Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. To w dokumentach zamówienia, a konkretnie w Specyfikacji Warunków Zamówienia znajdziemy informację jakie to będą środki. W dokumentach zamówienia będzie również informacja o tym w jaki sposób i gdzie należy złożyć ofertę przetargową oraz jak będzie odbywała się wymiana informacji między zamawiającym a wykonawcami.
O tym jak istotne jest przestrzeganie reguł dotyczących komunikacji na linii zamawiający – wykonawca wspominałam przy analizie wyroku Kio z dnia 2 lutego 2024 r., KIO 54/2024. Poniżej zaprezentuję wyrok KIO z dnia 8 maja 2023 r., KIO 1106/23, gdzie Izba wskazuje, iż to obowiązkiem zamawiającego jest zapewnienie, aby narzędzia i urządzenia wykorzystywane w postępowaniu do komunikacji z wykonawcami, nie ograniczały dostępu do postępowania o udzielenie zamówienia oraz aby zapisy w SWZ precyzyjnie wskazywały jakie są reguły kontaktu między zamawiającym a wykonawcą.
Stan faktyczny
Jeden z zamawiających prowadził postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na „świadczenie usług czystości i porządku w siedzibie zamawiającego”. Zamawiający nie zdążył dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej w terminie związania ofertą zatem wezwał wykonawców, którzy złożyli oferty, do wyrażenia zgodny na przedłużenie terminu związania ofertą. Z dokumentacji postępowania przetargowego złożonej przez zamawiającego wynika, iż w dniu 06.04.2023 r. zamawiający wysłał do wykonawców wniosek o przedłużenie terminu związania ofertą, w którym wskazał, iż niniejszą zgodę należy dostarczyć do zamawiającego do dnia 11 kwietnia 2023 r. Do terminu wskazanego w piśmie żaden z wykonawców nie przedłużył terminu związania ofertą. Zamawiający w związku z powyższym odrzucił oferty, które zostały złożone w tym postępowaniu i unieważnił postępowanie przetargowe.
Jeden z wykonawców wniósł odwołanie, w którym zarzucił zamawiającemu naruszenie przepisów:
1) art. 266 ust. 1 pkt 12 w zw. z art. 16 i 17 ustawy Pzp poprzez odrzucenie oferty odwołującego, pomimo że żadnej z osób umocowanych do występowania w imieniu odwołującemu w przedmiotowym postępowaniu nie zostało skutecznie doręczone wezwanie do przedłużenia terminu związania ofertą;
2) art. 255 pkt 2 w zw. z art. 239 i art. 252 ust. 2 w zw. z art. 16 i 17 ustawy Pzp poprzez unieważnienie postępowania i zaniechanie wyboru oferty najkorzystniejszej, pomimo że odrzucenie oferty odwołującego jest bezpodstawne, a ponadto wybór oferty najkorzystniej po terminie związania ofertą jest możliwy, jeżeli na wezwanie zamawiającego wykonawca, którego oferta otrzymała najwyższą ocenę wyrazi pisemną zgodę na wybór jego oferty.
Odwołujący w uzasadnieniu odwołania podniósł, że zamawiający w dniu 13 kwietnia 2023 r. przekazał i opublikował informację o odrzuceniu oferty odwołującego oraz wszystkich pozostałych ofert złożonych w postępowaniu i unieważnieniu postępowania. Według niego czynność odrzucenia jego oferty jest niezgodna z ustawą Pzp i skutkuje bezpodstawnym i wadliwym unieważnieniem postepowania.
Odwołujący wskazał, że w postępowaniu nie zostało mu skutecznie doręczone wezwanie do złożenia oświadczenia o przedłużeniu terminu związania ofertą, ani też przed upływem 11 kwietnia 2023 r. nie został poinformowany, że zostało do niego skierowanie wezwanie. Co więcej odwołujący wskazał również, iż wszystkie wezwania i pisma dotyczące sprawy z wyjątkiem spornego wezwania Platforma kierowała na adres wskazany w Formularzu ofertowym. W dniach 6-12.04.2023 r. odwołujący codziennie sprawdzał stronę wskazaną do komunikacji, lecz dopiero w dniu 12.04.2023 r. podczas rozmowy telefonicznej z zamawiającym zobaczył, że na Platformie znajduje się skierowane do niego wezwanie z żądaniem przedłużenia terminu. Po wygenerowaniu właściwości dokumentu odwołujący dowiedział się, że wezwanie zostało wprowadzone przez zamawiającego do systemu w dniu 6 kwietnia 2023 r. i w tym też dniu wysłane przez Platformę. W związku z tym faktem odwołujący w dniu 12 kwietnia 2023 r. skierował do Platformy zgłoszenie o problemie z odbiorem wezwania. W odpowiedzi Platforma wyjaśniła, że wezwanie zostało wysłane na adres supervisora. Platforma poinformowała także, że użytkownik o loginie a.Ś. nie jest supervisorem.
Stanowisko Izby
Izba Przeanalizowała dokumentację postępowania i ustaliła, iż „W ramach Rozdziału SWZ: Formy i sposoby komunikacji pomiędzy zamawiającym a wykonawcami, zamawiający określił, że:
- W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl (…)
- Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań, zawiadomień i zadawanie pytań.
- Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie postępowania w zakładce „Komunikacja”.
- W szczególnie uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację wykonawcy i zamawiającego za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia, zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres zamawiającego wskazany w SWZ (nie dotyczy składania ofert) w dni robocze od godz. 7.30 do godz. 14.30.”
Biorąc powyższe ustalenia pod uwagę, Izba uznała, że odwołanie zasługiwało na uwzględnienie w całości.
„Podkreślić na początku należy, iż zamawiający, zgodnie z art. 134 ust. 1 pkt 10 ustawy Pzp zamieszcza w SWZ informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami, oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej. Dodatkowo, art. 64 ustawy Pzp obliguje zamawiającego do takiego udostępnienia środków komunikacji elektronicznej, aby narzędzia i urządzenia wykorzystywane do komunikacji z wykonawcami przy użyciu środków komunikacji elektronicznej oraz ich właściwości techniczne były niedyskryminujące, ogólnie dostępne oraz nie mogły ograniczać wykonawcom dostępu do przetargu.”
Zamawiający w SWZ wskazał przy użyciu jakich środków komunikacji elektronicznej będzie kontaktował się z wykonawcami. W ocenie Izby odwołujący przedstawił wiarygodny materiał dowodowy, z którego wynika, że stosował się on do zasad komunikacji określonych w SWZ. Złożone przez odwołującego wyciągi z serwerów pocztowych oraz logowań do platformy wskazują, że pracownik wyznaczony przez wykonawcę do kontaktów z zamawiającym w przedmiotowym postępowaniu na bieżąco monitorował, czy na platformie pojawiły się nowe wiadomości kierowane do wykonawcy. Odwołujący nie pozostał również bierny wobec faktu braku oczekiwanej korespondencji związanej z konicznością przedłużenia terminu związania ofertą. Tym samym skontaktował się z zamawiającym telefonicznie, co w konsekwencji skutkowało przekazaniem oświadczenia o przedłużeniu terminu związania ofertą przez odwołującego w dniu 12 kwietnia 2023 r.
„W przedmiotowym postępowaniu zamawiający odniósł się ogólnie w postanowieniach SWZ, że wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie postępowania w zakładce „Komunikacja”. Tymczasem odwołujący wykazał, że w jego przypadku taka sytuacja nie miała miejsca. Zamawiający nie zawarł w rozdziale SWZ dotyczącym komunikacji z wykonawcami innych, szczegółowych reguł kontaktów. Zgodnie z wyrokiem Krajowej Izby odwoławczej z dnia 3 sierpnia 2020 r., sygn. akt KIO 1451/20 ” (…) rolą zamawiającego jest uszczegółowienie w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, które postanowienia instrukcji platformy zakupowej nie znajdują zastosowania w danym postępowaniu. Podkreślić należy, iż zamawiający nie może przerzucać na wykonawców obowiązku zapoznania się i przestrzegania postanowień instrukcji platformy zakupowej i wyciągać negatywne konsekwencje wobec wykonawcy, który zastosował się do wymogów zamawiającego (który odsyła do instrukcji platformy zakupowej), o ile zamawiający nie zamieścił w SIWZ stosownych wyłączeń co do stosowania określonych zapisów instrukcji”.
Znamienne jest również, że osoba wyznaczona do kontaktów w ofercie wykonawcy, logując się do konta bez przekierowań linkiem, nie widzi zakładki Komunikacja i nie ma dostępu do powiadomienia o otrzymaniu wezwania w postępowaniu. W ocenie Izby nie są to okoliczności obciążające Odwołującego.
„Istota problemu nie została zidentyfikowana, jednakże za wybór narzędzia do prowadzenia postępowania odpowiada zamawiający. Obowiązkiem zamawiającego jest przede wszystkim zapewnienie, aby narzędzia i urządzenia wykorzystywane w postępowaniu do komunikacji z wykonawcami, nie ograniczały dostępu do postępowania o udzielenie zamówienia. Narzędzia udostępnione przez zamawiającego mają umożliwić wykonawcom dokonywanie wszelkich czynności niezbędnych do udziału w postępowaniu (tak wyrok Krajowej izby Odwoławczej z dnia 4 marca 2019 r., sygn. akt KIO 268/19). Odwołujący w ocenie Izby wykazał przedstawionym materiałem dowodowym, że nie można mu przypisać zachowania bądź bierności o charakterze zawinionym. Jak wynika z regulaminu platformy e-zamówienia nie zawiera on szczegółowych i rozbudowanych zasad przesyłania i otrzymywania korespondencji. Wobec powyższego to zamawiający winien był reguły te umieścić w SWZ. Brak takich regulacji nie obciąża odwołującego, który zastosował się zarówno do zapisów SWZ i regulaminu platformy”.
Znamienna jest także okoliczność, że wezwanie o przedłużenie terminu związania ofertą skierowano do czterech wykonawców, a żaden z podmiotów nie zareagował na otrzymane wezwanie. Izbie mało prawdopodobnym wydaje się, by podmioty dotychczas czynnie uczestniczące w postępowaniu, wnoszące odwołania, kierujące do zamawiającego szereg pytań odnośnie do treści SWZ, nagle straciły zainteresowanie tym postępowaniem i możliwością uzyskania zamówienia. Brak reakcji dotyczy również wykonawcy, który złożył w postępowaniu najkorzystniejszą ofertę. Dlatego też nie można wykluczyć, że brak skutecznego doręczenia wezwania o przedłużenie terminu związania ofertą w przedmiotowym postępowaniu mógł być spowodowany okolicznościami, których przyczyn należy poszukiwać po stronie zamawiającego.
Podsumowując, Izba uwzględniła odwołanie oraz nakazała zamawiającemu unieważnienie czynności unieważnienia postępowania oraz czynności odrzucenia oferty odwołującego, a także powtórzenie czynności badania i oceny ofert, z uwzględnieniem oferty odwołującego.
Powyższy wyrok potwierdza bezsprzecznie, iż obowiązkiem zamawiającego jest zapewnienie, aby narzędzia i urządzenia wykorzystywane w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego do komunikacji z wykonawcami nie ograniczały dostępu do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zamawiający powinien również w SWZ zawrzeć szczegółowy opis dotyczący komunikacji między zamawiającym a wykonawcą oraz zawrzeć informacje o tym które postanowienia instrukcji platformy zakupowej nie znajdują zastosowania w danym postępowaniu. Ponownie można zauważyć, iż precyzja i szczegółowość opisów w dokumentacji postępowania jest bardzo istotna i bezpośrednio może wpływać na rezultat postępowania przetargowego.
