Okiem wykonawcy – Jak poprawnie przygotować ofertę przetargową?

Poprawnie przygotowana oferta jest podstawą do uzyskania zamówienia publicznego. Informacje o sposobie jej przygotowania, czyli formie, dokumentach, jakie należy złożyć wraz z ofertą oraz jak mają być one podpisane, wykonawcy znajdą w dokumentacji postępowania przetargowego, a dokładanie w Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ).

Druk oferty i co jeszcze?

Oferta to nic innego jak zobowiązanie wykonawcy do zgodnego z żądaniami zamawiającego wykonania zamówienia. Formularz oferty (druk oferty), który nazywamy ofertą stanowi z reguły załącznik do SWZ. Wykonawca, składając ofertę, wypełnia formularz ofertowy zgodnie ze wskazanymi tam wytycznymi. Wymienione są tam najważniejsze warunki wykonania danego zamówienia, takie jak: cena, termin wykonania czy okres związania ofertą. Czasami druk oferty w miejscu, w którym jest mowa o cenie oferty, odsyła do formularza asortymentowo-cenowego, gdzie szczegółowo został wymieniony przedmiot zamówienia w podziale na pozycje oraz wskazane jest miejsce, w którym wykonawca określa cenę dla każdej pozycji asortymentowej. Znajdziemy tam również wymagania odnoszące się do przedmiotu zamówienia oraz miejsce na potwierdzenie ich spełnienia przez wykonawcę.

Oświadczenia

Do oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego wykonawca dołącza oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, spełnieniu warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, w zakresie wskazanym przez zamawiającego. W postępowaniach powyżej progów unijnych oświadczenia, o których mowa powyżej wykonawca zobowiązany jest złożyć na formularzu Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (JEDZ). Oświadczenia, te służą potwierdzeniu braku podstaw do wykluczenia, spełnienia warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji na dzień składania ofert i tymczasowo zastępują podmiotowe środki dowodowe. Oświadczenia te z reguły są załącznikami do SWZ i wykonawca zobowiązany jest do ich wypełnienia i podpisania.

Przedmiotowe środki dowodowe

Kolejną grupą dokumentów składanych razem z ofertą są przedmiotowe środki dowodowe, czyli wszystkie dokumenty dotyczące zaoferowanego przedmiotu zamówienia. W skład nich mogą wchodzić m.in. katalogi, opisy techniczne, próbki, itp. Jeśli zamawiający wymaga tych dokumentów, to wykonawca zobowiązany jest złożyć je wraz z ofertą. Możliwość ich uzupełnienia jest tylko w sytuacji, gdy dokumenty te wymagane są w celu potwierdzenia zgodności z wymaganiami określonymi przez zamawiającego i gdy zostało to przewidziane w dokumentacji postępowania. Jeśli wskazane dokumenty mają służyć potwierdzeniu spełnienia kryteriów oceny ofert, nie ma możliwości, aby były one uzupełnione po otwarciu ofert.

Wadium

Jeśli w danym postępowaniu zamawiający wymaga wniesienia wadium, wówczas wraz z ofertą należy przedstawić dowód jego wniesienia — chodzi o sytuacje, gdy wadium zostaje wniesione w innej formie niż w pieniądzu. W takim przypadku wykonawca wraz z ofertą przekazuje zamawiającemu oryginał gwarancji lub poręczenia, w postaci elektronicznej. W przypadku, gdy wadium ma być wpłacone w pieniądzu, ważne jest, aby znalazło się one na rachunku bankowym zamawiającego do upływu terminu składania ofert.

Czym podpisać ofertę?

Chociaż pełna elektronizacja zamówień publicznych weszła w 2021 roku, to nadal można spotkać odrzucone oferty wykonawców, z powodu ich niepodpisania lub nieprawidłowego podpisania.

Zgodnie z art. 63 ustawy Pzp w postępowaniach o wartości równej lub przekraczającej progi unijne ofertę oraz oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (JEDZ) składa się pod rygorem nieważności w formie elektronicznej.

W przypadku postępowań o wartości mniejszej niż progi unijne ofertę oraz oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

Forma elektroniczna zgodnie z Kodeksem cywilnym jest to postać elektroniczna opatrzona podpisem kwalifikowanym. Zaś postać elektroniczna to pojęcie wskazujące na nośnik oświadczenia, może powstać przy użyciu programu komputerowego, ale również na skutek przekształcenia postaci papierowej przy pomocy skanera.

Krajowa Izba Odwoławcza niejednokrotnie przy postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego powyżej progów unijnych wskazywała, iż: „Dla zachowania formy elektronicznej konieczne jest złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i podpisanie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Chodzi o tzw. bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu, który należy odróżnić od innych rodzajów podpisów elektronicznych” (KIO 67/22). W związku z powyższym należy rozumieć, iż tylko użycie bezpiecznego podpisu elektronicznego zapewnia skutek, jakim jest złożenie woli w formie elektronicznej, równoważnej formie pisemnej. Niezłożenie takiego podpisu jest tożsame z brakiem zachowania formy elektronicznej, co skutkuje odrzuceniem oferty z postępowania przetargowego.

Warto również wspomnieć tu o sytuacji, która jeszcze do dziś budzi wątpliwości u wykonawców, gdy druk oferty został uzupełniony pisemnie, a dopiero potem zeskanowany i opatrzony podpisem elektronicznym. Zgodnie z wyrokiem KIO 1006/19: „Izba w pełni podziela stanowisko, że w odniesieniu do oświadczenia woli wykonawcy, jakim jest oferta, nie ma znaczenia, w jaki technicznie sposób została ona sporządzona elektronicznie – czy od początku powstała w tej postaci, czy też postać elektroniczną nadano jej przez zeskanowania treści uprzednio utrwalonej na papierze. Z kolei w tym drugim przypadku, nawet jeżeli nadano postać elektroniczną podpisanemu uprzednio własnoręcznym podpisem oświadczeniu woli w postaci papierowej, jeżeli przesłana zamawiającemu oferta została opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym, należy uznać, że zostały dopełnione wymagania formalne.”  Podobnie wypowiedział się również Urząd Zamówień Publicznych w swojej opinii:” Ofertę, stanowiącą oświadczenie woli wykonawcy, należy uznać za dokument elektroniczny (ofertę złożoną w postaci elektronicznej) niezależnie od tego, czy jej postać elektroniczna powstała wyłącznie przy użyciu programu komputerowego, czy też na skutek przekształcenia postaci papierowej do postaci elektronicznej, jeżeli dokument elektroniczny zostanie opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym.”

Podsumowując przed sporządzeniem oferty należy dokładnie zapoznać się z zapisami SWZ. To tam znaleźć powinny się informacje o sposobie przygotowania oferty oraz o dokumentach, jakie należy złożyć wraz z ofertą. Kluczowe jest również złożenie oferty w odpowiednim terminie. Warto, aby na platformie, na której ma zostać złożona oferta, założyć konto dużo wcześniej tak, aby mieć czas na zapoznanie się z jej działaniem. Jeśli potrzebujecie Państwo w tym procesie fachowej pomocy, zapraszam do kontaktu -przeprowadzę Państwa przez całą procedurę składania ofert.