Po analizie dokumentacji przetargowej i podjęciu decyzji o uczestnictwie w danym postępowaniu przetargowym następuje etap przygotowania oferty oraz dokumentów, które mają być z nią złożone.
Wyjaśnienie treści SWZ
Jeśli jeszcze na etapie analizy SWZ jakaś jej treści budzi wątpliwości co do jednoznacznej jej interpretacji należy skorzystać z przewidzianych ustawą Pzp możliwości i złożyć wniosek do zamawiającego z prośbą o ich wyjaśnienie. Aby mieć pewność, że zamawiający odniesie się do Twoich wniosków, musi on trafić do zamawiającego w przewidzianym do tego terminie. W postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego ostatnim dniem na wniesienie pytań jest 14-ty dzień przed terminem składania ofert, zaś w postępowaniu prowadzonym w trybie podstawowym będzie to 6-ty dzień przed terminem składania ofert. Warto mieć na względzie fakt, iż pomimo zapisu w ustawie Pzp o możliwości wniesienia wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, orzecznictwo bezsprzecznie wskazuje, iż nie należy traktować tych zapisów tylko jako uprawnienie, ale wręcz jako obowiązek. „Wykonawca jako profesjonalista powinien — w przypadku wątpliwości — każdorazowo występować o wyjaśnienia. Zdaniem Sądu Najwyższego zaniechanie realizacji tej powinności może być podstawą zarzucenia wykonawcy niedochowania należytej staranności wymaganej od przedsiębiorcy przez art. 355 § 2 k.c.” (wyrok z dnia 05.06.2014 nr, IV CSK 626/13). Zatem jeśli w SWZ widzisz zapis, który nie jest jednoznaczny, nie powinieneś liczyć, na to, że po złożeniu ofert zamawiający zawsze będzie interpretował go na twoją korzyść.
Dokumenty składane razem z ofertą
To, co stanowi ofertę i jakie dokumenty powinny być z nią złożone jest opisane w SWZ. Z reguły zamawiający wymaga złożenia oferty na druku, który sam przygotował i który stanowi załącznik do SWZ, cześć oferty stanowi również formularz asortymentowo-cenowy lub kosztorys, gdzie należy wskazać zaoferowane produkty/usługi wraz z ich ceną.
Dodatkowym dokumentem, który należy złożyć razem z ofertą, jest oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. W przypadku postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego oświadczenie to składa się na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (JEDZ). Zarówno JEDZ jak i oświadczenia wymagane w tym zakresie w postępowaniu prowadzonym w trybie podstawowym zazwyczaj stanowią załączniki do SWZ.
Dokumentami, które należy również złożyć razem z ofertą, są przedmiotowe środki dowodowe. Są to dokumenty, które służą potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw/usług z opisem przedmiotu zamówienia lub potwierdzeniu spełnienia wymagań określonych w kryteriach oceny ofert. Do tych dokumentów zaliczamy m.in. karty katalogowe, karty techniczne, certyfikaty lub próbki. Należy szczególnie dokładnie przeanalizować zapisy SWZ w zakresie wymagania tych dokumentów, gdyż niezłożenie ich wraz z ofertą może nawet skutkować odrzuceniem oferty z postępowania przetargowego. W przypadku, gdy dokumenty te mają potwierdzać parametry określone w kryteriach oceny ofert – ich niezłożenie będzie skutkowało brakiem otrzymania punktów w danym kryterium, co zdecydowanie będzie miało realny wpływ na ocenę Twojej oferty.
Jeśli w danym postępowaniu przetargowym zamawiający wymagał wniesienia wadium. Należy pamiętać, iż do dnia składania ofert musi się ono znaleźć na rachunku bankowym zamawiającego a w przypadku wniesienia wadium w formie gwarancji lub poręczania należy razem z ofertą złożyć oryginał takiej gwarancji w postaci elektronicznej.
Kryteria oceny ofert
Zamawiający w SWZ określa kryteria, którymi będzie się kierował, przy ocenie ofert. Poza kryterium cenowym możesz spotkać się kryteriami jakościowymi dotyczącymi parametrów technicznych przedmiotu zamówienia czy też z serwisem posprzedażowym, gwarancją czy warunkami dostaw. W przypadku kryteriów pozacenowych a dotyczących parametrów technicznych podajesz parametry techniczne oferowanego przez Ciebie przedmiotu zamówienia. W przypadku kryteriów związanych z gwarancją, serwisem posprzedażowym czy warunkami dostawy — czasami rzeczywiście sam podając wartość lub decydując się na konkretny parametr, wiesz, ile zostanie Ci przyznane punktów w ramach tego kryterium. Warto pamiętać, że kryteria poza cenowe związane są z przedmiotem zamówienia i zapewne deklaracja dłuższej gwarancji, czy dodatkowego serwisu posprzedażowego – za co otrzymasz więcej punktów – wpłynie w jakiś sposób na cenę, którą zaoferujesz w swojej ofercie.
Jaką cenę zaoferować?
To jedno z pytań, na które każdy wykonawca, składając ofertę, chciałby znać odpowiedź. Niestety nikt przed otwarciem ofert nie jest w stanie przewidzieć, jak cena byłaby odpowiednia, aby wygrać dane zamówienie. Są jednak rzeczy, które można a może i nawet należy przeanalizować, przed złożeniem oferty cenowej.
Warto zweryfikować czy zamawiający, do którego chcemy złożyć nasz ofertę przetargową wcześniej już nie zamawiał takiego przedmiotu zamówienia. Jeśli zamawiał lub nadal zamawia, możemy zweryfikować, jakie oferty zostały złożone we wcześniejszym tożsamym postępowaniu przetargowym, jakie ceny zostały tam zaoferowane oraz przeanalizować umowę, którą zamawiający zawarł w zakresie tego przedmiotu zamówienia.
Można również przeanalizować, w jakich innych instytucjach ten przedmiot zamówienia mógł być zamawiany, sprawdzić, czy były tam postępowania przetargowe na ten przedmiot oraz zweryfikować, jakie ceny zostały zaoferowane.
W związku z tym, iż postępowania przetargowe co do zasady są jawne, każdy zainteresowany może zgłosić się do instytucji publicznej z wnioskiem o wgląd do protokołu dotyczącego konkretnego postępowania oraz złożonych w tym postępowaniu ofert. W ten sposób możesz przeanalizować jakie ceny oraz parametry w kryteriach poza cenowych oferuje Twoja konkurencja.
U zamawiającego, gdzie przygotowujemy się do złożenia oferty, warto zapoznać się również z planem postępowań przetargowych. Plan ten powinien być dostępny na stronie internetowej zamawiającego oraz w Biuletynie Zamówień Publicznych. Znajdziesz tam wszystkie postępowania, które zamawiający planuje wszcząć w danym roku kalendarzowym oraz szacunkowe wartości tych postępowań. Pamiętaj tylko, iż wartości wskazane w planie są jedynie szacunkiem, który miał służyć określeniu, w jakim trybie dane postępowanie zostanie wszczęte.
Czynność przygotowania oferty, skompletowania dokumentów i ich wypełnienia należy przeprowadzić bardzo skrupulatnie. Najwięcej czasu zapewne spędzisz nad wyliczeniem ceny i zdecydowaniem, o parametrach, które wskażesz w zakresie kryterium oceny ofert — w końcu to na ich podstawie, zamawiający będzie dokonywał oceny ofert. W kolejnych rozważaniach o tym, co jeszcze może wpłynąć na osiągnięcie sukcesu w zamówieniach publicznych, przeanalizujemy jakiej korespondencji od zamawiającego po otwarciu ofert możesz się spodziewać oraz w jaki sposób możesz zweryfikować oferty konkurencji złożone w postępowaniu.
