Gdy już złożyłeś ofertę przetargową na stronie internetowej prowadzonego postępowania z reguły tuż po terminie składania ofert, ale jeszcze przed terminem otwarcia zamawiający zamieści informację o kwocie, którą zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Kwota ta, z reguły wynika z planu finansowego zamawiającego i oznacza środki, które mają być przeznaczone na realne pokrycie wydatków z tytułu realizacji tego zamówienia. Jeśli cena, którą zaoferowałeś, jest wyższa niż wskazana przez zamawiającego wartość, nie świadczy to od razu, że danego zamówienia możesz nie uzyskać. Jeśli Twoja oferta okaże się najkorzystniejsza względem kryteriów określonych w SWZ, zamawiający, jeśli oczywiście znajdzie dodatkowe środki, może tę kwotę podnieść właśnie do wartości najkorzystniejszej oferty.
Otwarcie ofert
Po otwarciu ofert zamawiający zobowiązany jest do niezwłocznego opublikowania na stronie internetowej prowadzonego postępowania informacji o wykonawcach, którzy złożyli oferty oraz zaoferowanych przez nich cenach. Na podstawie tej informacji wstępnie dokonasz analizy, jak zaoferowana przez Ciebie cena wygląda na tle innych ofert.
Dostęp do ofert konkurencji
Jeśli w postępowaniu przetargowym ustalone były również kryteria poza cenowe, to żeby sprawdzić, w jaki sposób spełnili je konkurenci, należy zawnioskować do zamawiającego o udostępnienie ofert złożonych w danym postępowaniu. Aby skutecznie otrzymać do nich wgląd, możesz powołać się na art. 74 ust.1 ustawy Pzp, który stanowi, iż protokół postępowania przetargowego jest jawny i udostępniany na wniosek. Oferty stanowią załączniki do protokołu i są udostępniane niezwłocznie po otwarciu jednak nie później niż w terminie 3 dni od daty otwarcia.
Po otrzymaniu ofert przetargowych, jeśli kryteria oceny ofert były weryfikowane na podstawie dokumentów składanych wraz z ofertą, możesz samodzielnie sprawdzić, na którym miejscu uplasowała się Twoja oferta.
Wezwanie do wyjaśnienia
Jeśli zaoferowana przez Ciebie cena jest o ponad 30% mniejsza od średniej cen wszystkich złożonych lub od wartości szacunkowej danego zamówienia powiększonej o wartość Vat możesz spodziewać się wezwania od zamawiającego, abyś wyjaśnił zaoferowaną przez siebie cenę. Wyjaśnienie powinno być rzeczowe, szczegółowe i wskazywać na konkretne wyliczenia. Wskazana w piśmie argumentacja powinna przekonać zamawiającego, że zaoferowana przez Ciebie cena nie jest rażąco niska. Wraz z wyjaśnieniami powinieneś złożyć również dowody potwierdzające wskazane w piśmie argumenty. Udzielenie wyjaśnień w opisany wyżej sposób jest bardzo istotne – wyjaśnienia, które nie uzasadniają zaoferowanej ceny lub brak złożenia takich wyjaśnień będzie skutkował odrzuceniem oferty z postępowania przetargowego.
Jeśli zamawiający analizując Twoją ofertę lub dokumenty z nią złożone poweźmie jakieś wątpliwości, może również wezwać Cię do złożenia wyjaśnień w zakresie przez niego wskazanym. Warto, aby na takie pismo odpowiedzieć precyzyjnie i szczegółowo tak, aby zamawiający miał pewność co do oferowanych przez Ciebie produktów.
Omyłki w ofercie
Zamawiający może na tym etapie procedury przetargowej poprawić w Twojej ofercie oczywiste omyłki pisarskie oraz oczywiste omyłki rachunkowe i na takie pisma zamawiającego nie trzeba odpowiadać. Zamawiający może również poprawić w Twojej ofercie inne omyłki polegające na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty. W takim przypadku zamawiający wyznaczy termin, w którym możesz zakwestionować poprawienie tej omyłki. Brak odpowiedzi na to pismo oznacza wyrażenie zgody na takie poprawienie omyłki.
Wezwanie do uzupełnienia dokumentów
Jeśli Twoja oferta otrzymała najwięcej punktów zamawiający wezwie Cię do uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych. W wezwaniu otrzymasz informacje jakie dokumenty masz uzupełnić oraz termin ich uzupełnienia. Pamiętaj, że wskazane dokumenty mają być aktualne na dzień złożenia, co oznacza, że mają potwierdzać spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw do wykluczenia. Należy je złożyć w wyznaczonym przez zamawiającego terminie. W przypadku jakiegokolwiek błędu w tych dokumentach lub ich niezłożeniu ustawodawca przewidział druga szansę na ich uzupełnienie. W takim przypadku zamawiający wezwie Ciebie do złożenia lub uzupełnienia braków w tych dokumentach w wyznaczonym terminie, ale już pod rygorem odrzucenia oferty z postępowania.
Po etapie badania i oceny ofert zamawiający dokonuje wyboru oferty najkorzystniejszej i informuje o tym wykonawców, którzy złożyli oferty w postępowaniu. Jeśli Twoja oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, już tylko czas na uprawomocnienie się wyników dzieli Cię od podpisania umowy z zamawiającym. Jeśli jednak Twoja oferta nie została wybrana jako najkorzystniejsza – to jest właśnie ten moment, w którym możesz zawnioskować do zamawiającego z prośbą o wgląd do całej dokumentacji z postępowania przetargowego. Możesz przeanalizować całą korespondencję między zamawiającym, a wybranym przez niego wykonawcą, zweryfikować, czy wszystkie złożone przez niego dokumenty spełniają wymagania określone w dokumentacji. Warto zawsze to zweryfikować, ponieważ zdarzają się błędy, których nawet zamawiający może nie wyłapać.
Może również zdarzyć się sytuacja, że zamawiający odrzuci Twoją ofertę z postępowania przetargowego. Warto wtedy dokładnie przeanalizować odrzucenie, powinno ono zawierać podstawę prawną oraz szczegółowo opisaną podstawę faktyczną, czyli opis sytuacji i wskazanie przesłanek, które stanowiły podstawę odrzucenia. Jeśli zamawiający nie dokona dokładnego opisu w tym zakresie masz prawo złożyć odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej na czynności zamawiającego naruszające przepisy Ustawy Pzp.
Reasumując, na tym etapie postępowania przetargowego warto pamiętać, aby na każde pismo zamawiającego odpowiadać precyzyjnie i rzetelnie, tak aby samemu nie spowodować podstaw do odrzucenia oferty z postępowania. Jeśli jednak Twoja oferta nie została wybrana jako najkorzystniejsza, warto przeanalizować ofertę konkurencji oraz całą ich korespondencję z zamawiającym. Czasami zamawiający może coś przeoczyć. Jeśli w ofercie lub korespondencji z zamawiającym wykonawcy, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, zauważymy nieścisłość stanowiącą podstawę do odrzucenia — można poinformować o tym zamawiającego a w przypadku braku jego reakcji — możesz złożyć odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej wobec niezgodnych z ustawa Pzp czynności zamawiającego.
Sukces w uzyskaniu zamówienia publicznego w dużej mierze zależy od zaoferowanej ceny i innych kryteriów określonych przez Zamawiającego. Zatem warto dokładnie przeanalizować rynek w tym właśnie zakresie. Pamiętaj, że im częściej bierzesz udział w postępowaniach przetargowych, tym lepiej poznajesz rynek swojej konkurencji, a to da Ci dużą przewagę na rynku zamówień publicznych.
