Unieważnienie postępowania zgodnie z zapisami ustawy Pzp jest jednym ze sposobów zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, jednak nie jest to cel, który zamawiający zamierzał osiągnąć, ogłaszając postępowanie. Każde unieważnienie jest dla zamawiającego sytuacją wyjątkową i może nastąpić tylko w ściśle określonych sytuacjach opisanych w ustawie Pzp.
Unieważnienie postępowania (przetarg nieograniczony i tryb podstawowy)
Zamawiający zgodnie z art. 255 ustawy Pzp unieważnia postępowanie, jeżeli:
- nie złożono żadnej oferty,
- wszystkie złożone oferty podlegają odrzuceniu,
- cena lub koszt najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że zamawiający może zwiększyć tą kwotę do ceny lub kosztu najkorzystniejszej oferty,
- w przypadku, gdy zamawiający wezwał już raz do złożenia ofert dodatkowych i ponownie zostały złożone oferty o takiej samej cenie lub koszcie,
- wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym czego nie można było wcześniej przewidzieć,
- postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego,
- wykonawca nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy lub uchylił się od zawarcia umowy.
Brzmienie powyżej przywołanego przepisu jednoznacznie wskazuje, iż w przypadku zaistnienia którejkolwiek sytuacji tam opisanej zamawiający ma obowiązek unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego. Wśród wskazanych wyżej przestanek dwie z nich (istotna zmiana okoliczności oraz wada postępowania) budzą najwięcej wątpliwości, o czym może świadczyć ilość odwołań do Krajowej Izby Odwoławczej właśnie w związku z unieważnieniem z tych przyczyn.
Istota zmiana okoliczności
Zamawiający unieważnia postępowanie, jeśli wystąpiła istotna zmiana okoliczności, której nie można było wcześniej przewidzieć a jej wystąpienie spowodowało, że prowadzenie postępowania nie leży już w interesie publicznym. Istotna zmiana okoliczności musi faktycznie zaistnieć, a nie być tylko prawdopodobna i jej zaistnienie musi powodować brak potrzeby udzielenia zamówienia w świetle interesu publicznego. Interesem publicznym możemy nazwać wszystkie korzyści, które otrzymujemy w wyniku realizacji przedsięwzięć służących ogółowi. Interes ten nie może być utożsamiany z interesem zamawiającego. Ponadto zmiana ta w chwili wszczęcia postępowania była niemożliwa do przewidzenia przez zamawiającego przy zachowaniu należytej staranności.
Wada postępowania
W przypadku unieważnienia postępowania ze względu na jego wadę należy pamiętać, iż wada musi mieć charakter nieusuwalny, chodzi, więc o takie uchybienia zamawiającego, których nie może on usunąć lub skorygować, chociażby poprzez powtórzenie nieprawidłowej czynności. „Przepis art. 255 pkt 6 p.z.p. powinien być stosowany z uwzględnieniem przepisu art. 457 ust. 1 p.z.p., który zawiera katalog przesłanek unieważnienia umowy, a w informacji o unieważnieniu postępowania Zamawiający powinien wskazać wadę postępowania, wykazać, na czym polega, dlaczego nie jest możliwa do usunięcia i wykazać związek przyczynowy pomiędzy stwierdzoną wadą postępowania a brakiem możliwości zawarcia niepodlegającej unieważnieniu umowy, w tym wskazując spełnienie określonej przesłanki z art. 457 ust. 1 p.z.p”.( KIO 143/22)
Fakultatywne przesłanki unieważnienia
Zgodnie z art. 256 ustawy Pzp zamawiający może unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego odpowiednio przed upływem terminu składania ofert, jeżeli wystąpiły okoliczności powodujące, że dalsze prowadzenie postępowania jest nieuzasadnione. W przywołanym przepisie okoliczności, które wystąpiły mogły być przewidywalne a prowadzenie dalszego postępowania nie jest uzależnione tylko od interesu publicznego dotyczy również interesu zamawiającego. W związku z powyższym zamawiający ma możliwość unieważnienia postępowania, jeśli, np. przed otwarciem ofert okaże się, że przedmiot zamówienia może być wykonany według innych metod, które bardziej odpowiadają zamawiającemu lub przed otwarciem ofert ujawni się potrzeba zmniejszenia, lub zwiększenia zakresu zamówienia, lub pojawią się okoliczności uzasadniające potrzebę podzielenie zamówienia na części, lub zwiększenia liczby części zamówienia. Możliwość takiego unieważnienia uwzględnia również ochronę wykonawców przed ponoszeniem kosztów związanych z uczestnictwem w postępowaniu.
Drugą fakultatywną przesłanką unieważnienia postępowania (art. 257 ustawy Pzp) jest sytuacja, w której środki publiczne, które zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia nie zostały mu przyznane a zamawiający przewidział możliwość unieważnienia postępowania w takiej sytuacji w ogłoszeniu.
O ile przy opisanych wyżej okolicznościach zamawiający może unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia warto również zwrócić uwagę na art. 90 ust 3 oraz art. 137 ust. 7 ustawy Pzp, w których zamawiający jest zobowiązany do unieważnienia postępowania powołując się na przepis mówiący o pierwszej fakultatywnej przesłance wykluczenia (art. 256 ustawy Pzp).
Art. 90 ust 3 ustawy Pzp obliguje zamawiającego do unieważnienia postępowania, jeśli zmiana treści ogłoszenia o zamówieniu istotnie zmienia charakter zamówienia w porównaniu z pierwotnie określonym, w szczególności zmienia zakres zamówienia. Zaś art. 137 ust. 7 ustawy Pzp obliguje zamawiającego do unieważnienia postępowania, gdy zmiana treści SWZ prowadziłaby do istotnej zmiany charakteru zamówienia w porównaniu z pierwotnie określonym, w szczególności do znacznej zmiany zakresu zamówienia. W obu przypadkach dotyczyć to będzie m. in. zwiększenia zakresu zamówienia, zmiany rodzaju zamówienia czy zmiany charakteru zamówienia. Wskazane wyżej przepisy bezpośrednio wskazują, iż zamawiający unieważnia w opisanych przypadkach postępowanie na podstawie art. 256 ustawy Pzp.
Unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia powinno być przez zamawiającego dokładnie uzasadnione. Zamawiający powinien wskazać podstawę prawną unieważnienia oraz opisać faktyczną sytuację, która miała wpływ na taką decyzję zamawiającego. „Wykonawcy nie mogą być stawiani w sytuacji, że mają się domyślać przyczyn, dla których Zamawiający dokonał czynności unieważnienia postępowania. Te, zarówno w aspekcie prawnym, jak i faktycznym, powinny być jasno przedstawione w informacji o unieważnieniu postępowania. Służą one bowiem umożliwieniu zweryfikowania prawidłowości takiej czynności.” (KIO 143/22).
Zawarcie umowy przez zamawiającego w postępowaniu przetargowym jest spełnieniem celu, jaki przyświecał mu od momentu, w którym zaistniała potrzeba zakupu towaru (dostawy), wykonania usługi lub roboty budowlanej. Można zauważyć, że niezależnie od zamawiającego pojawiają się jednak sytuacje nieprzewidziane, które powodują, iż zamawiający musi dane postępowanie unieważnić. W takim przypadku, jeśli „sytuacje nieprzewidziane”, które spowodowały jego unieważnienia nie spowodowały również braku interesu zamawiającego czy interesu publicznego w ogłoszeniu kolejnego postępowania, zamawiający wszczyna to postępowanie ponownie.
Katarzyna Wójciga — specjalista ds. zamówień publicznych, praktyk z wieloletnim doświadczeniem zarówno po stronie zamawiającego, jak i wykonawców.