dokumentach zamówienia. Jeżeli natomiast termin związania ofertą upłynie przed wyborem oferty najkorzystniejszej a zamawiający nie zwrócił się do wykonawców z prośbą o jego przedłużenie, zgodnie z art. 252 ust. 1 ustawy Pzp zamawiający wzywa wykonawcę, którego oferta otrzymała najwyższą ocenę, do wyrażenia pisemnej zgody na wybór jego oferty, jako najkorzystniejszej w terminie przez siebie wyznaczonym. W przypadku nieotrzymania takiej zgody od wykonawcy lub niewyrażenia zgody, zamawiający zwraca się o jej wyrażenie do kolejnego wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, chyba że zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania. Przepis ten dotyczy zarówno postępowań krajowych, jak i unijnych.
Przy okazji analizy powyższego zapisu pojawia się pytanie: Czy zgoda wyrażona przez wykonawcę na wybór oferty też ma termin związania? Jeśli tak, to jaki? A co jeśli zamawiający, po uzyskaniu takiej zgody zacznie zwlekać z wyborem oferty najkorzystniejszej? Kiedy jeszcze raz trzeba by o taką zgodę wezwać? Ustawa nie wskazuje konkretnych odpowiedzi na zadane pytania, wszystko zależy od konkretnej sytuacji w danym postępowaniu.
Kolejny dylemat związany z analizowanym przepisem dotyczy momentu wezwania o taką zgodę. Zgodnie z przepisem zamawiający dokonuje tego wezwania przed wyborem oferty najkorzystniejszej i kieruje ją do wykonawcy, którego oferta otrzymała najwyższą ocenę. Również do takiego wykonawcy i również przed wyborem oferty najkorzystniejszej zamawiający zgodnie z art. 126 ust. 1 lub art. 274 ustawy Pzp wzywa do złożenia podmiotowych środków dowodowych. Czy wskazane wyżej czynności zamawiający powinien wykonać jednocześnie, czy któraś z nich powinna być pierwsza?
Wydaje się, że po upływie terminu związania ofertą, w przypadku, gdy zamawiający nie wzywał jeszcze o podmiotowe środku dowodowe, w pierwszej kolejności zasadne byłoby zwrócenie się do wykonawcy z prośbą o wyrażenie zgody na wybór jego oferty, a w przypadku pozytywnej odpowiedzi — wezwanie o podmiotowe środki dowodowe. Z drugiej jednak strony bez zbadania podmiotowych środków dowodowych nie mamy pewności czy do wyboru oferty tego konkretnego wykonawcy w ogólne by doszło. Badanie podmiotowych środków dowodowych może skończyć się odrzuceniem oferty. Zgoda będzie miała zatem charakter hipotetyczny. Wystosowanie wezwania o podmiotowe środki dowodowe po upływie terminu związania ofertą, ale bez wiedzy czy wykonawca nadal zainteresowany jest zamówieniem może znacznie przedłużyć przebieg postępowania. Wykonawca, któremu termin związania oferta już minął, a który otrzymał wezwanie do uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych, mógłby je zignorować nie informując zamawiającego o braku dalszego zainteresowania tym postępowaniem. Zamawiając musiałby w takim przypadku ponowić wezwanie (zgodnie z art. 128 ustawy Pzp) i ponownie czekać na odpowiedź wykonawcy. Przy braku zainteresowania ze strony wykonawcy postępowaniem o udzielenie zamówienia po upływie terminu związania ofertą, cała procedura wzywania go o podmiotowe środki dowodowe okazuje się bezprzedmiotowa i w konsekwencji skutkuje jedynie przedłużaniem całej procedury przetargowej.
Analizując powyższe, należy stwierdzić, iż nie można wskazać konkretnego terminu, który byłby najlepszy do wezwania wykonawcy do wyrażenia zgody na wybór jego oferty, gdy termin związania ofertą już minął, a nie doszło jeszcze do uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych. W sytuacji, gdy zamawiającemu zależy na „czasie” w konkretnym postępowaniu, korzystniejsze wydaje się w pierwszej kolejność wezwanie wykonawcy do wyrażenia zgody na wybór jego oferty, a dopiero po pozytywnej odpowiedzi wezwanie go o podmiotowe środki dowodowe.
Zgodnie z zapisami ustawy Pzp zamawiający jest uprawniony do kontynuowania postępowania o udzielenie zamówienia po upływie terminu związania ofertą, może on wezwać do uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych czy też zakończyć postępowanie wyborem oferty najkorzystniejszej albo unieważnieniem. Zamawiający musi jedynie pamiętać, że w sytuacji, gdy oferty były zabezpieczone wadium, traci on możliwość do zatrzymania go w przypadku odmowy wykonawcy na wybór jego oferty.
Resumując powyższe, należy stwierdzić, iż Zamawiającemu powinno zależeć na tym, aby postępowanie zostało zakończone w pierwotnie określonym terminie związania ofertą, kiedy to wszystkie złożone oferty są tym terminem związane. Ma to szczególne znaczenie w dobie tego, co obecnie dzieje się na rynku, kiedy ceny niektórych przedmiotów czy usług rosną z dnia na dzień. Oczywiście ustawa Pzp przewiduje możliwość przedłużenia terminu związania ofertą lub nawet prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia już po upływie tego terminu, jednak wtedy nie Zamawiający a Wykonawca podejmuje decyzję czy opłaca mu się zawrzeć umowę z wcześniej zaoferowaną ceną.
Katarzyna Wójciga — specjalista ds. zamówień publicznych, praktyk z wieloletnim doświadczeniem zarówno po stronie zamawiającego, jak i wykonawców.